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Dépannage — Problèmes fréquents ​

Ce guide recense les problèmes les plus fréquemment rencontrés par les administrateurs et les solutions pour les résoudre rapidement.

Connexion & Accès ​

Je n'arrive pas à me connecter ​

Causes possibles et solutions :

  1. Mauvais mot de passe → Cliquez sur Mot de passe oublié sur la page de connexion. Un email de réinitialisation vous sera envoyé.
  2. Mauvais espace sélectionné → Vérifiez que vous avez sélectionné le bon établissement après connexion (cliquez sur le nom de l'école en haut de page).
  3. Compte non encore créé → Demandez à votre administrateur de vous créer un compte dans Autorisation → Utilisateurs.

Un utilisateur ne voit aucune donnée après connexion ​

L'utilisateur est connecté mais son espace est vide. Cause probable : il n'est rattaché à aucun établissement, ou son rôle n'a pas les permissions suffisantes.

  1. Vérifiez dans Autorisation → Utilisateurs que l'utilisateur existe et a un rôle attribué.
  2. Vérifiez que son rôle dispose des permissions nécessaires dans Autorisation → Rôles.

Un enseignant ne voit pas ses classes ​

L'enseignant est bien connecté mais ses classes n'apparaissent pas.

→ Vérifiez que l'enseignant est bien affecté aux matières de la classe : Activités → Classes scolaires → [Classe] → Matières — son nom doit apparaître en face de chaque matière qu'il enseigne.

Inscriptions & Élèves ​

Les frais ne sont pas générés à l'inscription ​

Un élève vient d'être inscrit mais aucun frais n'apparaît dans Finances.

→ Cause : les montants des frais n'étaient pas configurés au moment de l'inscription.

  1. Allez dans Configurations → Inscription et études et configurez les montants.
  2. Éditez l'inscription de l'élève pour la re-générer, ou ajoutez les frais manuellement dans Finances → Frais de scolarité.

Un élève n'apparaît pas dans la grille de notes ​

L'élève est inscrit mais absent de la liste de notes de l'enseignant.

→ Cause : l'élève n'a pas été réparti dans sa classe.

  1. Allez dans Activités → Classes scolaires → [Classe] → Élèves → Répartition.
  2. Cochez l'élève manquant et validez.

Un élève apparaît en double ​

Un élève a deux fiches distinctes dans le système.

Utilisez l'écran Acteurs → Élèves → Doublons d'élèves : Novacole détecte automatiquement les paires de fiches partageant nom + prénom + date de naissance, ou le même NIU (voir Fusionner des doublons d'élèves). Choisissez la fiche survivante puis Comparer & fusionner : les notes, absences, paiements et tuteurs de la fiche fusionnée sont automatiquement basculés sur la fiche conservée, qui reste ensuite consultable seule.

Si le doublon n'est pas détecté automatiquement (par exemple orthographe différente), utilisez le bouton Recherche manuelle du même écran pour le retrouver et le fusionner.

Évaluations & Notes ​

Un enseignant ne peut pas saisir ses notes ​

L'enseignant voit l'évaluation mais ne peut pas entrer de notes.

→ Cause la plus fréquente : l'évaluation n'est pas encore démarrée.

  1. Allez dans Activités → Évaluations.
  2. Sélectionnez l'évaluation concernée.
  3. Dans le menu d'options, cliquez sur Démarrer.

Les notes saisies ne s'affichent pas dans le bulletin ​

Les notes existent mais le bulletin est vide ou incomplet.

Vérifications à effectuer :

  1. L'évaluation est-elle clôturée ? (Les bulletins ne se génèrent qu'après clôture.)
  2. Le lot de bulletins a-t-il été généré pour cette période ? (Activités → Classes scolaires → [Classe] → Lots de bulletins)
  3. La matière a-t-elle bien un coefficient défini dans la classe ?

Un bulletin affiche une moyenne incorrecte ​

La moyenne calculée ne correspond pas aux notes saisies.

  1. Vérifiez les coefficients des matières dans Activités → Classes scolaires → [Classe] → Matières.
  2. Vérifiez que toutes les notes sont bien enregistrées (aucune matière ne doit être vide).
  3. Si des points bonus ou points jury ont été appliqués, ils modifient la moyenne finale — vérifiez-les dans l'évaluation.

Finances ​

Un paiement Mobile Money est bloqué en "En attente" ​

La transaction a été initiée par le parent mais n'est pas confirmée.

  1. Allez dans Finances → Paiement en attente : la demande y reste jusqu'à son traitement.
  2. Contactez votre opérateur Mobile Money pour confirmer la réception effective des fonds.
  3. Une fois confirmé, cliquez sur Accepter (ou Rejeter si les fonds n'ont pas été reçus).

