Ressources Humaines

• 1. Employés
  • Créer une fiche employé
  • Fiche détaillée d'un employé
• 2. Postes
  • Sur l'interface web
  • Sur l'application mobile
• 3. Grilles de Salaire
  • Sur l'interface web
  • Sur l'application mobile
• 4. Contrats
  • Créer un contrat
  • Sur l'application mobile
  • Actions sur un contrat (web et mobile)
• 5. Paie
  • 5.1 Périodes de paie
  • 5.2 Calculer les bulletins
  • 5.3 Variables de paie
  • 5.4 Bulletins de paie
  • Télécharger un bulletin PDF
  • 5.5 Paiements de salaire
• 6. Pointage (Heures)
  • 6.1 Depuis l'application mobile (auto-pointage)
  • 6.2 Depuis l'interface web (saisie administrative)
  • 6.3 Statuts de validation
  • 6.4 Suivi mensuel (fiche employé)
• 7. Congés & Absences
  • Types de congé
  • Circuit d'une demande
• 8. Rapports RH
  • Générer un rapport
  • Éditer une attestation de travail
• 9. Flux complet d'un cycle de paie
• 10. Application Mobile
  • Tableau de bord RH
  • Gestion des périodes de paie
  • Demandes de congé
• Voir aussi

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Le module Ressources Humaines (RH) de Novacole couvre l'ensemble de la gestion du personnel : création des fiches employés, contrats, calcul automatique de la paie, pointage des heures pour le personnel rémunéré à l'heure, et édition des rapports.

Il est accessible depuis RH & Paie dans le menu principal (interface web et application mobile). Sur le web, le premier sous-menu RH & Paie → Tableau de bord RH affiche un aperçu en temps réel des effectifs, contrats et congés en cours.

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1. Employés

Créer une fiche employé

1. Accédez à RH & Paie → Employés.
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Renseignez :
   • Nom et prénom
   • Matricule
   • Département (Enseignement, Administration, Support, Direction)
   • Poste (sélectionné depuis le référentiel des postes)
   • Date d'embauche, genre, contacts
   • Photo (optionnelle)
4. Validez.

Fiche détaillée d'un employé

Un clic sur une ligne ouvre la fiche complète qui regroupe, sous forme d'onglets :

Onglet	Contenu
Contrats	Historique des contrats, création d'un nouveau contrat
Bulletins de paie	Bulletins générés pour cet employé
Paiements de salaire	Historique des paiements enregistrés
Pointage	Relevé mensuel des heures pointées
Enseignant lié	Lien vers le profil enseignant si l'employé est aussi enseignant

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2. Postes

Les postes constituent le référentiel des intitulés de fonction de l'établissement.

Sur l'interface web

1. Configurations → RH & Paie → Postes
2. Cliquez sur Nouveau et saisissez le libellé du poste.
3. Assignez un poste à chaque employé depuis sa fiche.

Sur l'application mobile

Menu RH & Paie → Postes : la liste complète des postes est gérable directement sur mobile (création, modification, suppression), avec la même permission que sur le web — ce n'est pas une simple consultation.

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3. Grilles de Salaire

Les grilles de salaire définissent des barèmes de référence réutilisables lors de la création des contrats.

Sur l'interface web

1. Configurations → RH & Paie → Grilles salariales
2. Créez une grille en saisissant le montant de base.
3. Associez-la à un contrat pour pré-remplir le salaire de base.

Sur l'application mobile

Menu RH & Paie → Grilles salariales : mêmes opérations de création/modification/suppression qu'au web. Un tap sur une ligne (ou Détails dans son menu d'options) ouvre le détail de la grille : salaire de base, indemnité de transport, indemnité de logement, autres indemnités et leur total.

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4. Contrats

Un contrat est associé à un employé et définit les conditions de rémunération.

