Ressources Humaines

• 1. Employés
  • Créer une fiche employé
  • Fiche détaillée d'un employé
• 2. Postes
• 3. Grilles de Salaire
• 4. Contrats
  • Créer un contrat
• 5. Paie
  • 5.1 Périodes de paie
  • 5.2 Calculer les bulletins
  • 5.3 Variables de paie
  • 5.4 Bulletins de paie
  • 5.5 Paiements de salaire
• 6. Pointage (Heures)
  • 6.1 Depuis l'application mobile (auto-pointage)
  • 6.2 Depuis l'interface web (saisie administrative)
  • 6.3 Statuts de validation
  • 6.4 Suivi mensuel (fiche employé)
• 7. Rapports RH
  • Générer un rapport
• 8. Flux complet d'un cycle de paie
• Voir aussi

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Le module Ressources Humaines (RH) de Novacole couvre l'ensemble de la gestion du personnel : création des fiches employés, contrats, calcul automatique de la paie, pointage des heures pour le personnel rémunéré à l'heure, et édition des rapports.

Il est accessible depuis RH dans le menu principal (interface web et application mobile).

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1. Employés

Créer une fiche employé

1. Accédez à RH → Employés.
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Renseignez :
   • Nom et prénom
   • Matricule
   • Département (Enseignement, Administration, Support, Direction)
   • Poste (sélectionné depuis le référentiel des postes)
   • Date d'embauche, genre, contacts
   • Photo (optionnelle)
4. Validez.

Fiche détaillée d'un employé

Un clic sur une ligne ouvre la fiche complète qui regroupe, sous forme d'onglets :

Onglet	Contenu
Contrats	Historique des contrats, création d'un nouveau contrat
Bulletins de paie	Bulletins générés pour cet employé
Paiements de salaire	Historique des paiements enregistrés
Pointage	Relevé mensuel des heures pointées
Enseignant lié	Lien vers le profil enseignant si l'employé est aussi enseignant

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2. Postes

Les postes constituent le référentiel des intitulés de fonction de l'établissement.

1. RH → Postes
2. Cliquez sur Nouveau et saisissez le libellé du poste.
3. Assignez un poste à chaque employé depuis sa fiche.

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3. Grilles de Salaire

Les grilles de salaire définissent des barèmes de référence réutilisables lors de la création des contrats.

1. RH → Grilles de salaire
2. Créez une grille en saisissant le montant de base.
3. Associez-la à un contrat pour pré-remplir le salaire de base.

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4. Contrats

Un contrat est associé à un employé et définit les conditions de rémunération.

Créer un contrat

Depuis la fiche employé → onglet Contrats, cliquez sur Nouveau :

Champ	Description
Type	CDI, CDD, Stage, Freelance, etc.
Salaire de base	Montant mensuel brut
Heures de travail	Heures hebdomadaires contractuelles (utilisé pour calculer le taux horaire)
Date de début / fin	Période de validité du contrat
Statut	Actif, Expiré, Résilié

Taux horaire automatique

Pour les employés pointés à l'heure, le taux horaire est calculé automatiquement depuis le salaire de base et les heures hebdomadaires : taux = salaire_mensuel / (heures_hebdo × 52/12).

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5. Paie

Le cycle de paie se déroule en trois étapes : Période → Calcul des bulletins → Paiements.

5.1 Périodes de paie

Une période de paie représente un mois de traitement des salaires.

1. Accédez à RH → Paie → Périodes de paie.
2. Cliquez sur Nouveau et sélectionnez le mois et l'année.
3. La période est créée avec le statut Brouillon.

Cycle de vie d'une période :

Brouillon → En traitement → Validée → Payée

5.2 Calculer les bulletins

Depuis le résumé d'une période (clic sur la ligne) :

1. Cliquez sur Calculer les bulletins.
2. Novacole génère automatiquement un bulletin par employé actif, en appliquant les variables de paie (primes, retenues).
3. Le tableau de bord affiche : nombre de bulletins, brut total, retenues, net à payer, répartition par département.

