Premiers pas

• Création d'un compte
• Rejoindre un établissement
• Se connecter
  • Mot de passe oublié
• Création d'une école
• Création d'une année scolaire
  • Sur l'interface web
  • Sur l'application mobile
• Sélectionner le contexte de travail
• Tour du tableau de bord
• Et ensuite ?

Création d'un compte

Avant de commencer, créez un compte Novacole via le formulaire d'inscription : nom, adresse email et/ou numéro de téléphone, mot de passe.

Une fois inscrit, vous pourrez vous connecter via l'interface d'administration web ou l'application mobile, avec les mêmes identifiants.

ATTENTION

La création d'un compte ne vous donne pas automatiquement accès aux données d'un établissement. Vous devez soit créer votre propre école, soit être invité par l'administrateur d'une école existante (voir Utilisateurs & Rôles), soit demander à rejoindre un établissement (voir ci-dessous).

Rejoindre un établissement

Si vous venez de créer un compte et n'êtes rattaché à aucune école, l'application vous propose, dès l'accueil, de rejoindre un établissement — utile quand vous êtes enseignant ou parent d'une école déjà présente sur Novacole et que personne ne vous a encore invité. Les profils de gestion (collaborateur, administrateur) ne se demandent pas ainsi : ils sont attribués uniquement sur invitation de l'administration de l'école.

1. Depuis la bannière d'accueil « Vous n'êtes rattaché à aucun établissement », ou depuis Profil → Rejoindre un établissement, ouvrez Nouvelle demande.
2. Recherchez l'établissement par son nom ou sa ville, puis sélectionnez-le.
3. Choisissez le profil demandé (enseignant ou parent) et, au besoin, ajoutez un court message à l'attention de l'administration.
4. Envoyez la demande.

L'administration de l'établissement reçoit une notification et accepte ou refuse votre demande. À l'acceptation, vous êtes automatiquement rattaché à l'établissement avec le profil demandé et vous pouvez alors choisir votre année scolaire. En cas de refus, le motif vous est communiqué.

Chaque demande affiche son statut dans Rejoindre un établissement ; tant qu'elle est en attente, vous pouvez la relancer ou l'annuler. Vous ne pouvez pas avoir plus de 3 demandes en attente à la fois, et après 2 refus d'un même établissement en 30 jours, rapprochez-vous-en directement.

TIP

Pour être rattaché à l'établissement de votre enfant, utilisez plutôt Rattacher un enfant — voir le guide du parent.

Se connecter

1. Rendez-vous sur web.novacole.com (ou ouvrez l'application mobile).
2. Saisissez votre email ou numéro de téléphone et votre mot de passe.
3. À la première connexion, sélectionnez l'école et le profil avec lesquels vous souhaitez travailler (voir plus bas).

Mot de passe oublié

Depuis l'écran de connexion, cliquez sur Mot de passe oublié. La réinitialisation se fait en deux étapes :

1. Demander un code : choisissez le canal (email ou téléphone/SMS), saisissez votre identifiant et validez. Un code numérique vous est envoyé.
2. Définir le nouveau mot de passe : saisissez le code reçu, puis votre nouveau mot de passe (8 caractères minimum) et sa confirmation.

TIP

Si vous ne recevez pas le code par email, vérifiez votre dossier spam, ou recommencez avec le canal SMS.

Création d'une école

En tant que responsable, vous pouvez créer votre propre établissement directement depuis l'interface d'administration :

1. Accédez à votre profil en cliquant sur votre photo (en haut à droite).
2. Allez dans l'onglet MES ÉCOLES.
3. Cliquez sur le bouton Nouveau.
4. Remplissez et soumettez le formulaire.

Vous devenez automatiquement administrateur de cette école.

Note

Vous pouvez gérer plusieurs écoles avec un seul compte. Pour passer de l'une à l'autre, consultez la section "Sélectionner le contexte de travail" ci-dessous.

Non disponible sur mobile

La création d'un nouvel établissement se fait uniquement depuis l'interface web. L'application mobile ne propose pas ce formulaire — un compte sans école y affiche seulement les options Rejoindre un établissement / Rattacher un enfant (voir ci-dessus).

Création d'une année scolaire

Avant de débuter toute activité, il est indispensable de définir une année scolaire :

Sur l'interface web

1. Allez dans Configurations → Activité scolaire, onglet Années scolaires.
2. Cliquez sur Nouveau, complétez les informations et validez.
3. Depuis la liste, cliquez sur Démarrer pour activer l'année.

Sur l'application mobile

1. Ouvrez le menu Config de l'accueil administrateur/staff → Années scolaires.
2. Appuyez sur +, complétez les informations et validez.
3. Sur la ligne de l'année créée, appuyez sur Démarrer l'année scolaire pour l'activer.

Vous êtes maintenant prêt à gérer les activités de votre établissement ! Pour la suite de la configuration (périodes, classes, frais), voir Paramètres de l'école ou le workflow complet 📋 Préparer la rentrée de A à Z.

Sélectionner le contexte de travail

Novacole étant multi-écoles et multi-années, vous devez toujours vous assurer de travailler dans le bon contexte :

• Changer d'établissement (et de profil) : Cliquez sur le nom de l'établissement actuel dans la barre d'entête (ou sur [Sélectionner une école]). Choisissez l'établissement souhaité et sélectionnez votre rôle (Administrateur, Enseignant, etc.).

• Changer d'année scolaire : Cliquez sur l'année actuelle (ou [Sélectionner une année scolaire]) dans la barre du haut et sélectionnez l'année de votre choix.

Réflexe essentiel

L'école, le profil et l'année scolaire sélectionnés déterminent tout ce que vous voyez et saisissez. Avant de chercher une donnée « manquante », vérifiez d'abord votre contexte : c'est la cause n°1 des écrans vides.

Tour du tableau de bord

Une fois connecté en tant qu'administrateur, le Tableau de bord vous accueille avec :

• Analytique : effectifs, répartition par classe, statistiques d'assiduité.
• Financier : encaissements du jour, impayés, évolution des recettes.
• Calendrier : événements et échéances à venir.

Le suivi budgétaire et le tableau de bord RH ont leur propre écran, accessibles respectivement depuis les menus Budget et RH & Paie de la barre latérale.

La barre latérale donne accès à tous les modules — elle s'adapte à votre rôle. La barre d'entête regroupe le sélecteur d'école/année, les notifications et votre profil.

Et ensuite ?

Vous êtes…	Commencez par…
Administrateur d'une nouvelle école	📋 Préparer la rentrée de A à Z
Administrateur invité sur une école existante	Votre quotidien d'administrateur
Enseignant	Votre quotidien d'enseignant
Parent	Votre quotidien de parent et le guide mobile
Élève	Votre quotidien d'élève — accès pas encore ouvert