Routines Automatisées

• 0. Assistant de Configuration
• 1. Édition des Bulletins en Masse
  • Comment lancer la routine
  • Suivi en temps réel
• 2. Création des Évaluations en Masse
• 3. Création des Périodes en Masse
• 4. Génération des Emplois du Temps en Masse
• 5. Publication des Emplois du Temps en Masse
• Bonnes pratiques

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Les Routines sont des sequences d'opérations automatisées qui permettent à l'administration d'exécuter des tâches répétitives de fin de période en un seul clic, depuis l'application mobile.

Elles sont accessibles dans le menu Routines (application mobile, profil Administrateur).

Disponible sur l'application mobile uniquement

Les routines sont actuellement disponibles depuis l'application mobile Novacole (espace Administrateur ou Staff).

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0. Assistant de Configuration

Objectif : Configurer un nouvel établissement pas à pas, sans rien oublier.

Le menu Routines donne aussi accès à l'Assistant de configuration, un parcours guidé qui enchaîne toutes les étapes de mise en route :

Étape	Obligatoire
Années scolaires	✅
Périodes scolaires	✅
Classes	✅
Enseignants	—
Matières	—
Moyens de paiement	—
Types de dépense	—
Frais de scolarité	—
Modèles de bulletin	—
Personnalisation du bulletin	—

Une barre de progression indique les étapes confirmées. Vous pouvez interrompre l'assistant et le reprendre plus tard.

→ Voir aussi : Démarrage rapide et Configurations initiales.

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1. Édition des Bulletins en Masse

Objectif : Clôturer une période complète et générer automatiquement les bulletins pour toutes les classes sélectionnées.

Cette routine exécute 3 tâches séquentielles :

Étape 1 → Clôturer toutes les évaluations de la période
Étape 2 → Clôturer la période scolaire
Étape 3 → Générer les lots de bulletins pour chaque classe

Comment lancer la routine

1. Dans le menu, appuyez sur Routines.
2. Sélectionnez Édition des bulletins en masse.
3. Configurez les paramètres :
   • Degré : Collège ou Lycée
   • Période : sélectionnez la période à clôturer
   • Classes : sélectionnez une ou plusieurs classes (multi-sélection)
4. Appuyez sur Lancer la routine.

Suivi en temps réel

Une fois lancée, la progression s'affiche pour chaque tâche :

Icône	Statut
⭕	En attente
🔄	En cours d'exécution
✅	Succès
❌	Erreur

Si une tâche échoue, un message d'erreur est affiché. Vous pouvez corriger le problème et relancer.

Irréversible

La clôture d'une période et la clôture des évaluations sont des actions définitives. Les enseignants ne pourront plus modifier leurs notes après cela. Assurez-vous que toutes les notes sont saisies avant de lancer.

Bulletins déjà existants

Si des lots de bulletins existent déjà pour une classe et une période, ils seront mis à jour (et non dupliqués).

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2. Création des Évaluations en Masse

Objectif : Créer automatiquement les évaluations pour la prochaine période sur toutes les classes sélectionnées.

1. Dans Routines, appuyez sur Création des évaluations en masse.
2. Sélectionnez le degré, la période cible et les classes.
3. Lancez. Les évaluations sont créées et prêtes à être démarrées par l'administration.

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3. Création des Périodes en Masse

Objectif : Créer en une fois toutes les périodes (trimestres, semestres) d'une année scolaire.

1. Dans Routines, appuyez sur Création des périodes.
2. Configurez le type de période (Trimestre, Semestre, Bimestre), le degré et le nombre.
3. Lancez. Les périodes sont créées avec leurs numéros et les liens de succession entre elles.

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4. Génération des Emplois du Temps en Masse

Objectif : Générer automatiquement les emplois du temps pour plusieurs classes en une seule opération.

Prérequis

Les créneaux horaires doivent être configurés dans Configurations → Emploi du temps avant de lancer cette routine.

1. Dans Routines, appuyez sur Génération des emplois du temps.
2. Sélectionnez le degré et les classes cibles.
3. Lancez. Les emplois du temps sont générés pour chaque classe sélectionnée.

TIP

Les emplois du temps générés restent non publiés jusqu'à ce que vous lanciez la routine de publication ou que vous les publiiez manuellement.

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5. Publication des Emplois du Temps en Masse

Objectif : Rendre visibles les emplois du temps sur l'application mobile pour les élèves et enseignants.

1. Dans Routines, appuyez sur Publication des emplois du temps.
2. Sélectionnez les classes dont les emplois du temps sont prêts à être publiés.
3. Lancez. Les emplois du temps deviennent instantanément consultables sur mobile.

WARNING

Assurez-vous que les emplois du temps sont corrects avant de les publier. Toute modification après publication nécessite une nouvelle publication.

→ Voir aussi : Emplois du Temps

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Bonnes pratiques

Avant de lancer une routine

1. Vérifiez que toutes les notes ont été saisies par les enseignants.
2. Confirmez la période active dans Configurations.
3. Testez sur une classe unique avant de lancer sur tout l'établissement.