Routines Automatisées

Name: Novacole
Author: Novacole

Les Routines sont des séquences d'opérations automatisées qui permettent à l'administration d'exécuter des tâches répétitives en un seul clic, sur plusieurs classes à la fois.

Elles sont accessibles dans le menu Routines (application mobile, profil Administrateur ou Collaborateur).

Disponible sur l'application mobile uniquement

Les routines sont accessibles depuis l'application mobile Novacole (espace Administrateur ou Collaborateur). Certaines sont aussi pilotables en langage naturel via l'Assistant IA — voir Routines via l'Assistant IA.

Les deux familles de routines

Famille	Ce qu'elle fait	Réversible
🔍 Contrôle	Analyse et signale les problèmes. N'écrit rien.	Sans objet — lecture seule
⚙️ Traitement	Crée, affecte, clôture ou envoie en masse.	Selon la routine (voir chaque fiche)

Les routines de contrôle sont conçues pour être lancées avant la routine de traitement correspondante. C'est le réflexe à prendre : contrôler, corriger, puis exécuter.

Lire un rapport de contrôle

Les routines de contrôle classent leurs constats en deux niveaux :

Niveau	Signification	Conséquence
🔴 Bloquant	Fausse le résultat (moyenne, rang, bulletin)	À corriger impérativement avant de lancer le traitement
🟠 Avertissement	Dégrade la lisibilité ou signale un oubli	Le traitement peut être lancé, le résultat sera incomplet

Le verdict global est « Prêt » uniquement lorsqu'aucun constat bloquant ne subsiste.

Aperçu avant écriture

Plusieurs routines de traitement fonctionnent d'abord en mode aperçu : elles annoncent ce qu'elles créeraient sans rien enregistrer. Vous relancez ensuite pour appliquer. C'est le cas des Échéanciers de scolarité et de l'Affectation des enseignants.

Suivi en temps réel

Une fois une routine lancée, la progression s'affiche pour chaque tâche :

Icône	Statut
⭕	En attente
🔄	En cours d'exécution
✅	Succès
❌	Erreur

Si une tâche échoue, un message d'erreur est affiché. Corrigez le problème et relancez : les routines sont idempotentes, les éléments déjà en place sont ignorés (comptés comme « ignorés ») et jamais dupliqués.

Assistant de Configuration

Objectif : Configurer un nouvel établissement pas à pas, sans rien oublier.

Le menu Routines donne accès à l'Assistant de configuration, un parcours guidé qui enchaîne toutes les étapes de mise en route :

Étape	Obligatoire
Années scolaires	✅
Périodes scolaires	✅
Classes	✅
Enseignants	—
Matières	—
Moyens de paiement	—
Types de dépense	—
Frais de scolarité	—
Modèles de bulletin	—
Personnalisation du bulletin	—

Une barre de progression indique les étapes confirmées. Vous pouvez interrompre l'assistant et le reprendre plus tard.

→ Voir aussi : Démarrage rapide et Configurations initiales.

Routines de rentrée

Les quatre routines à enchaîner en début d'année, dans cet ordre.

Création des périodes

Objectif : Créer en une fois toutes les périodes d'évaluation de l'année scolaire.

Dans Routines, appuyez sur Création des périodes.
Sélectionnez le ou les degrés concernés (Primaire, Collège, Lycée).
Lancez.

Les périodes sont créées avec leurs numéros, leurs dates et les liens de succession entre elles :

Degré	Périodes créées
Primaire	3 trimestres
Collège	3 trimestres
Lycée	2 semestres

Périodes déjà existantes

Les périodes déjà créées sont ignorées, jamais dupliquées. Vous pouvez relancer la routine sans risque après avoir ajouté un degré.

Ajuster les dates

La routine positionne des dates par défaut. Ajustez-les ensuite depuis Configurations → Périodes si votre calendrier diffère.

Une autre structure de périodes ?

La routine applique le découpage standard ci-dessus. Si votre établissement fonctionne en bimestres ou avec un nombre de périodes différent, demandez-le à l'Assistant IA — « Crée 5 bimestres pour le primaire. »

Affectation des enseignants

Objectif : Affecter un enseignant à plusieurs matières en une seule opération.

Dans Routines, appuyez sur Affectation des enseignants.
La routine liste d'abord toutes les matières encore sans enseignant — c'est l'aperçu, rien n'est écrit.
Choisissez un enseignant, cochez les matières à lui attribuer, puis appliquez.

Répétez l'opération enseignant par enseignant jusqu'à ce que la liste soit vide.

Une matière sans enseignant bloque la fin de période

Une matière sans enseignant est signalée par le Contrôle avant bulletins : personne ne peut saisir ses notes, et personne ne sera relancé si elles manquent.

