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Référence des permissions ​


Cette page s'adresse à l'administrateur qui crée des rôles personnalisés. Elle liste chaque entité proposée dans Autorisation → Rôles → Permissions, et indique pour chaque tâche courante les cases à cocher. Les permissions sont écrites comme à l'écran : Entité · Action.


Qui est concerné ? ​

ProfilComment ses droits sont fixés
AdministrateurIl a toutes les permissions, sans rôle à configurer
Employé / StaffIl a uniquement les permissions de ses rôles. Cette page le concerne
EnseignantSon profil fixe ses droits sur ses classes, ses notes et ses présences. Les rôles ne les changent pas
Tuteur (Parent)Son profil limite ses droits à ses enfants. Les rôles ne les changent pas

Une permission ne suffit pas toujours

Une action reste indisponible si le module est désactivé, si le pack de l'école ne l'inclut pas ou si l'année scolaire est clôturée. Les données restent aussi limitées à l'école et à l'année en cours.

Les mêmes permissions s'appliquent sur le web et sur l'application mobile, quand l'écran existe sur les deux. Les écrans cités ci-dessous sont ceux du menu web.


Les actions de base ​

La plupart des entités proposent ces sept actions :

ActionCe qu'elle permet
ListerOuvrir la liste, et voir l'entrée de menu correspondante
DétailsOuvrir une fiche
CréerAjouter un élément
ModifierCorriger un élément
SupprimerMettre un élément à la corbeille
RestaurerSortir un élément de la corbeille
Supprimer définitivementEffacer un élément de la corbeille, sans retour possible

Bonne pratique

Accordez d'abord Lister et Détails : sans eux, l'employé ne trouve pas l'écran, même s'il a le droit de modifier. Réservez Supprimer et Supprimer définitivement aux personnes de confiance.

Quand une entité ne propose pas ces sept actions, la colonne Actions du tableau liste celles qui existent.


Élèves et inscriptions ​

EntitéÀ quoi elle sertActions
ÉlèveDossier de l'élève : identité, photo, parents. Il le suit d'une année à l'autreActions de base
InscriptionInscription d'un élève à une année et à une classe. Elle génère ses fraisActions de base
ParentFiche d'un parent ou responsable légalActions de base
Message élèveMessages entre l'école et les parents au sujet d'un élèveLister, Détails, Créer
Instantané de risque élèveListe des élèves à risque de décrochage, dans Activités → Élèves à risque et le tableau de bordLister

Inscrire un nouvel élève ​

ÉtapePermission requiseÉcran
Ouvrir les inscriptionsInscription · ListerActivités → Inscriptions
Ouvrir le formulaireInscription · CréerBouton Nouveau
Créer la fiche de l'élèveÉlève · CréerOnglet du nouvel élève
Enregistrer l'inscriptionInscription · CréerSuite du formulaire
Générer les fraisAucune : automatique—

Répartir un élève dans une classe ​

ÉtapePermission requiseÉcran
Voir les inscriptions de la classeInscription · ListerActivités → Classes scolaires, fiche de la classe
Ajouter ou retirer l'élèveInscription · ModifierMême écran

Corriger une fiche élève ​

ÉtapePermission requiseÉcran
Trouver l'élèveÉlève · ListerActeurs → Élèves
Ouvrir sa ficheÉlève · DétailsListe des élèves
Corriger la fiche ou la photoÉlève · ModifierFiche de l'élève

Importer une liste d'élèves ​

ÉtapePermission requiseÉcran
Importer et confirmerÉlève · CréerActeurs → Élèves, écran d'import

Fusionner deux doublons ​

ÉtapePermission requiseÉcran
Voir les doublons et les fusionnerÉlève · Modifier et Élève · SupprimerActeurs → Élèves, écran des doublons

Hors des rôles

  • Photo de l'élève : l'enseignant peut la changer pour les élèves de ses classes, et le parent pour ses enfants.
  • Transfert vers une autre école : la demande et la décision restent réservées à l'administrateur de chaque école.
  • Lien parent-élève : l'administrateur de l'école valide les demandes.

