📋 Workflow : L'appel quotidien

• Étape 1 — L'enseignant fait l'appel (mobile)
• Étape 2 — Le parent est notifié
• Étape 3 — L'administration suit les absences
• Étape 4 — Justifier l'absence
• Étape 5 — Les compteurs sur le bulletin
• Récapitulatif des responsabilités
• Voir aussi

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Ce workflow décrit le circuit complet de l'assiduité, de l'appel fait en classe par l'enseignant jusqu'à la justification de l'absence — avec le rôle de chacun.

Enseignant (mobile)          Parent (mobile)           Administration (web)
─────────────────            ───────────────           ────────────────────
1. Fait l'appel       →      2. Reçoit la              3. Consulte les absences
   (présences)                  notification              de l'établissement
        │                          │                          │
        │                    4. Justifie ou fait        5. Justifie l'absence
        │                       une demande de             (motif vérifié)
        │                       permission                    │
        └──────────────→ 6. Compteurs reportés sur le bulletin

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Étape 1 — L'enseignant fait l'appel (mobile)

Au début du cours :

1. Ouvrez l'application mobile → appuyez directement sur la tuile Présence de l'accueil (ou, sur le web, Espace enseignant → Présences).
2. Sélectionnez la classe, la matière et la date.
3. Marquez chaque élève Présent ✅ ou Absent ❌ — utilisez Tous présents puis ajustez les exceptions pour aller vite.
4. Appuyez sur Enregistrer.

Connexion requise

L'appel s'enregistre directement sur le serveur : prévoyez une connexion Internet au moment de la saisie. → Mode hors-ligne

En cas d'arrivée tardive, l'enseignant enregistre plutôt un retard depuis le web, Espace enseignant → Présences (état "Retard" avec durée et motif) — cette action n'est pas disponible sur mobile pour les enseignants. → Retards

L'administration et le staff peuvent aussi faire l'appel

Sur mobile comme sur le web, un administrateur ou un membre du staff disposant de la permission Absences peut faire l'appel à la place de l'enseignant (mobile : Activités → Présences — le même écran que celui de l'enseignant ; web : Activités → Absences & Retards → Présences). Eux seuls, en revanche, disposent aussi de l'écran Activités → Retards sur mobile pour enregistrer un retard — un enseignant n'y a pas accès.

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Étape 2 — Le parent est notifié

Dès l'enregistrement, le parent de chaque élève absent (ou en retard) reçoit une notification push sur son application mobile (selon la configuration de l'établissement). Il voit l'absence en temps réel dans la fiche de son enfant, section Absences.

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Étape 3 — L'administration suit les absences

• Vue par élève : Acteurs → Élèves → fiche de l'élève → onglet Absences (historique complet, statut justifié/non justifié). Identique sur mobile : fiche élève → section Absences.
• Vue établissement : Activités → Absences & Retards → Absences pour la liste globale filtrable.

Pas de vue globale filtrable sur mobile

L'application mobile n'a pas d'équivalent à la liste globale filtrable du web. L'administration y consulte les absences classe par classe et date par date (Activités → Présences, le même écran que l'appel) ou élève par élève (fiche élève → Absences).

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Étape 4 — Justifier l'absence

Quand le motif est connu (certificat médical, événement familial…) :

1. Fiche de l'élève → onglet Absences.
2. Cliquez sur Justifier sur l'absence concernée.
3. Saisissez le motif (500 caractères max) et validez.

Sur mobile : appui simple pour justifier, appui long pour annuler une justification.

Absence prévisible ? Utilisez les permissions

Si l'absence est connue à l'avance (rendez-vous médical, voyage), le parent soumet une demande de permission depuis son application, que l'administration approuve ou rejette dans Informations → Permissions. Au retour de l'élève, cliquez sur Marquer le retour. → Absences & Permissions

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Étape 5 — Les compteurs sur le bulletin

Le nombre d'absences et de retards de la période est reporté automatiquement sur le bulletin scolaire (si l'option est activée dans les paramètres du bulletin). Aucune ressaisie n'est nécessaire.

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Récapitulatif des responsabilités

Qui	Fait quoi	Où
Enseignant	L'appel à chaque cours	Mobile → tuile Présence (accueil) · Web → Espace enseignant → Présences
Enseignant	Enregistrer un retard	Web → Espace enseignant → Présences (non disponible sur mobile)
Administration / Staff	L'appel à la place d'un enseignant	Mobile → Activités → Présences · Web → Activités → Absences & Retards → Présences
Administration / Staff	Enregistrer un retard	Mobile → Activités → Retards · Web → Activités → Absences & Retards → Retards
Parent	Consulte, demande des permissions	Mobile → fiche enfant / Demandes de permission
Administration	Suit, justifie les absences	Mobile → fiche élève Absences (appui simple/long) · Web → fiche élève Absences / Activités → Absences & Retards → Absences (vue globale, web uniquement)
Administration	Traite les permissions	Mobile → Activités → Demandes de permissions · Web → Informations → Permissions
Novacole	Notifie les parents, alimente les bulletins	Automatique

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Voir aussi

• Présences — le module en détail
• Retards — enregistrement et justification
• Absences & Permissions — les trois circuits d'absence