Créer un contrat

Depuis la fiche employé → onglet Contrats, cliquez sur Nouveau :

Champ	Description
Type	CDI, CDD, Stage, Freelance, etc.
Salaire de base	Montant mensuel brut
Heures de travail	Heures hebdomadaires contractuelles (utilisé pour calculer le taux horaire)
Date de début / fin	Période de validité du contrat
Statut	Géré automatiquement par le workflow (voir ci-dessous)

Taux horaire automatique

Pour les employés pointés à l'heure, le taux horaire est calculé automatiquement depuis le salaire de base et les heures hebdomadaires : taux = salaire_mensuel / (heures_hebdo × 52/12).

Sur l'application mobile

Menu RH & Paie → Contrats liste tous les contrats de l'établissement (indépendamment de la fiche employé), avec création, modification et suppression directes — les champs de conditions (type, salaire de base, heures, dates) s'y saisissent comme au web. Un tap sur une ligne (ou Détails dans son menu d'options) ouvre une fiche de détail : employé, dates, grille salariale liée, salaire effectif, heures hebdomadaires, notes, et l'historique des transitions de statut (suspension, résiliation, renouvellement) avec leur motif.

Le statut d'un contrat n'est jamais un champ modifiable en direct, ni sur mobile ni sur le web — il ne change qu'au travers des actions de workflow ci-dessous, disponibles sur les deux plateformes.

Actions sur un contrat (web et mobile)

Sur le web, depuis la fiche employé → onglet Contrats ; sur mobile, depuis le menu d'options (⋯) d'une ligne dans RH & Paie → Contrats. Le motif ou la nouvelle date sont demandés dans une boîte de dialogue avant l'envoi.

Action	Depuis le statut	Statut résultant	Particularité
Activer	Brouillon	Actif	—
Suspendre	Actif	Suspendu	Motif obligatoire
Résilier	Brouillon, Actif ou Suspendu	Résilié	Motif obligatoire
Renouveler	Actif	Actif	Uniquement pour un contrat CDD ou Stage ; nouvelle date de fin requise

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5. Paie

Le cycle de paie se déroule en trois étapes : Période → Calcul des bulletins → Paiements.

5.1 Périodes de paie

Une période de paie représente un mois de traitement des salaires.

1. Accédez à RH & Paie → Paie → Périodes de paie.
2. Cliquez sur Nouveau et sélectionnez le mois et l'année.
3. La période est créée avec le statut Brouillon.

Cycle de vie d'une période :

Brouillon → En traitement → Validée → Payée

5.2 Calculer les bulletins

Depuis le résumé d'une période (clic sur la ligne) :

1. Cliquez sur Calculer les bulletins.
2. Novacole génère automatiquement un bulletin par employé actif, en appliquant les variables de paie (primes, retenues).
3. Le tableau de bord affiche : nombre de bulletins, brut total, retenues, net à payer, répartition par département.

5.3 Variables de paie

Les variables de paie permettent d'ajouter des primes ou des retenues ponctuelles avant le calcul.

Sur l'interface web

1. RH & Paie → Paie → Variables de paie
2. Créez une variable en sélectionnant l'employé, le type (prime ou retenue), le montant et la période concernée.
3. Ces variables sont intégrées automatiquement lors du calcul des bulletins.

Sur l'application mobile

Menu RH & Paie → Variables de paie : même formulaire de création (employé, type prime/retenue, montant, caractère récurrent ou non), avec modification et suppression. Un tap sur une ligne (ou Détails dans son menu d'options) affiche le détail complet : employé, nature de la retenue le cas échéant, mode de calcul (montant fixe ou pourcentage), contrat et période associés.

5.4 Bulletins de paie

Après calcul, les bulletins sont consultables depuis la fiche de chaque employé (onglet Bulletins de paie) ou depuis le résumé de la période (RH & Paie → Paie → Périodes de paie → ouvrir la période).

États d'un bulletin :

État	Signification
🟡 Brouillon	Calculé, non validé
✅ Validé	Approuvé par l'administration
💰 Payé	Paiement enregistré

Télécharger un bulletin PDF

Sur l'interface web

Depuis la fiche employé (onglet Bulletins de paie) ou le résumé de la période de paie, cliquez sur l'icône de téléchargement en face d'un bulletin pour générer et télécharger son PDF.