Enseignants et utilisateurs ​

EntitéÀ quoi elle sertActions
EnseignantFiche d'un enseignant de l'écoleActions de base
UtilisateurCompte d'accès à NovacoleActions de base
RôleRôle personnalisé et ses permissionsActions de base
Établissement scolaireFiche de l'établissement et ses réglagesLister, Détails, Créer, Modifier
Directeur académiqueDirecteur désigné pour signer les documents d'une annéeActions de base

Donner un accès à un employé ​

ÉtapePermission requiseÉcran
Voir les utilisateursUtilisateur · ListerAutorisation → Utilisateurs
Ajouter le compteUtilisateur · CréerBouton Nouveau
Préparer le rôleRôle · CréerAutorisation → Rôles
Cocher ses permissionsRôle · ModifierMenu d'options du rôle, Permissions
Attribuer le rôleUtilisateur · ModifierFiche de l'utilisateur

Retirer un enseignant de l'école ​

Son compte reste actif : seul le lien avec votre école disparaît.

ÉtapePermission requiseÉcran
Retirer l'enseignantEnseignant · SupprimerActeurs → Enseignants

Hors des rôles

Seul le créateur de l'école peut la supprimer ou la restaurer. Les invitations d'utilisateurs et les demandes d'adhésion se traitent dans Autorisation, sans permission à cocher.


Année scolaire et pédagogie ​

EntitéÀ quoi elle sertActions
Année académiqueAnnée scolaire de l'écoleActions de base + Démarrer + Clôturer + Ouvrir
Période scolaireTrimestre ou semestreActions de base + Clôturer + Ouvrir + Démarrer
Classe scolaireClasse de l'écoleActions de base
MatièreMatière enseignée dans une classeActions de base
Emploi du tempsCréneau de l'emploi du temps d'une classeActions de base
Créneau d'emploi du tempsPlage horaire type de l'écoleActions de base
Programme scolaireProgramme scolaire et progression des chapitresActions de base
ÉvaluationÉvaluation d'une périodeActions de base + Clôturer + Ouvrir + Démarrer
NoteNote d'un élève à une évaluationActions de base
Moyenne des périodesMoyenne et rang d'un élève sur une périodeLister, Détails, Modifier, Supprimer, Restaurer, Supprimer définitivement
AbsenceAbsence d'un élèveActions de base
RetardRetard d'un élèveActions de base
PermissionDemande de permission d'absence d'un élèveLister, Créer, Modifier, Supprimer, Restaurer, Supprimer définitivement, Approuver, Rejeter
Examen blancExamen blancActions de base + Clôturer + Ouvrir + Démarrer
Note d'examenNote à un examen blancActions de base
Lot de correction d'examenLot de copies à corriger pour un examenLister

Actions dédiées ​

ActionCe qu'elle permet
DémarrerAnnée : lancer l'année, ce qui prépare toute l'école à partir de l'année précédente. Période, évaluation, examen : les démarrer
ClôturerClôturer l'année, la période, l'évaluation ou l'examen
OuvrirRouvrir ce qui a été clôturé
ApprouverPermission d'absence : accepter une demande
RejeterPermission d'absence : refuser une demande

Conduire une évaluation ​

ÉtapePermission requiseÉcran
Créer l'évaluationÉvaluation · CréerActivités → Évaluations
La démarrerÉvaluation · DémarrerListe des évaluations
Planifier son calendrierÉvaluation · ModifierCalendrier de l'évaluation
Saisir les notesNote · CréerFiche de l'évaluation
ClôturerÉvaluation · ClôturerListe des évaluations
Rouvrir si besoinÉvaluation · OuvrirListe des évaluations

