Assistant IA
L'Assistant IA de Novacole est un assistant conversationnel intégré à la plateforme. Posez-lui vos questions en langage naturel — il consulte les données de votre établissement en temps réel et répond instantanément.
Accéder à l'assistant
- Web : bouton robot flottant en bas à droite, accessible sur toutes les pages. Cliquez pour ouvrir le panneau de discussion.
- Mobile : rubrique Assistant IA dans le menu principal.
Sécurité et périmètre de données
L'assistant applique strictement les permissions de votre rôle. Il ne peut jamais afficher de données hors de votre périmètre autorisé.
| Rôle | Ce que l'assistant peut consulter |
|---|---|
| 👨👩👧 Parent | Uniquement ses enfants inscrits dans l'établissement |
| 🧑🏫 Enseignant | Uniquement ses classes et les élèves qui en font partie |
| 🧑💻 Collaborateur | L'ensemble de l'établissement, hors actions financières et clôtures |
| 👨💼 Administrateur | L'ensemble de l'établissement sélectionné |
Cumul de rôles
Si vous êtes à la fois enseignant et parent, l'assistant cumule les deux périmètres : vos classes et vos enfants.
Certaines actions sont réservées à l'Administrateur
Les écritures financières (enregistrer un paiement, réconcilier les soldes), la validation de la paie et l'ouverture d'une année scolaire ne sont proposées qu'au profil Administrateur. Un Collaborateur ne les verra pas, même en les demandant explicitement.
Traçabilité
Toutes les questions et réponses sont journalisées. Vous pouvez consulter et supprimer vos conversations à tout moment via l'icône Historique.
Règle générale : aperçu avant action
Toute action qui crée ou modifie une donnée (paiement, relance, configuration, import) suit un protocole en deux temps :
- L'assistant présente un aperçu récapitulatif sans rien enregistrer.
- L'action n'est exécutée qu'après votre confirmation explicite.
Capacités par rôle
👨👩👧 Parent
Profil et scolarité de l'enfant
Obtenez les informations générales d'un enfant : nom, classe, matricule, date de naissance, statut d'inscription.
« Quels sont les informations de Kossi ? »« Montre-moi le profil de ma fille Ama. »
Notes et bulletin
Consultez les notes par matière (avec coefficient et rang) et le bulletin complet d'une période.
« Quelles sont les notes de Kossi au 1er trimestre ? »« Montre-moi le bulletin de Ama pour le 2e trimestre. »« Quelle est sa moyenne en mathématiques ? »
L'assistant peut aussi expliquer le bulletin : points forts, points faibles, commentaires des enseignants, position dans la classe.
« Explique-moi le bulletin de Kossi — qu'est-ce qu'il faut améliorer ? »
Évolution entre deux périodes
Comparez les résultats d'un enfant entre deux trimestres ou semestres pour mesurer sa progression.
« Est-ce que Kossi a progressé entre le 1er et le 2e trimestre ? »« Compare ses notes en français de T1 à T2. »
Assiduité
Obtenez la synthèse complète des absences et retards : nombre total, justifiés / non justifiés, motifs, durées.
« Combien de fois Kossi a-t-il été absent ce trimestre ? »« Est-ce qu'il a des retards non justifiés ? »« Quels sont les motifs de ses absences ? »
Situation des paiements
Vérifiez l'état des frais de scolarité d'un enfant : montant dû, montant payé, reste à payer.
« Est-ce que les frais de scolarité de Kossi sont à jour ? »« Combien reste-t-il à payer pour Ama ? »
Emploi du temps et calendrier
Consultez l'emploi du temps d'un enfant et le calendrier officiel de l'école.
« Quel est l'emploi du temps de Kossi cette semaine ? »« Quand commence le 2e trimestre ? »« Y a-t-il des jours fériés ce mois-ci ? »
Certificat de scolarité
Obtenez les informations nécessaires pour un certificat de scolarité.
« Je veux un certificat de scolarité pour Kossi. »
Recharge de portefeuille
Initiez une recharge de votre compte personnel ou du compte de l'école via mobile money (Flooz, T-Money).
« Je veux recharger mon compte de 10 000 FCFA par Flooz au 90000000. »
L'assistant présente d'abord le récapitulatif (montant, frais, total) avant de demander confirmation.
