📋 Workflow : La paie mensuelle

• Étape 1 — Contrôler les pointages du mois
• Étape 2 — Contrôler les congés et absences
• Étape 3 — Saisir les variables de paie
• Étape 4 — Créer la période de paie
• Étape 5 — Calculer les bulletins
• Étape 6 — Valider la période
• Étape 7 — Générer les déclarations fiscales et sociales (si activé)
• Étape 8 — Enregistrer les paiements
• Étape 9 — Éditer les documents
• Récapitulatif — Checklist mensuelle
• Depuis l'application mobile
• Voir aussi

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Ce workflow décrit le traitement d'un mois de paie, du contrôle des pointages au versement des salaires. Il suppose que le module RH est déjà configuré (postes, grilles de salaire, fiches employés et contrats actifs) — sinon, commencez par Ressources humaines.

Plan Full requis

Le module RH & Paie est disponible avec le plan Full.

Fréquence

À dérouler une fois par mois, idéalement dans les derniers jours du mois ou les premiers jours du mois suivant.

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Étape 1 — Contrôler les pointages du mois

Pour le personnel rémunéré à l'heure (vacataires, temps partiels) :

1. Allez dans RH & Paie → Pointage.
2. Passez en revue les pointages En attente : Valider les pointages corrects, Rejeter les erreurs.
3. Créez manuellement les pointages oubliés si besoin (Nouveau : employé, date, heures d'arrivée/départ — le montant se calcule automatiquement).

TIP

Seuls les pointages validés sont intégrés à la paie. Un contrôle hebdomadaire évite l'embouteillage de fin de mois.

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Étape 2 — Contrôler les congés et absences

1. Allez dans RH & Paie → Congés & absences.
2. Traitez les demandes en attente (Approuver / Rejeter).

Les absences non justifiées du mois peuvent générer une retenue proportionnelle lors du calcul des bulletins.

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Étape 3 — Saisir les variables de paie

Primes et retenues ponctuelles du mois (prime d'examen, avance sur salaire, retenue disciplinaire…) :

1. Allez dans RH & Paie → Paie → Variables de paie.
2. Créez chaque variable : employé, type (prime ou retenue), montant, période concernée.

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Étape 4 — Créer la période de paie

1. Allez dans RH & Paie → Paie → Périodes de paie.
2. Cliquez sur Nouveau et sélectionnez le mois et l'année.
3. La période est créée au statut Brouillon.

Cycle de vie : Brouillon → En traitement → Validée → Payée

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Étape 5 — Calculer les bulletins

1. Ouvrez la période (clic sur la ligne) pour accéder à son résumé.
2. Cliquez sur Calculer les bulletins.
3. Novacole génère un bulletin par employé sous contrat actif, en intégrant : salaire de base du contrat, heures pointées validées, variables de paie, retenues d'absence.
4. Vérifiez le tableau de bord : nombre de bulletins, brut total, retenues, net à payer, répartition par département.

Un montant vous surprend ?

Ouvrez le bulletin individuel concerné depuis le résumé de la période (RH & Paie → Paie → Périodes de paie → ouvrir la période) pour voir le détail ligne à ligne. Corrigez la source (pointage, variable, contrat), puis relancez le calcul.

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Étape 6 — Valider la période

Quand tous les bulletins sont corrects :

1. Depuis le résumé de la période, cliquez sur Valider.
2. Les bulletins passent au statut Validé et ne sont plus recalculables.
3. Les opérations de salaire correspondantes sont générées automatiquement dans Finances → Salaires — aucune saisie comptable manuelle.

Synchronisation budget

Si un budget est actif, les salaires validés alimentent automatiquement la ligne de dépense de type salaires.

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Étape 7 — Générer les déclarations fiscales et sociales (si activé)

Fonctionnalité à activation progressive

Le calcul automatique des retenues fiscales et sociales (IRPP, CNSS, AMU, TCS) doit d'abord être activé par le support Novacole pour votre école (profil fiscal validé au préalable). Si vous ne voyez pas le bouton ci-dessous, cette étape ne s'applique pas encore à votre établissement — le reste du workflow fonctionne normalement.