Ouvrir et fermer l'année ​

ÉtapePermission requiseÉcran
Créer l'annéeAnnée académique · CréerConfigurations → Activité scolaire
La lancerAnnée académique · DémarrerListe des années
Créer une périodePériode scolaire · CréerConfigurations → Activité scolaire
Démarrer puis clôturer la périodePériode scolaire · Démarrer et Période scolaire · ClôturerListe des périodes
Clôturer l'annéeAnnée académique · ClôturerListe des années

Traiter une permission d'absence ​

ÉtapePermission requiseÉcran
Voir les demandesPermission · ListerInformations → Permissions
AccepterPermission · ApprouverMême écran
RefuserPermission · RejeterMême écran

Hors des rôles

  • Saisie directe des moyennes et des rangs : réservée à l'administrateur.
  • Lots de correction d'examen : un employé peut seulement les lister. L'administrateur les crée, les valide et les réattribue. L'enseignant corrige les siens.

Bulletins ​

EntitéÀ quoi elle sertActions
Bulletin scolaireBulletin d'un élève pour une périodeActions de base
Lot de bulletinGénération groupée des bulletins d'une classeActions de base + Télécharger + Actualiser

Actions dédiées ​

ActionCe qu'elle permet
TéléchargerTélécharger le PDF d'un lot
ActualiserActualiser un lot, relancer un lot bloqué, appliquer ou retirer les points de jury

Produire les bulletins d'une classe ​

ÉtapePermission requiseÉcran
Voir les lotsLot de bulletin · ListerActivités → Classes scolaires, fiche de la classe
Créer un lotLot de bulletin · CréerMême onglet
Actualiser le lot ou appliquer les points de juryLot de bulletin · ActualiserMenu d'options du lot
Signer le lotLot de bulletin · ModifierApplication mobile
Télécharger le lotLot de bulletin · TéléchargerMenu d'options du lot
Imprimer un seul bulletinBulletin scolaire · DétailsFiche de l'élève

Hors des rôles

  • Signature : le directeur désigné et les enseignants de la classe signent sans cette permission.
  • Routines d'édition et de diffusion : tout compte employé y accède avec le pack complet, sans permission à cocher. Voir Routines.
  • Parents : ils consultent les bulletins de leurs enfants, sous réserve du verrou sur les impayés.

Finances ​

EntitéÀ quoi elle sertActions
Frais de scolaritéTarif de scolarité d'un niveauActions de base
OpérationMontant dû ou à payer : frais d'un élève, autre recette ou dépenseActions de base + Remise + Déclarer une créance perdue + Définir un échéancier + Rembourser
PaiementEncaissement ou décaissement rattaché à une opérationLister, Détails, Créer, Modifier, Annuler, Saisir antidaté, Clôturer la caisse
Demande de paiementPaiement déclaré par un parent, à contrôlerActions de base + Accepter + Rejeter + Réexaminer
Méthode de paiementMode de règlement accepté par l'écoleActions de base
Type de dépensesType de dépense de l'écoleActions de base
Note de fraisDemande de remboursement d'un employéLister, Détails, Créer, Modifier, Supprimer, Valider, Approuver, Payer, Rejeter
BudgetBudget de l'annéeActions de base
Ligne budgétaireLigne d'un budgetActions de base
CatalogueArticle vendu par l'écoleActions de base

Actions dédiées ​

ActionCe qu'elle permet
RemiseOpération : accorder ou retirer une remise
Déclarer une créance perdueOpération : déclarer une créance perdue ou annuler la déclaration
Définir un échéancierOpération : définir ou retirer l'échéancier propre d'un élève
RembourserOpération : rembourser ou transférer un trop-perçu
AnnulerPaiement : annuler un paiement, avec un motif obligatoire. Un paiement ne se supprime jamais
Saisir antidatéPaiement : saisir un paiement daté de plus de N jours (réglage de l'école, 7 par défaut)
Clôturer la caissePaiement : clôturer la caisse d'une journée
AccepterDemande de paiement : accepter, ce qui enregistre le paiement
RejeterDemande de paiement, note de frais : rejeter
RéexaminerDemande de paiement : réexaminer une demande rejetée
ValiderNote de frais : valider la demande
ApprouverNote de frais : l'approuver
PayerNote de frais : la payer

