Novacole

Appearance

📋 Workflow : La paie mensuelle ​

Ce workflow dĂ©crit le traitement d'un mois de paie, du contrĂŽle des pointages au versement des salaires. Il suppose que le module RH est dĂ©jĂ  configurĂ© (postes, grilles de salaire, fiches employĂ©s et contrats actifs) — sinon, commencez par Ressources humaines.

Fréquence

À dĂ©rouler une fois par mois, idĂ©alement dans les derniers jours du mois ou les premiers jours du mois suivant.

Étape 1 — Contrîler les pointages du mois ​

Pour le personnel rémunéré à l'heure (vacataires, temps partiels) :

Sur l'interface web ​

  1. Allez dans RH & Paie → Pointage.
  2. Passez en revue les pointages En attente : Valider les pointages corrects, Rejeter les erreurs.
  3. CrĂ©ez manuellement les pointages oubliĂ©s si besoin (Nouveau : employĂ©, date, heures d'arrivĂ©e/dĂ©part — le montant se calcule automatiquement).

TIP

Seuls les pointages validés sont intégrés à la paie. Un contrÎle hebdomadaire évite l'embouteillage de fin de mois.

Sur l'application mobile ​

L'Ă©cran mobile RH → Pointage (AttendancePage) ne couvre que le pointage individuel de l'employĂ© connectĂ© (Badger l'arrivĂ©e / Badger le dĂ©part, avec sĂ©lecteur d'heure) — il n'y a ni file d'attente En attente Ă  valider/rejeter pour les autres employĂ©s, ni crĂ©ation manuelle d'un pointage pour un tiers.

Le contrĂŽle des pointages de l'Ă©quipe reste web-only

Valider, rejeter ou crĂ©er manuellement le pointage d'un autre employĂ© n'est possible que sur l'interface web (RH & Paie → Pointage). Sur mobile, chaque vacataire/temps partiel badge son propre pointage ; le gestionnaire RH effectue le contrĂŽle sur le web avant de lancer la paie.

Étape 2 — ContrĂŽler les congĂ©s et absences ​

Sur l'interface web ​

  1. Allez dans RH & Paie → CongĂ©s & absences.
  2. Traitez les demandes en attente (Approuver / Rejeter).

Les absences non justifiées du mois peuvent générer une retenue proportionnelle lors du calcul des bulletins.

Sur l'application mobile ​

Non disponible sur mobile : approuver/rejeter les congés du personnel

L'Ă©cran mobile RH → CongĂ©s (LeaveRequestPage) est un espace self-service : chaque employĂ© (staff ou admin, pour son propre compte) y soumet ou annule ses propres demandes et suit son solde de congĂ©s. Il n'existe aucun Ă©cran mobile pour approuver ou rejeter les demandes des autres employĂ©s — ce contrĂŽle mensuel se fait exclusivement sur le web, RH & Paie → CongĂ©s & absences.

Étape 3 — Saisir les variables de paie ​

Primes et retenues ponctuelles du mois (prime d'examen, avance sur salaire, retenue disciplinaire
) :

Sur l'interface web ​

  1. Allez dans RH & Paie → Paie → Variables de paie.
  2. Créez chaque variable : employé, type (prime ou retenue), montant, période concernée.

Sur l'application mobile ​

Écran Ă©quivalent : RH → Variables de paie. CrĂ©ation, modification et suppression complĂštes — mĂȘmes champs que le web (employĂ©, type prime/retenue, montant, caractĂšre rĂ©current, pĂ©riode).

Étape 4 — CrĂ©er la pĂ©riode de paie ​

Sur l'interface web ​

  1. Allez dans RH & Paie → Paie → PĂ©riodes de paie.
  2. Cliquez sur Nouveau et sélectionnez le mois et l'année.
  3. La période est créée au statut Brouillon.
Cycle de vie : Brouillon → En traitement → ValidĂ©e → PayĂ©e

Sur l'application mobile ​

Écran Ă©quivalent : RH → PĂ©riodes de paie (crĂ©ation Nouveau incluse, mois/annĂ©e). Toucher une pĂ©riode ouvre son rĂ©sumĂ© (totaux, actions du workflow) — voir Ă©tapes 5 Ă  7 ci-dessous.

Étape 5 — Calculer les bulletins ​

Sur l'interface web ​

  1. Ouvrez la période (clic sur la ligne) pour accéder à son résumé.
  2. Cliquez sur Calculer les bulletins.
  3. Novacole génÚre un bulletin par employé sous contrat actif, en intégrant : salaire de base du contrat, heures pointées validées, variables de paie, retenues d'absence.
  4. Vérifiez le tableau de bord : nombre de bulletins, brut total, retenues, net à payer, répartition par département.

Un montant vous surprend ?