Une fois la période validée (étape 6) :

1. Depuis le résumé de la période, cliquez sur Générer les déclarations fiscales.
2. Novacole calcule 3 déclarations mensuelles à partir des bulletins validés : Retenues sur salaires (IRPP + TCS + TS), CNSS, AMU.
3. Ouvrez chaque déclaration (RH & Paie → Déclarations fiscales) pour vérifier les totaux et les éventuelles anomalies (salarié sans NIF ou sans n° CNSS, salaire sous le SMIG).

Anomalies bloquantes

Une déclaration ne peut pas être validée tant que subsiste une anomalie bloquante. Corrigez la donnée en cause (ex. NIF manquant sur la fiche employé), puis cliquez de nouveau sur Générer les déclarations fiscales depuis la période pour recalculer.

4. Cliquez sur Valider : la déclaration est verrouillée (montants figés, non modifiables — toute correction ultérieure passera par une rectificative).
5. Après dépôt effectif sur le portail de l'administration (OTR, CNSS) : cliquez sur Marquer déposée et saisissez le numéro de reçu, puis Marquer payée une fois le règlement effectué.

TIP

Cette étape est indépendante de la comptabilité générale : les déclarations sont utilisables (calcul → vérification → dépôt → paiement) même si le module comptabilité n'est pas encore activé pour votre école.

Deux fois par an (janvier et juillet), pensez également à générer la DNR (déclaration semestrielle CNSS) depuis RH & Paie → Déclarations fiscales → Déclarations sur l'interface web (génération non disponible sur mobile) — voir Déclarations fiscales & sociales. L'échéancier fiscal (RH & Paie → Déclarations fiscales → Échéancier fiscal, web et mobile) rappelle automatiquement chaque échéance à venir.

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Étape 8 — Enregistrer les paiements

1. Allez dans RH & Paie → Paiements des salaires.
2. Pour chaque employé : Nouveau → montant, date, mode de paiement. Le paiement est relié au bulletin et démarre En attente.
3. Au versement effectif, cliquez sur Payer (date et mode de règlement réels).

WARNING

Montant et bulletin associé ne sont pas modifiables après création. En cas d'erreur : Annuler le paiement, puis créez-en un nouveau.

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Étape 9 — Éditer les documents

1. Bulletins PDF : depuis la fiche employé ou le résumé de la période, icône de téléchargement (ou édition en masse via Rapports & États → RH → Bulletins de paie par période).
2. Récapitulatif de paie : synthèse brut/retenues/net par employé et département.
3. Journal des paiements : pour vos archives comptables.

Les enseignants retrouvent aussi leurs propres bulletins dans leur espace (menu RH & Paie → Bulletins de paie de leur compte, sur le web).

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Récapitulatif — Checklist mensuelle

Étape	Action	Fait ?
1	Valider les pointages du mois	☐
2	Traiter les demandes de congé	☐
3	Saisir les variables de paie (primes/retenues)	☐
4	Créer la période de paie	☐
5	Calculer les bulletins et vérifier les totaux	☐
6	Valider la période	☐
7	Générer et valider les déclarations fiscales (si activé)	☐
8	Enregistrer puis effectuer les paiements	☐
9	Éditer bulletins et récapitulatifs PDF	☐

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Depuis l'application mobile

Tout le workflow (calculer → valider → marquer payée) est disponible depuis le module RH & Paie de l'application mobile Administrateur, avec confirmation à chaque étape. Les déclarations fiscales mensuelles (générer → valider → marquer déposée/payée, téléchargement PDF/Excel) sont également accessibles depuis RH & Paie → Déclarations fiscales sur mobile, de même que l'échéancier fiscal en consultation. Seule la génération de la DNR reste réservée à l'interface web. → Application mobile

Voir aussi

• Ressources humaines — le module complet (employés, contrats, pointage, congés)
• Déclarations fiscales & sociales — détail des déclarations, de la DNR et de l'échéancier
• Frais scolaires & Paiements — les opérations de salaire côté Finances