Encaisser à la caisse ​

ÉtapePermission requiseÉcran
Retrouver l'opération de l'élèveOpération · ListerFinances → Frais de scolarité
Enregistrer le paiementPaiement · CréerAjouter un paiement
Si la date est anciennePaiement · Saisir antidatéMême formulaire
Imprimer le reçuPaiement · DétailsMenu d'options. L'auteur du paiement peut imprimer le sien sans cette permission

Traiter un paiement Mobile Money ​

ÉtapePermission requiseÉcran
Le parent déclare son paiementAucune : compte parentApplication mobile
Voir les demandesDemande de paiement · ListerFinances → Paiement en attente
AccepterDemande de paiement · AccepterMême écran
RejeterDemande de paiement · RejeterMême écran
Revenir sur un rejetDemande de paiement · RéexaminerMême écran

Accorder une remise ​

ÉtapePermission requiseÉcran
Ouvrir l'opérationOpération · ListerFinances → Frais de scolarité
Accorder la remiseOpération · RemiseMenu d'options de l'opération
Approuver au-delà du seuilAdministrateur seulementRéglage de l'école

Annuler un paiement et rembourser ​

ÉtapePermission requiseÉcran
Annuler le paiementPaiement · AnnulerFinances → Paiement reçu
Rembourser ou transférer le trop-perçuOpération · RembourserMenu d'options de l'opération

Déclarer une créance perdue ​

ÉtapePermission requiseÉcran
Ouvrir l'opérationOpération · DétailsFinances → Frais de scolarité
Déclarer ou annuler la déclarationOpération · Déclarer une créance perdueMenu d'options de l'opération

Clôturer la caisse ​

Cette étape existe si l'école a activé la clôture de caisse dans ses réglages.

ÉtapePermission requiseÉcran
Clôturer la journéePaiement · Clôturer la caisseFinances → Paiement reçu
Rouvrir la journéeAdministrateur seulementMême écran

Traiter une note de frais ​

Si l'école exige deux personnes, le demandeur ne peut ni valider, ni approuver, ni payer sa propre note.

ÉtapePermission requiseÉcran
Voir les notesNote de frais · ListerFinances → Notes de frais
Créer une noteNote de frais · CréerMême écran
ValiderNote de frais · ValiderMême écran
ApprouverNote de frais · ApprouverMême écran
PayerNote de frais · PayerMême écran
RejeterNote de frais · RejeterMême écran

RH et paie ​

EntitéÀ quoi elle sertActions
EmployéFiche d'un employéActions de base
PostePoste de travailActions de base
Grille salarialeGrille salarialeActions de base
ContratContrat d'un employéActions de base + Activer + Suspendre + Résilier + Renouveler
PointagePointage d'un employéActions de base + Valider
Congé employéCongé d'un employéActions de base + Approuver
Jour fériéJour fériéActions de base
Variable de paiePrime, retenue ou autre élément variableActions de base
Période de paieMois de paieActions de base + Valider + Marquer payé
Bulletin de paieBulletin de paie d'un salariéActions de base + Télécharger + Valider + Réinitialiser
Note d'honorairesNote d'honoraires d'un prestataireActions de base + Télécharger + Émettre + Marquer payé
Paiement de salairePaiement d'un salaireActions de base + Payer

Actions dédiées ​

ActionCe qu'elle permet
ActiverContrat : activer
SuspendreContrat : suspendre
RésilierContrat : résilier
RenouvelerContrat : renouveler
ValiderPointage : valider ou rejeter en lot. Bulletin de paie, période de paie : valider. Valider une période permet aussi de la rouvrir
ApprouverCongé : approuver ou refuser une demande, jamais la sienne
RéinitialiserBulletin de paie : le remettre à recalculer
TéléchargerBulletin de paie, note d'honoraires : télécharger le PDF
ÉmettreNote d'honoraires : l'émettre
Marquer payéPériode de paie, note d'honoraires : marquer comme payée
PayerPaiement de salaire : régler ou annuler un paiement, jamais le sien

Préparer la paie du mois ​

Le détail se trouve dans La paie mensuelle.