Sur l'application mobile

Non disponible individuellement sur mobile

La fiche employé mobile (onglet Bulletins de paie) affiche le détail du bulletin (brut, retenues, net) mais ne propose pas d'icône de téléchargement PDF pour un bulletin isolé — cette action reste web-only.

Pour obtenir un PDF depuis le mobile, passez par le rapport en masse : Rapports & États → Rapports RH → Bulletins de paie par période, qui édite tous les bulletins d'une période sélectionnée (voir §8 Rapports RH).

5.5 Paiements de salaire

Une fois les bulletins validés, enregistrez les paiements réels depuis RH & Paie → Paiements des salaires (web) ou RH & Paie → Paiements des salaires (mobile) :

1. Cliquez sur Nouveau.
2. Sélectionnez l'employé, le montant, la date et le mode de paiement.
3. Le paiement est relié au bulletin correspondant et démarre au statut En attente.

Disponible aussi sur l'application mobile

Menu RH & Paie → Paiements des salaires : création d'un paiement, et les actions Payer / Annuler décrites ci-dessous — identiques au web, tant que le paiement est encore en attente (au-delà, il n'est plus modifiable ni supprimable, ni sur mobile ni sur le web).

États d'un paiement :

État	Signification
⏳ En attente	Paiement enregistré, non encore versé
✅ Payé	Versement effectué
❌ Annulé	Paiement annulé

Actions disponibles :

• Payer : marque le paiement comme effectué en enregistrant la date et le mode de règlement réels.
• Annuler : annule le paiement sans supprimer le bulletin associé.

WARNING

Le montant et le bulletin associé ne sont pas modifiables après création. Pour corriger une erreur, annulez le paiement concerné et créez-en un nouveau.

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6. Pointage (Heures)

Le module de pointage permet de suivre les entrées/sorties du personnel rémunéré à l'heure (enseignants vacataires, employés à temps partiel).

6.1 Depuis l'application mobile (auto-pointage)

Les employés et enseignants peuvent pointer eux-mêmes depuis l'app mobile :

1. Ouvrez le menu et appuyez sur Pointage.
2. Appuyez sur Pointer l'arrivée en arrivant — l'heure est enregistrée automatiquement.
3. En partant, appuyez sur Pointer le départ.
4. Le nombre d'heures et le montant dû sont calculés immédiatement.

INFO

Le taux horaire appliqué est issu du contrat actif de l'employé. Si aucun contrat n'est actif, le taux est 0.

6.2 Depuis l'interface web (saisie administrative)

L'administration peut créer ou corriger des pointages manuellement :

1. RH & Paie → Pointage
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Sélectionnez l'employé ou l'enseignant, la date, l'heure d'arrivée et de départ.
4. Le nombre d'heures et le montant sont calculés automatiquement à l'enregistrement.

Non disponible sur mobile

La saisie administrative (créer ou corriger le pointage d'un tiers) n'existe que sur l'interface web. Sur mobile, l'écran Pointage ne permet qu'à l'utilisateur connecté de pointer sa propre arrivée/départ — il n'affiche ni ne modifie le pointage d'un autre employé.

6.3 Statuts de validation

Statut	Signification
⏳ En attente	Pointage créé, non validé
✅ Validé	Approuvé — sera intégré à la paie
❌ Rejeté	Refusé par l'administration

La validation/le rejet est disponible web et mobile : sur le web depuis RH & Paie → Pointage ; sur mobile depuis le menu RH & Paie → Validation des pointages (écran séparé du Pointage en libre-service — accessible aux comptes ayant la permission de validation), qui liste les pointages et propose Valider/Rejeter par ligne pour ceux en attente.

6.4 Suivi mensuel (fiche employé)

Depuis la fiche d'un employé → onglet Pointage :

• Sélectionnez le mois et l'année.
• Le tableau de bord affiche : jours pointés, heures totales, montant total, pointages validés / en attente.

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7. Congés & Absences

Le module RH intègre la gestion des demandes de congé du personnel, accessible depuis RH & Paie → Congés & absences.