🧑🏫 Enseignant
L'enseignant dispose de toutes les capacités du parent (pour les élèves de ses classes), plus les fonctions suivantes.
Recherche d'un élève
Retrouvez un élève par nom, prénom ou matricule dans vos classes.
« Trouve l'élève Akosua dans mes classes. »« Cherche le matricule 2024-0187. »
Liste de ses classes et matières
Consultez vos classes, les matières que vous enseignez et les enseignants assignés.
« Quelles classes est-ce que j'enseigne cette année ? »« Qui enseigne les SVT en 4e A ? »
Emploi du temps personnel
Consultez votre propre planning de cours.
« Quel est mon emploi du temps cette semaine ? »« Est-ce que j'ai cours mercredi matin ? »
Classement d'une classe
Établissez le classement des élèves par moyenne générale pondérée.
« Quel est le classement de la 3e A au 2e trimestre ? »« Qui est premier en 5e B ? »
Synthèse de performance d'une classe
Obtenez les statistiques complètes d'une classe : moyenne de classe, médiane, taux de réussite, distribution des notes, meilleur/moins bon élève.
« Quelle est la moyenne générale de la 6e A ce trimestre ? »« Donne-moi une synthèse des résultats de la 4e B. »
Analyse par matière
Analysez les performances dans une matière spécifique : moyenne, médiane, écart-type, taux de réussite.
« Comment se portent les mathématiques en 3e A ? »« Quelle matière a la plus faible moyenne en 5e B ? »
Résultats d'une composition ou d'un examen
Consultez les résultats complets d'une évaluation : classement, notes, statistiques.
« Quels sont les résultats de la compo de maths de janvier en 4e A ? »
Rapport d'assiduité d'une classe
Obtenez le rapport global d'absences et de retards d'une classe, par élève.
« Rapport d'assiduité de la 6e B ce trimestre. »« Quels élèves ont le plus d'absences en 3e A ? »
Élèves en difficulté
Identifiez les élèves nécessitant un suivi, en croisant trois signaux : faible moyenne, absences excessives, retards fréquents. Les seuils sont personnalisables.
| Signal | Seuil par défaut | Exemple de personnalisation |
|---|---|---|
| Moyenne faible | < 10/20 | « seuil à 8 » |
| Absences excessives | ≥ 5 absences | « plus de 3 absences » |
| Retards fréquents | ≥ 3 retards | « plus de 5 retards » |
« Quels élèves sont en difficulté en 4e A ? »« Élèves à risque en 5e B avec un seuil d'absences à 3. »« Quels élèves ont une moyenne en dessous de 8 en 3e A ? »
Scan d'une fiche de notes (photo)
Photographiez ou scannez une fiche de notes manuscrite ou imprimée, joignez-la à votre message : l'assistant la lit et extrait les résultats élève par élève avec un indicateur de confiance.
[joint une photo de fiche de notes] « Lis les résultats de cette fiche. »« Vérifie les notes sur cette image. »
Formats acceptés
JPG, PNG, WEBP. Privilégiez une photo nette, bien éclairée, avec le texte lisible.
👨💼 Administrateur
L'administrateur dispose de toutes les capacités enseignant et parent à l'échelle de l'école, plus les fonctions suivantes.
Comparer plusieurs classes
Comparez jusqu'à 10 classes côte à côte : moyenne, médiane, taux de réussite, absentéisme.
« Compare les résultats de la 5e A et de la 5e B ce trimestre. »« Quelle est la meilleure classe à l'école en termes de moyenne ? »
Tableau de bord des tâches en attente
Obtenez en un coup d'œil les actions à traiter : nouveaux inscrits, impayés, contrats expirant, périodes de paie non validées.
« Qu'est-ce qui est en attente aujourd'hui ? »« Qu'est-ce que j'ai à faire cette semaine ? »
Alertes d'anomalies
Détectez automatiquement les signaux prioritaires à l'échelle de l'école : élèves avec un nombre d'absences injustifiées élevé (seuil par défaut : 10) et familles avec des impayés importants (seuil par défaut : 50 000 FCFA).