ÉtapePermission requiseÉcran
Contrôler les pointagesPointage · ValiderRH & Paie → Pointage
Traiter les congésCongé employé · ApprouverRH & Paie → Congés & absences
Saisir les variablesVariable de paie · CréerRH & Paie → Paie → Variables de paie
Créer la périodePériode de paie · CréerRH & Paie → Paie → Périodes de paie
Calculer les bulletinsPériode de paie · ModifierRésumé de la période
Contrôler un bulletinBulletin de paie · ValiderRésumé de la période
Valider la périodePériode de paie · ValiderRésumé de la période
Payer les salairesPaiement de salaire · PayerRH & Paie → Paiements des salaires
Marquer la période comme payéePériode de paie · Marquer payéRésumé de la période

Gérer un contrat ​

ÉtapePermission requiseÉcran
Créer le contratContrat · CréerRH & Paie → Contrats
L'activerContrat · ActiverMenu d'options du contrat
Le suspendreContrat · SuspendreMême menu
Le renouvelerContrat · RenouvelerMême menu
Le résilierContrat · RésilierMême menu

Fiscalité ​

EntitéÀ quoi elle sertActions
Déclaration fiscaleDéclaration fiscale de l'écoleActions de base
Obligation fiscaleÉchéancier fiscalLister, Détails

Traiter une déclaration ​

Une seule permission couvre tout le cycle de la déclaration. Le profil fiscal reste réservé à l'administrateur.

ÉtapePermission requiseÉcran
Voir les déclarationsDéclaration fiscale · ListerRH & Paie → Déclarations fiscales
Générer, valider, déclarer déposée ou payéeDéclaration fiscale · ModifierMême écran
Télécharger le PDF ou l'ExcelDéclaration fiscale · DétailsDétail de la déclaration

Comptabilité ​

EntitéÀ quoi elle sertActions
Compte comptableCompte du plan comptableActions de base
Journal comptableJournal comptableActions de base
Écriture comptableÉcriture comptableActions de base + Valider + Extourner
Modèle d'écriture comptableModèle d'écriture automatiqueActions de base
Exercice comptableExercice comptableActions de base + Clôturer + Rouvrir + Verrouiller une période + Rouvrir une période
Mappage des rapports comptablesCorrespondance entre comptes et lignes des états financiersActions de base

Actions dédiées ​

ActionCe qu'elle permet
ValiderÉcriture : la valider
ExtournerÉcriture : l'extourner
ClôturerExercice : le clôturer et affecter son résultat
RouvrirExercice : le rouvrir
Verrouiller une périodeExercice : verrouiller un mois
Rouvrir une périodeExercice : rouvrir un mois verrouillé

Enregistrer une écriture ​

ÉtapePermission requiseÉcran
Saisir l'écritureÉcriture comptable · CréerComptabilité → Écritures
Joindre une pièceÉcriture comptable · ModifierDétail de l'écriture
ValiderÉcriture comptable · ValiderDétail de l'écriture
Extourner une écriture validéeÉcriture comptable · ExtournerDétail de l'écriture

Clôturer un exercice ​

ÉtapePermission requiseÉcran
Verrouiller les moisExercice comptable · Verrouiller une périodeComptabilité, clôture
Clôturer et affecter le résultatExercice comptable · ClôturerMême écran
Rouvrir si besoinExercice comptable · RouvrirMême écran