5.3 Variables de paie

Les variables de paie permettent d'ajouter des primes ou des retenues ponctuelles avant le calcul.

1. RH → Paie → Variables de paie
2. Créez une variable en sélectionnant l'employé, le type (prime ou retenue), le montant et la période concernée.
3. Ces variables sont intégrées automatiquement lors du calcul des bulletins.

5.4 Bulletins de paie

Après calcul, les bulletins sont consultables dans RH → Bulletins de paie ou depuis la fiche de chaque employé.

États d'un bulletin :

État	Signification
🟡 Brouillon	Calculé, non validé
✅ Validé	Approuvé par l'administration
💰 Payé	Paiement enregistré

5.5 Paiements de salaire

Une fois les bulletins validés, enregistrez les paiements réels :

1. RH → Paie → Paiements de salaire
2. Créez un paiement en sélectionnant l'employé, le montant, la date et le mode de paiement.
3. Le paiement est relié au bulletin correspondant.

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6. Pointage (Heures)

Le module de pointage permet de suivre les entrées/sorties du personnel rémunéré à l'heure (enseignants vacataires, employés à temps partiel).

6.1 Depuis l'application mobile (auto-pointage)

Les employés et enseignants peuvent pointer eux-mêmes depuis l'app mobile :

1. Ouvrez le menu et appuyez sur Pointage.
2. Appuyez sur Pointer l'arrivée en arrivant — l'heure est enregistrée automatiquement.
3. En partant, appuyez sur Pointer le départ.
4. Le nombre d'heures et le montant dû sont calculés immédiatement.

INFO

Le taux horaire appliqué est issu du contrat actif de l'employé. Si aucun contrat n'est actif, le taux est 0.

6.2 Depuis l'interface web (saisie administrative)

L'administration peut créer ou corriger des pointages manuellement :

1. RH → Pointage
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Sélectionnez l'employé ou l'enseignant, la date, l'heure d'arrivée et de départ.
4. Le nombre d'heures et le montant sont calculés automatiquement à l'enregistrement.

6.3 Statuts de validation

Statut	Signification
⏳ En attente	Pointage créé, non validé
✅ Validé	Approuvé — sera intégré à la paie
❌ Rejeté	Refusé par l'administration

6.4 Suivi mensuel (fiche employé)

Depuis la fiche d'un employé → onglet Pointage :

• Sélectionnez le mois et l'année.
• Le tableau de bord affiche : jours pointés, heures totales, montant total, pointages validés / en attente.

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7. Rapports RH

Les rapports sont accessibles depuis Rapports → RH.

Rapport	Description
Bulletins de paie par période	Édition PDF de tous les bulletins d'une période sélectionnée
Récapitulatif de paie	Synthèse PDF (brut, retenues, net) par employé et par département
Journal des paiements de salaires	Liste des paiements effectués sur une plage de dates
Liste des employés	Répertoire complet du personnel actif
Contrats actifs	Liste des contrats en cours avec dates et montants

Générer un rapport

1. Accédez à Rapports → RH.
2. Cliquez sur la vignette du rapport souhaité.
3. Renseignez les filtres (période, plage de dates).
4. Cliquez sur Imprimer — le PDF est téléchargé automatiquement.

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8. Flux complet d'un cycle de paie

1. Configurer les postes et grilles de salaire
         ↓
2. Créer les fiches employés + contrats
         ↓
3. (Optionnel) Saisir les variables de paie du mois
         ↓
4. Créer une période de paie (mois/année)
         ↓
5. Calculer les bulletins
         ↓
6. Vérifier et valider les bulletins
         ↓
7. Enregistrer les paiements de salaire
         ↓
8. Éditer les rapports (récapitulatif, journal)

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Voir aussi

• Absences & Congés — gestion des demandes d'absence du personnel
• Finances — les opérations financières générées par la paie y sont également enregistrées
• Rapports & Exports — vue d'ensemble de tous les rapports disponibles