« Y a-t-il des anomalies à signaler cette semaine ? »« Qui a plus de 15 absences injustifiées ? »« Quelles familles ont des impayés de plus de 100 000 FCFA ? »
⚡ Routines et traitements par lot (Administrateur)
L'assistant peut lancer certaines Routines automatisées directement en conversation, sans passer par le menu mobile.
Contrôle avant bulletins
Vérifiez qu'une période est prête à être clôturée : notes manquantes, matières sans coefficient ou sans enseignant, classes vides, évaluations encore ouvertes. Lecture seule — ne clôture rien, ne génère rien.
« Est-ce que le 2e trimestre est prêt pour les bulletins ? »« Qu'est-ce qui bloque la clôture du 1er trimestre ? »« Qu'est-ce qu'il reste à faire avant la fin de la période en 3e A ? »
L'assistant distingue les constats bloquants (qui fausseraient les moyennes) des simples avertissements.
Relance des enseignants en retard de saisie
Prolongement direct du contrôle : notifiez les enseignants dont la saisie est incomplète. L'assistant liste d'abord qui serait relancé et combien de notes manquent, puis envoie après confirmation.
« Relance les enseignants qui n'ont pas terminé leurs notes du 1er trimestre. »« Qui n'a pas fini sa saisie en 4e B ? »
Chaque enseignant reçoit une seule notification récapitulant toutes ses matières.
Seules les évaluations ouvertes sont concernées
Sur une évaluation déjà clôturée, l'enseignant ne peut plus rien saisir : le relancer n'aurait aucun sens. L'assistant les écarte automatiquement.
Contrôle avant rentrée
Vérifiez qu'une année scolaire peut être ouverte : année précédente non clôturée, niveaux sans tarif de scolarité, classes sans matière, matières sans coefficient. Lecture seule.
« Est-ce que tout est prêt pour la rentrée 2026-2027 ? »« Qu'est-ce qui manque avant d'ouvrir la nouvelle année ? »
Contrôle avant la paie
Vérifiez qu'une période de paie peut être calculée : employés sans contrat actif, contrats restés en brouillon, contrats expirés, salaires de base à zéro, période déjà validée, budget salaires insuffisant. Lecture seule.
« La paie de juin est-elle prête à être calculée ? »« Pourquoi la paie de ce mois ne passe pas ? »
Le piège du contrat en brouillon
Un contrat créé sans être explicitement activé reste en brouillon, et produit un bulletin à 0 F sans que rien ne le signale. C'est le premier constat que remonte ce contrôle.
Scan des doublons d'élèves
Détectez les fiches d'élèves enregistrées deux fois (même identité et date de naissance, ou même NIU). Lecture seule — la fusion se fait ensuite fiche par fiche depuis l'écran dédié.
« Y a-t-il des élèves enregistrés en double ? »« Fais un nettoyage des doublons avant la rentrée. »
Diffusion des bulletins aux parents
Prévenez les parents que le bulletin de leurs enfants est disponible, avec la moyenne obtenue. L'assistant indique d'abord combien de parents seraient prévenus et combien d'élèves n'ont aucun compte parent rattaché.
« Préviens les parents que les bulletins du 1er trimestre sont prêts. »« Diffuse les bulletins de la 6e A et de la 6e B. »
Une seule notification par parent, couvrant tous ses enfants.
Recouvrement des impayés
Relancez les familles ayant un reste à payer, avec un palier d'escalade : rappel, relance ou mise en demeure. L'assistant affiche d'abord la liste nominative et le total à recouvrer.
« Relance les familles qui doivent plus de 50 000 F. »« Envoie une mise en demeure aux impayés de la 3e A. »
Différent de la relance des parents
La relance des parents (plus haut) cible sur le montant déjà payé et laisse rédiger un message libre. Le recouvrement cible sur le reste à payer et applique un ton normalisé selon le palier.
Réconciliation financière
Après un import de paiements ou une saisie de masse, les tableaux de bord peuvent afficher des montants périmés. Cette routine recalcule immédiatement le statut « soldé » des opérations et les montants réalisé / réservé du budget, sans attendre le recalcul automatique de la nuit.
« Les chiffres du tableau de bord semblent faux, recalcule les soldes. »« Le budget n'est pas à jour après mes saisies de ce matin. »
L'assistant annonce d'abord combien d'opérations et de lignes de budget seraient corrigées.