WARNING

Ne confirmez jamais manuellement un paiement sans avoir vérifié auprès de l'opérateur que les fonds ont bien été reçus.

Les relances SMS ne partent pas ​

L'envoi de relances échoue ou les parents n'ont rien reçu.

  1. Vérifiez le solde de votre portefeuille dans Profil → Personnel → Portefeuille (mobile) ou Autorisation → Profil → onglet Facturation (web). S'il est épuisé, rechargez-le.
  2. Vérifiez que les numéros de téléphone des parents sont correctement renseignés dans leurs fiches.

Un rapport financier affiche des données incohérentes ​

Les totaux du rapport ne correspondent pas à ce qui a été enregistré.

  1. Vérifiez que vous avez sélectionné la bonne période et la bonne année scolaire dans les filtres du rapport.
  2. Assurez-vous que toutes les dépenses ont bien été catégorisées avec une ligne de dépense (les dépenses non catégorisées peuvent ne pas apparaître dans certains rapports).

Application Mobile ​

L'application ne m'envoie plus de notifications push ​

  1. Vérifiez dans les paramètres de votre téléphone que les notifications sont autorisées pour l'application Novacole.
  2. Dans l'application : Profil → Application → Préférences — vérifiez que les canaux de notification sont bien activés.
  3. Déconnectez-vous puis reconnectez-vous pour forcer la réinscription aux notifications.

Je ne reçois rien sur WhatsApp ​

  1. Vérifiez que votre numéro de téléphone est bien vérifié (préalable indispensable au canal WhatsApp).
  2. Dans Profil → Application → Préférences, assurez-vous d'avoir activé le consentement WhatsApp (interrupteur dédié) en plus d'avoir coché le canal WhatsApp.
  3. Le canal doit aussi être activé par votre établissement — si le problème persiste après ces vérifications, contactez l'administration de votre école.

L'application affiche des données anciennes ​

Les informations affichées ne correspondent plus à la réalité (notes manquantes, élèves absents de la liste…).

  1. Tirez vers le bas sur n'importe quelle liste pour forcer une actualisation.
  2. Si un élément est en attente de synchronisation, la bannière affichée sur l'accueil propose un bouton Réessayer.
  3. En dernier recours, déconnectez-vous et reconnectez-vous.

Je ne retrouve pas un module dans l'application mobile ​

L'application mobile n'affiche que les modules correspondant à votre profil actif. Si vous êtes rattaché à plusieurs établissements avec des rôles différents, vérifiez quel espace est actif : Profil → Gestion scolaire → Changer d'espace.

Routines ​

Une routine s'arrête en cours d'exécution ​

Une routine a commencé mais une étape affiche une erreur (icône ❌).

  1. Lisez le message d'erreur affiché sous l'étape en échec.
  2. Corrigez le problème signalé (ex : notes manquantes → revenez à l'étape 1 du workflow).
  3. Relancez la routine depuis le début — les étapes déjà réussies ne seront pas répétées si les données existent.

La routine "Edition des lots de bulletin" ne génère pas tous les bulletins ​

Certaines classes sont absentes du résultat.

→ Cause probable : ces classes n'ont pas été sélectionnées lors du lancement, ou leur évaluation n'était pas clôturable (notes manquantes).

  1. Lancez la routine Contrôle avant bulletins sur les classes manquantes : elle indique précisément ce qui bloque.
  2. Corrigez les constats bloquants, puis relancez l'édition sur ces seules classes.

La routine "Échéanciers de scolarité" signale des classes sans tarif ​

La routine liste des classes qu'elle ne peut pas traiter.

→ Cause : le niveau de ces classes n'a aucun tarif de scolarité défini. Sans tarif, aucun échéancier ne peut être calculé.

  1. Définissez le tarif du niveau dans Frais scolaires.
  2. Relancez la routine — les inscriptions déjà traitées sont ignorées.

La routine "Fin d'année scolaire" refuse de clôturer ​

Le bouton de clôture reste inaccessible.

→ Cause : le contrôle a relevé au moins un constat bloquant (période non clôturée, évaluations ouvertes, classe sans lot de bulletins).

  1. Traitez chaque constat bloquant listé dans le rapport.
  2. Relancez le contrôle : le bouton se débloque lorsque le verdict passe à « Prêt ».

Les frais impayés ne bloquent pas

Les impayés sont un simple avertissement : la clôture reste possible, mais le recouvrement devra être traité hors du cycle normal.

La routine "Rentrée scolaire" demande d'attendre ​

Lancée via l'Assistant IA, elle répond que le clonage est encore en cours.

→ C'est normal : le clonage des inscriptions de l'année précédente se poursuit en arrière-plan. Créer les échéanciers maintenant les rendrait incomplets.

Attendez quelques minutes, puis redemandez à l'assistant de poursuivre.

Autre problème ? ​

Si votre problème n'est pas listé ici :

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