Novacole

Appearance

Guide Parent / Tuteur ​

Ce guide est destiné aux parents d'élèves (tuteurs). L'application mobile Novacole vous permet de suivre la scolarité de vos enfants, de consulter leurs notes et absences, et de gérer vos paiements de frais scolaires, le tout depuis votre smartphone.

🗓️ Votre usage type ​

MomentCe que vous faitesDétail
Au fil de l'eauRecevoir les notifications (absence, retard, note, annonce)Notifications
RégulièrementConsulter les notes, l'assiduité et le solde de chaque enfantSuivi de mes enfants
Quand un frais est dûPayer en ligne par Mobile Money ou demander un paiementPaiements
Absence prévueSoumettre une demande de permissionDemandes de permission
Besoin de soutien scolaireChercher un répétiteur NovaCoachNovaCoach

Inscription et connexion ​

Créer un compte ​

  1. Téléchargez l'application Novacole sur le Play Store ou l'App Store.
  2. Ouvrez l'application et appuyez sur Créer un compte.
  3. Renseignez votre nom, email, numéro de téléphone et un mot de passe.
  4. Validez l'inscription.

Rejoindre l'établissement de votre enfant ​

Après inscription, votre compte n'est pas encore lié à une école.

Option 1 — L'administration vous ajoute : L'administration peut vous rechercher par email ou téléphone et vous rattacher comme tuteur à votre enfant, en précisant votre lien de parenté (père, mère, tuteur légal…). Vous recevez alors une notification confirmant l'accès au dossier de l'enfant ; si ce rattachement vous semble erroné, contactez l'établissement. Les autres parents déjà rattachés à l'enfant sont eux aussi informés de votre arrivée.

Option 2 — L'administration vous invite : si l'école choisit l'ajout par invitation (web ou mobile), vous recevez une invitation à confirmer. Ouvrez Profil → Invitations reçues et appuyez sur Accepter : vous êtes alors rattaché. Tant que vous n'avez pas accepté, l'invitation reste sans effet.

Option 3 — Vous demandez le rattachement à votre enfant : depuis Profil → Rattacher un enfant, vous initiez vous‑même la demande. L'administration la vérifie avant de la valider (voir ci‑dessous).

Demander le rattachement à un enfant ​

Vous n'avez pas besoin d'être déjà membre de l'école : à l'acceptation de votre demande, vous êtes automatiquement ajouté aux utilisateurs de l'établissement en tant que parent.

Déposer la demande ​

  1. Ouvrez Profil → Rattacher un enfant, puis Nouvelle demande.
  2. Recherchez l'école de votre enfant par son nom ou sa ville, et sélectionnez‑la.
  3. Renseignez les informations de l'enfant :
    • lien de parenté (père, mère, tuteur légal, autre) ;
    • nom et prénom de l'enfant (obligatoires) ;
    • date de naissance, matricule et classe si vous les connaissez — ils aident l'administration à retrouver l'élève plus vite ;
    • un message libre à l'établissement.
  4. Envoyez la demande.

Pour votre sécurité et celle des élèves, l'application ne vous montre aucune information sur l'élève tant que l'administration n'a pas validé votre demande. Le rapprochement se fait côté serveur ; l'administration vérifie et tranche.

Suivre et relancer ​

Dans Rattacher un enfant, chaque demande affiche son statut :

StatutSignification
En attenteL'administration doit encore vérifier votre demande. Vous pouvez la relancer ou l'annuler.
ValidéeLe rattachement est effectif : l'enfant apparaît désormais dans Enfants.
RefuséeL'administration a refusé, avec un motif. Rapprochez‑vous de l'établissement.

Vous êtes notifié à chaque étape (dépôt pris en compte, validation, refus).

Limites anti‑abus

Vous ne pouvez pas avoir plus de 3 demandes en attente à la fois. Après 2 refus d'un même établissement en 30 jours, contactez‑le directement.

Onglet Accueil ​

L'écran d'accueil affiche :

  • Un résumé des dernières notes et absences de vos enfants.
  • Les événements à venir de l'école.
  • Les notifications importantes.

Suivi de mes enfants ​

  1. Appuyez sur Enfants dans le menu.
  2. Si vous avez plusieurs enfants dans différentes écoles, sélectionnez le bon espace scolaire depuis votre profil.
  3. Appuyez sur le nom d'un enfant pour accéder à sa fiche complète :
OngletContenu
InfosFiche signalétique, classe, photo
NotesNotes par matière et par évaluation
AbsencesHistorique détaillé des absences avec statut justifié/non justifié
RetardsHistorique des retards avec statut justifié/non justifié
FinancesÉtat des paiements de frais scolaires
BulletinsBulletins de chaque période, à télécharger en PDF

Bulletins et frais de scolarité

Par défaut, un bulletin ne peut être téléchargé que si les frais de scolarité de l'enfant (inscription, scolarité, assurance, y compris les arriérés des années précédentes) sont réglés au pourcentage fixé par l'établissement — 100 % sauf réglage contraire. Tant que ce n'est pas le cas, le bulletin apparaît avec un cadenas : en l'ouvrant, vous voyez le pourcentage déjà réglé, celui exigé par l'école et le montant restant à payer pour le débloquer. Il se débloque automatiquement dès que le paiement est enregistré.

Demandes de permission d'absence ​

Si votre enfant doit s'absenter (maladie, événement familial, déplacement), demandez une permission d'absence directement depuis l'application :

  1. Appuyez sur Demandes de permission dans le menu.
  2. Appuyez sur Nouvelle demande, sélectionnez l'enfant, les dates et le motif.
  3. Soumettez : l'administration approuve ou rejette la demande, et vous êtes notifié de la décision.