Rentrée scolaire
Ouvre l'année scolaire, clone la configuration de l'année précédente (matières, tarifs, inscriptions), puis crée les périodes et les échéanciers de frais.
« Ouvre l'année scolaire 2026-2027. »« Le clonage est terminé, enchaîne la mise en place de l'année. »
Deux temps, parce que le clonage est long
Le clonage des inscriptions se poursuit en arrière-plan. Redemandez simplement à l'assistant de poursuivre une fois terminé : il reprend là où il s'était arrêté. Tant que le clonage tourne, il vous demandera d'attendre plutôt que de créer des échéanciers incomplets.
Ces routines sont idempotentes
Relancer une routine ne crée jamais de doublon : ce qui est déjà en place est ignoré et compté comme tel.
💰 Finances (Administrateur)
Synthèse financière
Total facturé, encaissé, en attente de paiement, comparaison avec l'année précédente.
« Quel est le résumé financier du mois de mai ? »« Combien avons-nous encaissé ce trimestre ? »
Rapport financier
Rapport complet recettes/dépenses sur une période.
« Génère un rapport financier pour le mois d'avril. »« Quel est le bilan financier du 1er trimestre ? »
Flux de trésorerie
Résumé des encaissements (incoming) et décaissements (outgoing) sur une période.
« Quel est le flux de trésorerie de ce mois ? »
État du budget
Suivi de l'exécution budgétaire : montant prévu, réalisé, reste à consommer.
« Où en est l'exécution du budget cette année ? »« Avons-nous dépassé notre budget prévu ? »
Synthèse des dépenses
Détail des sorties de caisse par catégorie sur une période.
« Quelles ont été nos principales dépenses ce mois-ci ? »
Liste des impayés
Liste des élèves avec des frais scolaires impayés : montant dû, classe, contact du parent.
« Quels élèves n'ont pas encore payé leurs frais ? »« Montre-moi les impayés de la 6e B. »
Enregistrer un paiement
Enregistrez un paiement de frais scolaires pour un élève directement depuis l'assistant. Méthodes acceptées : espèces, mobile money, virement bancaire, chèque.
« Enregistre un paiement de 25 000 FCFA en espèces pour Kossi Mensah. »
L'assistant affiche d'abord le récapitulatif (montant, solde restant), puis demande confirmation avant d'enregistrer.
Relance des parents
Créez et envoyez une notification de relance aux parents ciblés selon le taux ou le montant payé.
Deux types de critères :
| Critère | Exemple | Cible |
|---|---|---|
| Pourcentage | <= 70% | Parents ayant payé 70 % du total ou moins |
| Montant | <= 20000 | Parents ayant payé 20 000 FCFA ou moins |
| Pourcentage (inverse) | >= 80% | Parents ayant payé 80 % ou plus |
« Envoie une relance aux parents qui ont payé moins de 70 % de l'écolage. »« Relance les parents dont le paiement est inférieur à 20 000 FCFA. »« Envoie un rappel de paiement à tous les parents en retard sur l'année courante. »
L'assistant affiche d'abord le nombre d'élèves et de parents ciblés, puis envoie après confirmation.
👥 Ressources humaines & Paie (Administrateur)
Liste du personnel
Consultez la liste des employés : nom, poste, département, statut de contrat.
« Liste les employés de l'école. »« Quels enseignants sont en CDI ? »
Fiche d'un employé
Consultez le profil complet d'un employé : informations personnelles, contrat actif, historique des congés, fiches de paie récentes.
« Montre-moi la fiche de M. Diallo. »« Quelles sont les informations contractuelles de Mme Adjoa ? »
Contrats expirant bientôt
Détectez les contrats qui arrivent à échéance dans les N prochains jours (par défaut 30).
« Quels contrats expirent dans les 30 prochains jours ? »« Y a-t-il des renouvellements urgents ce mois-ci ? »
Récapitulatif de paie
Masse salariale brute et nette, nombre de bulletins pour un mois donné.
« Quel est le récapitulatif de paie de mai 2025 ? »« Quelle est la masse salariale ce mois-ci ? »
Fiche de paie d'un employé
Détail complet d'un bulletin de paie : salaire brut, cotisations, primes, net à payer.