Emplois du temps

Objectif : Générer puis publier les emplois du temps de plusieurs classes en une fois.

Dans Routines, appuyez sur Emplois du temps.
Sélectionnez les classes concernées.
Choisissez le mode de génération :

Mode	Fonctionnement
Algorithme	Placement automatique par contraintes (disponibilités, volumes horaires). Rapide et déterministe.
Intelligence artificielle	Génération assistée par IA, plus souple sur les cas complexes.

Activez Publier après génération si vous voulez enchaîner directement, ou laissez désactivé pour relire les brouillons avant publication.

Génération en arrière-plan

La génération se poursuit en arrière-plan : vous pouvez quitter l'écran. Le résultat apparaît dans l'emploi du temps de chaque classe une fois terminé.

La publication remplace l'existant

Publier remplace les emplois du temps déjà publiés des classes sélectionnées par les brouillons. Vérifiez les brouillons avant de publier.

→ Voir Emplois du Temps.

Échéanciers de scolarité

Objectif : Réparer les inscriptions qui n'ont pas d'échéancier de frais.

Normalement, l'échéancier de scolarité d'un élève est créé automatiquement à son inscription. Il arrive qu'il manque — inscription enregistrée avant que le tarif du niveau ne soit défini, par exemple. Ces élèves n'apparaissent alors dans aucun suivi d'impayés.

Dans Routines, appuyez sur Échéanciers de scolarité.
Sélectionnez les classes (ou laissez vide pour toute l'école).
La routine affiche d'abord un aperçu : nombre d'inscriptions sans échéancier, et classes dont le niveau n'a aucun tarif défini.
Corrigez les tarifs manquants si nécessaire, puis appliquez.

Classes sans tarif

Une classe listée comme « sans tarif » ne peut pas être traitée : définissez d'abord le tarif du niveau dans Frais scolaires, puis relancez.

Routines du cycle des périodes

Création des évaluations

Objectif : Créer automatiquement les évaluations d'une période sur toutes les classes sélectionnées.

Dans Routines, appuyez sur Création des évaluations.
Sélectionnez la période cible et les classes.
Lancez.

Trois évaluations sont créées, reprenant la trame la plus courante :

Évaluation	Type
Interrogation	Évaluation de classe
Devoir	Évaluation de classe
Composition	Composition

Elles sont créées fermées : c'est à l'administration de les démarrer au moment voulu pour ouvrir la saisie aux enseignants.

Évaluations déjà existantes

Si une évaluation portant un nom similaire existe déjà sur la période, elle est ignorée. Vous pouvez relancer sans créer de doublon.

Contrôle avant bulletins

Objectif : Vérifier qu'une période est prête avant de l'éditer — sans rien clôturer.

C'est la routine à lancer systématiquement avant l'Édition des lots de bulletin, qui est irréversible.

Dans Routines, appuyez sur Contrôle avant bulletins.
Sélectionnez la période et les classes.
Lancez. Le rapport s'affiche, classé par gravité.

Ce qui est contrôlé :

Constat	Niveau	Pourquoi
Notes manquantes	🔴 Bloquant	La moyenne et le rang seraient faussés
Matière sans coefficient	🔴 Bloquant	La matière sort silencieusement du calcul de la moyenne
Aucune évaluation sur la période	🔴 Bloquant	Aucun bulletin ne peut être construit
Évaluation encore ouverte	🟠 Avertissement	La saisie n'est pas terminée
Matière sans enseignant	🟠 Avertissement	Personne ne peut saisir les notes
Classe sans professeur titulaire	🟠 Avertissement	Le bulletin sortira sans signataire
Classe sans élève	🟠 Avertissement	Classe vide, probablement une erreur de saisie

Relancer les enseignants en retard

Si le contrôle signale des notes manquantes, demandez à l'Assistant IA de relancer les enseignants concernés — voir Routines via l'Assistant IA.

Edition des lots de bulletin

Objectif : Clôturer une période complète et générer automatiquement les bulletins pour toutes les classes sélectionnées.

Cette routine exécute 3 tâches séquentielles :

Étape 1 → Clôturer toutes les évaluations de la période
Étape 2 → Clôturer la période scolaire
Étape 3 → Générer les lots de bulletins pour chaque classe

Comment lancer la routine

Dans le menu, appuyez sur Routines.
Sélectionnez Edition des lots de bulletin.
Configurez les paramètres :
- Degré : Primaire, Collège ou Lycée
- Période : sélectionnez la période à clôturer
- Classes : sélectionnez une ou plusieurs classes (multi-sélection)
Appuyez sur Lancer la routine.

Irréversible

La clôture d'une période et la clôture des évaluations sont des actions définitives. Les enseignants ne pourront plus modifier leurs notes après cela.