Cantine ​

EntitéÀ quoi elle sertActions
Formule CantineFormule de cantine et son tarifActions de base
Abonnement CantineAbonnement d'un élèveActions de base
Menu CantineMenu de la cantineActions de base
Profil AlimentaireAllergies et régime d'un élèveActions de base
Pointage CantineRepas pris par un élèveActions de base
Carnets de tickets cantineCarnet de ticketsActions de base
Ticket CantineTicket d'un carnet, en lecture seuleLister, Détails

Faire fonctionner la cantine ​

ÉtapePermission requiseÉcran
Abonner des élèves et facturer le moisAbonnement Cantine · CréerCantine → Abonnements cantine, routines
Générer, émettre et imprimer un carnetCarnets de tickets cantine · ModifierCantine → Carnets de tickets
Annuler un carnetCarnets de tickets cantine · SupprimerMême écran
Contrôler un ticket et pointer les repasPointage Cantine · CréerCantine → Contrôle des tickets

Transport ​

EntitéÀ quoi elle sertActions
VéhiculeVéhicule de la flotteActions de base
ChauffeurChauffeurActions de base
Ligne de transportLigne de transportActions de base
ArrêtArrêt d'une ligneActions de base
Tarif TransportTarifActions de base
Abonnement TransportAbonnement d'un élèveActions de base
Pointage TransportMontée ou descente d'un élèveActions de base
Entretien VéhiculeEntretien d'un véhiculeActions de base
Pleins de carburantPlein de carburantActions de base
Carnets de tickets transportCarnet de ticketsActions de base
Ticket TransportTicket d'un carnet, en lecture seuleLister, Détails
Course TransportCourse d'un véhicule, suivie sur la flotte en directLister, Créer, Modifier

Suivre les courses et les tickets ​

ÉtapePermission requiseÉcran
Voir la flotte en directCourse Transport · ListerTransport → Flotte en direct
Créer une courseCourse Transport · CréerApplication mobile
Démarrer ou terminer une courseCourse Transport · ModifierApplication mobile. Le chauffeur le fait pour ses propres courses
Générer, émettre et imprimer un carnetCarnets de tickets transport · ModifierTransport → Carnets de tickets
Contrôler un ticket et pointer les élèvesPointage Transport · CréerTransport → Contrôle des tickets

Communication et agents IA ​

EntitéÀ quoi elle sertActions
ÉvénementÉvénement du calendrier de l'écoleActions de base
Relance des parentsRelance adressée aux parentsLister, Détails, Créer, Modifier, Supprimer, Publier
Liste de fournituresListe de fournitures d'un niveauActions de base
Agent IAAgent IA de l'école et son journalLister, Détails, Gérer, Approuver

Actions dédiées ​

ActionCe qu'elle permet
PublierRelance des parents : publier une relance
GérerAgent IA : configurer, mettre en pause, reprendre ou arrêter un agent
ApprouverAgent IA : approuver ou rejeter une action proposée par un agent

Superviser un agent IA ​

ÉtapePermission requiseÉcran
Voir le catalogue et les actions à validerAgent IA · ListerAgents IA
Consulter une exécutionAgent IA · DétailsAgents IA → Journal
Configurer ou arrêter un agentAgent IA · GérerCatalogue
Valider une actionAgent IA · ApprouverAgents IA → À valider

Les annonces de l'école restent réservées à l'administrateur.


Ce qu'aucun rôle ne peut accorder ​

Ces tâches dépendent du profil, pas d'une case à cocher :

TâcheQui peut la faire
Décider d'un transfert d'élève, valider un lien parent-élèveAdministrateur de l'école
Approuver une remise au-delà du seuil, rouvrir une caisse clôturéeAdministrateur de l'école
Saisir directement les moyennes et les rangsAdministrateur de l'école
Créer, valider ou réattribuer un lot de correction d'examenAdministrateur de l'école
Gérer les annonces, le profil fiscal et l'abonnement NovacoleAdministrateur de l'école
Supprimer ou restaurer l'écoleCréateur de l'école
Supprimer un paiementPersonne : un paiement s'annule