Ouvrez le bulletin individuel concernĂ© depuis le rĂ©sumĂ© de la pĂ©riode (RH & Paie → Paie → PĂ©riodes de paie → ouvrir la pĂ©riode) pour voir le dĂ©tail ligne Ă  ligne. Corrigez la source (pointage, variable, contrat), puis relancez le calcul.

Sur l'application mobile ​

Le rĂ©sumĂ© de la pĂ©riode mobile reproduit exactement le web : cartes Brut total / Retenues / Net Ă  payer, rĂ©partition par dĂ©partement, et un bouton Calculer les bulletins (statut Brouillon/En traitement). Une alerte dĂ©diĂ©e signale les employĂ©s sans contrat actif trouvĂ© pour la pĂ©riode — bulletin calculĂ© Ă  0 pour eux — avant mĂȘme d'ouvrir le dĂ©tail. Bouton Voir les bulletins pour le dĂ©tail ligne Ă  ligne de chaque employĂ©.

Étape 6 — Valider la pĂ©riode ​

Quand tous les bulletins sont corrects :

  1. Depuis le résumé de la période, cliquez sur Valider.
  2. Les bulletins passent au statut Validé et ne sont plus recalculables.
  3. Les opĂ©rations de salaire correspondantes sont gĂ©nĂ©rĂ©es automatiquement dans Finances → Salaire — aucune saisie comptable manuelle.

Synchronisation budget

Si un budget est actif, les salaires validés alimentent automatiquement la ligne de dépense de type salaires.

Sur l'application mobile ​

Depuis le mĂȘme rĂ©sumĂ© de pĂ©riode (statut En traitement), bouton Valider la pĂ©riode — avec confirmation. Identique au web : bulletins verrouillĂ©s, opĂ©rations de salaire gĂ©nĂ©rĂ©es automatiquement.

Étape 7 — GĂ©nĂ©rer les dĂ©clarations fiscales et sociales (si activĂ©) ​

Fonctionnalité à activation progressive

Le calcul automatique des retenues fiscales et sociales (IRPP, CNSS, AMU, TCS) doit d'abord ĂȘtre activĂ© par le support Novacole pour votre Ă©cole (profil fiscal validĂ© au prĂ©alable). Si vous ne voyez pas le bouton ci-dessous, cette Ă©tape ne s'applique pas encore Ă  votre Ă©tablissement — le reste du workflow fonctionne normalement.

Une fois la période validée (étape 6) :

  1. Depuis le résumé de la période, cliquez sur Générer les déclarations fiscales.
  2. Novacole calcule 3 déclarations mensuelles à partir des bulletins validés : Retenues sur salaires (IRPP + TCS + TS), CNSS, AMU.
  3. Ouvrez chaque dĂ©claration (RH & Paie → DĂ©clarations fiscales) pour vĂ©rifier les totaux et les Ă©ventuelles anomalies (salariĂ© sans NIF ou sans n° CNSS, salaire sous le SMIG).

Anomalies bloquantes

Une dĂ©claration ne peut pas ĂȘtre validĂ©e tant que subsiste une anomalie bloquante. Corrigez la donnĂ©e en cause (ex. NIF manquant sur la fiche employĂ©), puis cliquez de nouveau sur GĂ©nĂ©rer les dĂ©clarations fiscales depuis la pĂ©riode pour recalculer.

  1. Cliquez sur Valider : la dĂ©claration est verrouillĂ©e (montants figĂ©s, non modifiables — toute correction ultĂ©rieure passera par une rectificative).
  2. AprÚs dépÎt effectif sur le portail de l'administration (OTR, CNSS) : cliquez sur Marquer déposée et saisissez le numéro de reçu, puis Marquer payée une fois le rÚglement effectué.

TIP

Cette Ă©tape est indĂ©pendante de la comptabilitĂ© gĂ©nĂ©rale : les dĂ©clarations sont utilisables (calcul → vĂ©rification → dĂ©pĂŽt → paiement) mĂȘme si le module comptabilitĂ© n'est pas encore activĂ© pour votre Ă©cole.

Sur l'application mobile ​

Depuis le rĂ©sumĂ© de pĂ©riode (statut ValidĂ©e), bouton GĂ©nĂ©rer les dĂ©clarations fiscales — mĂȘme dĂ©clenchement, mĂȘmes 3 dĂ©clarations (Retenues sur salaires, CNSS, AMU). L'Ă©cran RH & Paie → DĂ©clarations fiscales liste ensuite chaque dĂ©claration : dĂ©tail des totaux et anomalies, tĂ©lĂ©chargement PDF/Excel, Marquer dĂ©posĂ©e (numĂ©ro de reçu) puis Marquer payĂ©e — workflow identique au web.