Lancez d'abord le Contrôle avant bulletins et corrigez tous les constats bloquants.

Bulletins déjà existants

Si des lots de bulletins existent déjà pour une classe et une période, ils seront mis à jour (et non dupliqués).

Diffusion des bulletins

Objectif : Prévenir les parents que le bulletin de leurs enfants est disponible, avec la moyenne obtenue — une seule notification par parent, couvrant tous ses enfants.

L'édition des lots de bulletin notifie déjà les notes hautes et basses par évaluation, mais jamais le bulletin lui-même : sans cette routine, les familles doivent venir le demander.

Dans Routines, appuyez sur Diffusion des bulletins.
Sélectionnez la période et, en option, les classes.
Choisissez les destinataires (voir ci-dessous).
Lancez un aperçu, puis confirmez l'envoi.

Destinataires :

Option	Qui reçoit l'avis
Toutes les familles	Tout parent dont l'enfant a un bulletin sur la période — comportement par défaut
Montant réglé	Seulement les familles ayant payé au moins un montant donné, en FCFA
Pourcentage réglé	Seulement les familles ayant réglé au moins X % du montant dû — calculé par élève, jamais sur le total de l'école

Les bulletins écartés par le seuil apparaissent nommément dans l'aperçu (payé / dû), pour que vous sachiez qui recontacter autrement.

Réservé au module Finance

Le filtre par règlement n'apparaît que si le module Finance est actif pour l'école : sans lui, aucune opération de frais n'est à jour et le seuil n'aurait aucune base de calcul. Sans le module, la diffusion reste disponible pour toutes les familles.

Routines de fin d'année

Certificats par classe

Objectif : Éditer les certificats de scolarité ou de réussite pour des classes entières.

Dans Routines, appuyez sur Certificats par classe.
Choisissez le type de certificat :
- Certificat de scolarité : atteste l'inscription de l'élève
- Certificat de réussite : atteste l'admission en fin d'année
Sélectionnez les classes, puis lancez.

Le document généré regroupe tous les élèves des classes sélectionnées et se télécharge en fin de traitement.

→ Voir Rapports & Exports.

Fin d'année scolaire

Objectif : Contrôler l'année, puis la clôturer.

Cette routine combine un contrôle et une action :

Dans Routines, appuyez sur Fin d'année scolaire.
Lancez le contrôle. Le rapport s'affiche.
Si le verdict est « Prêt », le bouton de clôture devient accessible. Une confirmation est demandée.

Ce qui est contrôlé :

Constat	Niveau	Pourquoi
Période non clôturée	🔴 Bloquant	Les notes de la période resteraient modifiables
Évaluations encore ouvertes	🔴 Bloquant	La saisie n'est pas terminée
Classe sans lot de bulletins	🔴 Bloquant	Des élèves n'auraient jamais eu de bulletin
Aucune période sur l'année	🟠 Avertissement	Année probablement jamais utilisée
Frais impayés	🟠 Avertissement	Le recouvrement restera à traiter après la clôture

Clôture définitive

La clôture de l'année verrouille la saisie sur l'ensemble de l'exercice. Les frais impayés signalés ne disparaissent pas : ils devront être traités hors du cycle normal.

Routines via l'Assistant IA

Neuf routines s'exécutent en conversation avec l'Assistant IA, sur web comme sur mobile. Comme toute action de l'assistant, celles qui écrivent présentent un aperçu et n'agissent qu'après votre confirmation explicite.

Contrôles (lecture seule)

Routine	À quoi ça sert	Qui peut la lancer
Contrôle avant bulletins	Même rapport que la routine mobile, en langage naturel	Administrateur, Collaborateur
Contrôle avant rentrée	Année précédente non clôturée, niveaux sans tarif, classes sans matière	Administrateur, Collaborateur
Contrôle avant la paie	Contrats en brouillon ou expirés, salaires à zéro, budget insuffisant	Administrateur
Scan des doublons d'élèves	Détecte les fiches enregistrées deux fois	Administrateur, Collaborateur

Traitements (avec confirmation)

Routine	À quoi ça sert	Qui peut la lancer
Relance des enseignants	Notifie les enseignants qui n'ont pas fini leur saisie	Administrateur, Collaborateur
Diffusion des bulletins	Prévient les parents que le bulletin est disponible, en option seulement les familles à jour d'un règlement	Administrateur, Collaborateur
Recouvrement des impayés	Relance les familles selon un palier d'escalade	Administrateur
Réconciliation financière	Recalcule les soldes et le budget après une saisie de masse	Administrateur
Rentrée scolaire	Ouvre l'année, clone la précédente, crée périodes et échéanciers	Administrateur

« Est-ce que le 2e trimestre est prêt pour les bulletins ? »« Relance les enseignants qui n'ont pas terminé leurs notes du 1er trimestre. »« Préviens les familles à jour de leurs frais que le bulletin du T1 est disponible. »« Relance les familles qui doivent plus de 50 000 F, en mise en demeure. »« Les chiffres du tableau de bord semblent faux, recalcule les soldes. »

→ Voir le guide complet de l'Assistant IA.