Types de congé

Type	Usage
Annuel	Congés payés annuels
Maladie	Arrêt maladie
Sans solde	Congé non rémunéré
Exceptionnel	Événements familiaux, obligations
Autre	Tout autre motif

Circuit d'une demande

Employé (mobile) → Soumettre → En attente → Approuvée / Rejetée

1. L'employé ou l'enseignant soumet sa demande depuis le module RH & Paie de l'application mobile (type, dates, motif).
2. Tant qu'elle est en attente, il peut l'annuler.
3. L'administration approuve ou rejette la demande — web et mobile : sur le web depuis RH & Paie → Congés & absences ; sur mobile depuis le menu RH & Paie → Approbation des congés (écran séparé du Congés en libre-service).

Lien avec la paie

Les jours d'absence non justifiés sont pris en compte lors du calcul des bulletins de paie et peuvent générer une retenue proportionnelle au salaire.

TIP

Les demandes de permission d'absence des élèves suivent un circuit distinct → voir Absences & Congés.

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8. Rapports RH

Les rapports sont accessibles depuis Rapports & États → RH & Paie.

Rapport	Description
Bulletins de paie par période	Édition PDF de tous les bulletins d'une période sélectionnée
Récapitulatif de paie	Synthèse PDF (brut, retenues, net) par employé et par département
Journal des paiements de salaires	Liste des paiements effectués sur une plage de dates
Liste des employés	Répertoire complet du personnel actif
Contrats actifs	Liste des contrats en cours avec dates et montants
Certificat de travail	Attestation individuelle par employé (certificat_de_travail.pdf)

Générer un rapport

1. Accédez à Rapports & États → RH & Paie.
2. Cliquez sur la vignette du rapport souhaité.
3. Renseignez les filtres (période, plage de dates).
4. Cliquez sur Imprimer — le PDF est téléchargé automatiquement.

Éditer une attestation de travail

1. Rapports & États → onglet RH & PAIE → vignette Certificat de travail.
2. Dans Choisir un employé, sélectionnez un ou plusieurs employés.
3. Cliquez sur Imprimer — un PDF certificat_de_travail.pdf est produit, un document par employé.

Sur l'application mobile : Rapports & États → Rapports RH → Certificat de travail.

INFO

Le module Rapports & États est réservé au compte Administrateur de l'école. Voir aussi Rapports & Exports → Attestations & Certificats.

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9. Flux complet d'un cycle de paie

1. Configurer les postes et grilles de salaire
         ↓
2. Créer les fiches employés + contrats
         ↓
3. (Optionnel) Saisir les variables de paie du mois
         ↓
4. Créer une période de paie (mois/année)
         ↓
5. Calculer les bulletins
         ↓
6. Vérifier et valider les bulletins
         ↓
7. Enregistrer les paiements de salaire
         ↓
8. Éditer les rapports (récapitulatif, journal)

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10. Application Mobile

Tableau de bord RH

En ouvrant le sous-menu RH & Paie sur l'application mobile, un bandeau de statistiques affiche en temps réel :

• Nombre d'employés actifs
• Contrats à renouveler prochainement
• Masse salariale du mois en cours
• Salaires en attente de paiement

Gestion des périodes de paie

La liste des périodes de paie ouvre un récapitulatif de période complet :

• Brut total, retenues, net à payer
• Répartition par département
• Accès aux bulletins individuels

Le workflow complet est disponible directement depuis cette page :

Calculer les bulletins → Valider la période → Marquer payée

Chaque étape demande une confirmation et vérifie les permissions. Les périodes validées ou payées ne sont plus modifiables depuis l'application mobile.

Demandes de congé

Les employés et enseignants soumettent leurs demandes de congé directement depuis le module RH & Paie de l'application (type, dates, motif) et suivent leur statut en temps réel. → Voir Congés & Absences.

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Voir aussi

• Absences & Congés — permissions d'absence des élèves et circuit des congés
• Déclarations fiscales & sociales — retenues, CNSS, AMU et DNR calculées à partir des bulletins validés
• Assistant IA — interrogez la paie, les contrats et les soldes de congés en langage naturel
• Finances — les opérations financières générées par la paie y sont également enregistrées
• Rapports & Exports — vue d'ensemble de tous les rapports disponibles