Chaque trimestre (avril, juillet, octobre, janvier), pensez Ă©galement Ă  gĂ©nĂ©rer la DNR (dĂ©claration trimestrielle CNSS) depuis RH & Paie → DĂ©clarations fiscales → DĂ©clarations sur l'interface web (gĂ©nĂ©ration non disponible sur mobile) — voir DĂ©clarations fiscales & sociales. En janvier, c'est aussi le moment de gĂ©nĂ©rer la DAS (dĂ©claration annuelle des salaires, Ă©chĂ©ance 31 janvier) — voir DAS — gĂ©nĂ©ration Ă©galement non disponible sur mobile. L'Ă©chĂ©ancier fiscal (RH & Paie → DĂ©clarations fiscales → ÉchĂ©ancier fiscal, web et mobile) rappelle automatiquement chaque Ă©chĂ©ance Ă  venir.

Étape 8 — Enregistrer les paiements ​

Sur l'interface web ​

  1. Allez dans RH & Paie → Paiements des salaires.
  2. Pour chaque employĂ© : Nouveau → montant, date, mode de paiement. Le paiement est reliĂ© au bulletin et dĂ©marre En attente.
  3. Au versement effectif, cliquez sur Payer (date et mode de rÚglement réels).

WARNING

Montant et bulletin associé ne sont pas modifiables aprÚs création. En cas d'erreur : Annuler le paiement, puis créez-en un nouveau.

Sur l'application mobile ​

Écran Ă©quivalent : RH → Paiements des salaires (SalaryPaymentListPage). CrĂ©ation d'un paiement (Nouveau, montant/date/mode) puis, tant qu'il est En attente, actions Payer ou Annuler depuis le menu contextuel de la ligne — chacune avec confirmation. Un paiement PayĂ© ou AnnulĂ© n'est plus modifiable ni supprimable, comme sur le web.

Étape 9 — Éditer les documents ​

Sur l'interface web ​

  1. Bulletins PDF : depuis la fiche employĂ© ou le rĂ©sumĂ© de la pĂ©riode, icĂŽne de tĂ©lĂ©chargement (ou Ă©dition en masse via Rapports & États → RH & Paie → Bulletins de paie par pĂ©riode).
  2. Récapitulatif de paie : synthÚse brut/retenues/net par employé et département.
  3. Journal des paiements : pour vos archives comptables.

Les enseignants retrouvent aussi leurs propres bulletins dans leur espace (menu RH & Paie → Bulletins de paie de leur compte, sur le web).

Sur l'application mobile ​

Le bulletin PDF individuel se tĂ©lĂ©charge depuis le rĂ©sumĂ© de la pĂ©riode → Voir les bulletins → ouvrir le bulletin de l'employĂ©. L'Ă©dition en masse par pĂ©riode (Rapports & États) et le journal des paiements consolidĂ© restent rĂ©servĂ©s Ă  l'interface web — non disponibles sur mobile.

RĂ©capitulatif — Checklist mensuelle ​

ÉtapeActionWebMobileFait ?
1Valider les pointages du mois✅Pointage individuel seulement☐
2Traiter les demandes de congĂ©âœ…Soumission de sa propre demande seulement☐
3Saisir les variables de paie (primes/retenues)✅✅☐
4CrĂ©er la pĂ©riode de paie✅✅☐
5Calculer les bulletins et vĂ©rifier les totaux✅✅☐
6Valider la pĂ©riode✅✅☐
7GĂ©nĂ©rer et valider les dĂ©clarations fiscales (si activĂ©)✅✅☐
8Enregistrer puis effectuer les paiements✅✅☐
9Éditer bulletins et rĂ©capitulatifs PDF✅Bulletin individuel seulement☐

Depuis l'application mobile ​

Le module mobile RH (menu accessible Ă  l'administrateur et au staff — jamais Ă  l'enseignant, rĂ©servĂ© au web pour ses propres congĂ©s) couvre l'essentiel du cycle de paie lui-mĂȘme : crĂ©er la pĂ©riode, calculer les bulletins, valider, gĂ©nĂ©rer les dĂ©clarations fiscales, marquer payĂ©, enregistrer et exĂ©cuter les paiements de salaire — chaque action avec confirmation, Ă©cran par Ă©cran identique au web (dĂ©tail dans chaque Ă©tape ci-dessus).

En amont du cycle, deux contrĂŽles restent web-only :

  • le contrĂŽle des pointages de l'Ă©quipe (valider/rejeter/crĂ©er pour un autre employĂ©) — mobile ne propose que le badgeage individuel de l'employĂ© connectĂ© ;
  • l'approbation des congĂ©s des autres employĂ©s — mobile ne propose que la soumission de sa propre demande.

Et deux dĂ©clarations annuelles/trimestrielles restent aussi web-only : la DNR et la DAS. L'Ă©chĂ©ancier fiscal, lui, est consultable des deux cĂŽtĂ©s. → Application mobile

Voir aussi ​

Copyright © 2024 Novacole