Recouvrement : les trois paliers

La routine de recouvrement gradue le ton du message selon le palier demandé :

Palier	Ton du message
Rappel	Neutre — signale simplement le solde restant dû
Relance	Ferme — rappelle les précédents rappels restés sans effet
Mise en demeure	Formel — demande une régularisation sans délai

Dans tous les cas, l'assistant affiche d'abord la liste nominative des familles, le total à recouvrer et le nombre de familles sans compte parent — celles-là ne recevront rien et devront être contactées autrement.

Différent de la relance mensuelle automatique

Novacole envoie déjà, une fois par mois, un rappel neutre à toutes les familles ayant un solde. La routine de recouvrement s'y ajoute : elle est déclenchée par vous, ciblée par classe, avec un seuil et un palier de votre choix.

Diffusion des bulletins : cibler par règlement

Comme sur mobile (voir Diffusion des bulletins), l'assistant peut restreindre l'annonce aux familles à jour d'un montant ou d'un pourcentage réglé — demandez-le simplement en langage naturel, avec le montant ou le pourcentage voulu. Le pourcentage est toujours calculé sur le dû de chaque élève, jamais sur le total de l'école. Nécessite le module Finance actif ; sans lui, l'assistant diffuse à toutes les familles et le signale.

Routines réservées au chef d'établissement

Quatre routines engagent de l'argent ou ouvrent un exercice. Elles sont visibles dans le menu Routines du seul profil Administrateur — un Collaborateur ne les voit pas :

Routine	Objet
Rentrée scolaire	Contrôle, ouverture de l'année et clonage, puis périodes et échéanciers
Recouvrement des impayés	Relance graduée des familles ayant un reste à payer
Réconciliation financière	Recalcule soldes et budget après une saisie de masse
Cycle de paie	Contrôle puis calcule tous les bulletins de paie d'une période
Verrouillage du mois comptable	Valide les brouillons puis verrouille la période

Verrouillage du mois : module Comptabilité requis

L'entrée reste grisée tant que le module Comptabilité n'est pas activé pour l'établissement.

Ce que les routines ne font jamais

Trois actes engagent trop pour être automatisés et restent des décisions explicites, écran par écran :

la validation d'une période de paie — elle déclenche les écritures de finance, les déclarations fiscales et les écritures comptables ;
la clôture d'un exercice comptable — elle produit l'écriture de résultat et les à-nouveaux de l'exercice suivant ;
la fusion de deux fiches d'élève — elle repointe une dizaine de collections et n'est pas réversible.

Les routines vont jusqu'à la porte de ces actions, et s'arrêtent là.

Qui peut lancer une routine

Les routines agissent en masse : elles sont réservées aux profils Administrateur et Collaborateur de l'établissement. Un enseignant ou un parent n'y a jamais accès, même sur un établissement disposant de la fonctionnalité.

Cinq d'entre elles vont plus loin et sont réservées au seul profil Administrateur — voir Routines réservées au chef d'établissement : rentrée scolaire, recouvrement, réconciliation financière, cycle de paie et verrouillage du mois comptable.

Bonnes pratiques

Avant de lancer une routine

Lancez d'abord la routine de contrôle correspondante quand elle existe (Contrôle avant bulletins, Fin d'année scolaire).
Vérifiez que toutes les notes ont été saisies par les enseignants.
Confirmez la période active dans Configurations.
Testez sur une classe unique avant de lancer sur tout l'établissement.

Routines Automatisées ​

Les deux familles de routines ​

Lire un rapport de contrôle ​

Aperçu avant écriture ​

Suivi en temps réel ​

Assistant de Configuration ​

Routines de rentrée ​

Création des périodes ​

Affectation des enseignants ​

Emplois du temps ​

Échéanciers de scolarité ​

Routines du cycle des périodes ​

Création des évaluations ​

Contrôle avant bulletins ​

Edition des lots de bulletin ​

Comment lancer la routine ​

Diffusion des bulletins ​

Routines de fin d'année ​

Certificats par classe ​

Fin d'année scolaire ​

Routines via l'Assistant IA ​

Contrôles (lecture seule) ​

Traitements (avec confirmation) ​

Recouvrement : les trois paliers ​

Diffusion des bulletins : cibler par règlement ​

Routines réservées au chef d'établissement ​

Qui peut lancer une routine ​

Bonnes pratiques ​

Voir aussi ​