→ Voir les guides Absences & Congés et Retards.

Assistant IA ​

Appuyez sur Assistant IA dans le menu pour poser vos questions en langage naturel :

  • « Quelles sont les dernières notes de Kossi ? »
  • « Combien me reste-t-il à payer pour l'écolage ? »
  • « A-t-elle été absente ce mois-ci ? »

L'assistant ne consulte que les données de vos enfants et garde le fil de la conversation.

→ Voir le guide Assistant IA.

Paiements ​

Demander un paiement en ligne ​

Novacole vous permet de payer les frais scolaires de votre enfant directement depuis l'application via Mobile Money.

  1. Appuyez sur Demandes de paiement dans le menu.
  2. La liste affiche les frais en attente de paiement pour votre enfant.
  3. Appuyez sur une opération et suivez les instructions de paiement Mobile Money.
  4. Confirmez le paiement sur votre téléphone (USSD ou application de votre opérateur).

Opérateurs supportés

Moov Money et Mixx by Yas (T-Money).

Historique des paiements ​

Appuyez sur Historique des paiements pour consulter toutes vos transactions passées (date, montant, statut).

Portefeuille (Recharge de compte) ​

Votre établissement peut utiliser un système de portefeuille prépayé pour les frais scolaires.

  1. Accédez à Profil → Personnel → Portefeuille.
  2. Appuyez sur Déposer et saisissez le montant.
  3. Suivez les instructions Mobile Money.

Le solde est crédité instantanément sur le compte de l'école.

Annonces & Événements ​

  • Annonces : publications officielles de l'école (règlement, circulaires, informations générales). Les annonces épinglées apparaissent en tête, l'entrée de menu affiche le nombre d'annonces non lues, et chaque annonce peut être partagée ou marquée « J'ai lu ». Les images et pièces jointes sont consultables et téléchargeables directement.
  • Événements : agenda des activités (sorties, réunions, journées portes ouvertes).

Liste de fournitures ​

  • Liste de fournitures : consultez, par enfant, la liste des fournitures du niveau (publiée par l'école), cochez au fur et à mesure ce que vous avez réuni — la checklist est partagée avec l'autre parent/tuteur de l'enfant — et téléchargez-la en PDF.
  • Si l'école active la commande en ligne, commandez et réglez directement depuis l'application les articles qu'elle vend elle-même.

→ Voir Listes de fournitures scolaires →

Bibliothèque & Quiz ​

  • Bibliothèque : accédez aux documents partagés par l'école (circulaires, supports de cours).
  • Quiz : votre enfant peut participer aux exercices interactifs via un profil joueur dans votre application (l'accès élève dédié n'est pas encore ouvert) — voir Quiz & QCM.

Notifications ​

Activez les notifications push dans les paramètres de votre téléphone pour recevoir en temps réel :

  • Les nouvelles notes publiées.
  • Les absences et retards enregistrés pour votre enfant.
  • Les relances de paiement.
  • Les nouvelles annonces et événements.
  • Le briefing du jour : résumé hebdomadaire de la scolarité de votre enfant, désactivable à tout moment — voir Briefing du jour et suivi des élèves.

Ces notifications sont envoyées sur les canaux que vous avez choisis (push, email, SMS et/ou WhatsApp) — voir Profil & Préférences ci-dessous.

NovaCoach — Soutien scolaire ​

NovaCoach est la marketplace de soutien scolaire intégrée à Novacole. En tant que parent, vous pouvez :

  • Rechercher un coach qualifié par matière, niveau, ville et tarif
  • Recevoir des recommandations automatiques lorsque Novacole détecte des difficultés persistantes dans les résultats de votre enfant
  • Déposer une demande pour être contacté par des coachs correspondant à votre besoin
  • Laisser un avis sur les coachs que vous avez sollicités

→ Consultez le Guide Parent NovaCoach pour les détails.

Abonnement Novacole+ ​

Novacole+ est un abonnement mensuel payant, prélevé sur votre portefeuille personnel (pas le portefeuille de l'école), qui débloque des fonctionnalités IA premium et crédite un forfait SMS chaque mois.

Sur l'application mobile ​

  1. Appuyez sur Abonnement (section Coaching du menu, à côté de NovaCoach).
  2. Consultez votre statut (actif / expiré) et les fonctionnalités incluses.
  3. Appuyez sur S'abonner (ou Renouveler) : le montant est débité de votre portefeuille personnel.

Sur l'interface web ​

Menu Novacole+ : mêmes informations (statut, échéance, fonctionnalités incluses, solde du portefeuille) et bouton S'abonner/Renouveler.

Renouvellement

Si un abonnement est encore actif au moment du renouvellement, le nouveau mois s'ajoute à l'expiration en cours plutôt que de repartir de la date du jour. Des rappels automatiques sont envoyés avant l'expiration ; assurez-vous d'avoir un solde suffisant dans votre portefeuille personnel pour le renouvellement.

Profil & Préférences ​

Dans l'onglet Profil :

  • Mettez à jour vos informations personnelles.
  • Gérez vos canaux de notification préférés (push, email, SMS, WhatsApp) : le choix s'applique à toutes vos notifications (absences, retards, notes, paiements, annonces…), pas besoin de le régler séparément pour chaque type.
  • Activez le canal WhatsApp : nécessite un numéro de téléphone vérifié et votre consentement explicite (interrupteur dédié dans le profil).
  • Consultez l'espace Portefeuille et l'historique de vos transactions.
  • Si vous êtes aussi un Promoteur Novacole, accédez à vos commissions depuis ici.

Copyright © 2024 Novacole