« Montre-moi la fiche de paie de M. Diallo pour avril. »
Solde de congés
Historique et solde des congés d'un employé.
« Quel est le solde de congés de Mme Adjoa ? »« Combien de jours de congé a pris M. Diallo cette année ? »
Validation d'une période de paie
Validez tous les bulletins de paie d'un mois (passage de brouillon à validé).
« Valide la paie de mai 2025. »
⚙️ Configuration de l'école (Administrateur)
Ces outils guident l'administrateur pas à pas dans la mise en place initiale ou la reconfiguration de l'établissement.
État de la configuration
Vérifiez l'avancement de la configuration : année scolaire ouverte, niveaux, périodes, classes, frais configurés.
« Où en est la configuration de l'école ? »« Est-ce que tout est bien configuré pour cette année ? »
Créer l'année scolaire
Ouvre l'année scolaire de l'école (1ère étape obligatoire).
« Crée l'année scolaire 2025-2026. »
Créer un niveau
Crée un niveau scolaire (primaire, collège, lycée).
« Crée le niveau 6e en collège. »« Ajoute le niveau CM2 en primaire. »
Créer les périodes
Crée les périodes d'évaluation (trimestres, semestres ou bimestres) pour un degré.
« Crée les 3 trimestres pour le collège. »« Configure 2 semestres pour le lycée. »
Créer une classe
Crée une classe pour un niveau donné.
« Crée la classe 6e A. »« Ajoute les classes 3e A et 3e B. »
Configurer les frais scolaires
Configure les frais d'inscription et l'écolage mensuel pour un niveau.
« Configure les frais de la 6e : inscription 15 000 FCFA, écolage 8 000 FCFA par mois. »
Choisir le modèle de bulletin
Sélectionne le modèle de bulletin pour un degré.
« Utilise le modèle de bulletin standard pour le collège. »
📂 Import de fichiers (Administrateur)
Importer des élèves depuis Excel
Importez une liste d'élèves depuis un fichier Excel (.xlsx, .xls, .csv). L'assistant présente d'abord un aperçu du nombre d'élèves à créer, puis les inscrit dans la classe indiquée après confirmation.
Étapes :
- Cliquez sur le bouton 📎 dans le champ de saisie.
- Sélectionnez votre fichier Excel.
- Précisez la classe cible dans votre message.
- Validez après l'aperçu.
[joint un fichier Excel] « Importe ces élèves en 6e A. »« Voici la liste des élèves de 3e B, inscris-les. »
Scanner une fiche de notes (image)
Photographiez une fiche de notes manuscrite ou imprimée et joignez l'image.
[joint une image] « Lis les notes sur cette fiche. »« Extrais les résultats de cette feuille d'évaluation. »
Formats de fichiers acceptés
- Excel :
.xlsx,.xls,.csv - Images : JPG, PNG, WEBP
Un seul fichier à la fois. Joignez-le via le bouton 📎, puis posez votre question.
Conversations et historique
L'assistant garde le fil de la conversation : posez des questions de suivi sans répéter le contexte.
« Et pour le 2e trimestre ? » (sans rappeler le nom de l'élève)
Sur web, l'icône Historique du panneau liste vos conversations passées : reprenez-en une ou supprimez-la.
Sur mobile, vos conversations sont accessibles depuis la page de l'assistant.
Chaque conversation est plafonnée à 100 messages. Démarrez une nouvelle conversation via l'icône +.
Ce qui s'affiche pendant la réponse
Pendant que l'assistant travaille, il indique en temps réel ce qu'il consulte (« Consultation : notes… », « Analyse en cours… »). La réponse s'affiche au fil de la rédaction (streaming).
Pour les questions sur l'utilisation de la plateforme elle-même, l'assistant peut consulter la documentation Novacole en ligne.
Bonnes pratiques
Pour de meilleures réponses
- Soyez précis : mentionnez le nom de l'élève, la classe ou la période concernée.
- Profitez du contexte : l'assistant se souvient de la conversation — utilisez les questions de suivi.
- Vérifiez l'école et l'année actives : l'assistant répond toujours pour l'école et l'année scolaire sélectionnées dans la barre d'en-tête.
- Pour des documents officiels ou des exports avancés, utilisez ensuite les modules Rapports & Exports.