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Frais scolaires & Articles ​

Avant toute inscription, définissez vos grilles tarifaires : c'est ce paramétrage qui permet à Novacole de générer automatiquement les frais dus par chaque élève au moment de son inscription, sans aucune saisie comptable manuelle.

Configurer les frais par niveau ​

  1. Allez dans Configurations → Finance, onglet Inscription et études.
  2. Sélectionnez un niveau (ex. : CP, 6ème, Terminale) — et la série le cas échéant (ex. : Terminale A4, Terminale D).
  3. Renseignez pour chaque niveau :
ChampDescription
Frais d'inscriptionMontant unique dû à l'inscription (ou réinscription)
Frais de scolarité — FillesÉcolage annuel appliqué aux filles
Frais de scolarité — GarçonsÉcolage annuel appliqué aux garçons
Frais d'assuranceMontant annuel unique, appliqué à chaque réinscription comme l'écolage
  1. Cliquez sur Enregistrer, puis répétez pour chaque niveau.

Tarifs différenciés filles / garçons

Novacole permet un écolage distinct par genre, pratique courante lorsque les politiques d'encouragement à la scolarisation des filles prévoient des tarifs réduits. Si votre école applique un tarif unique, saisissez simplement le même montant dans les deux champs.

À faire AVANT les inscriptions

Si vous inscrivez des élèves alors que les montants ne sont pas configurés, leurs opérations financières seront créées avec des montants nuls ou manquants. Configurez d'abord, inscrivez ensuite. C'est l'ordre suivi par l'Assistant de configuration et le workflow 📋 Préparer la rentrée.

Ce que cette configuration déclenche ​

À chaque inscription d'élève, Novacole crée automatiquement :

  • une opération Frais d'inscription (visible dans Finances → Frais de scolarité → Frais d'inscription), uniquement pour une nouvelle inscription ;
  • une opération Frais d'étude au montant annuel du niveau, selon le genre de l'élève (visible dans Finances → Frais de scolarité → Frais d'étude) ;
  • une opération Frais d'assurance au montant annuel du niveau, à chaque réinscription comme l'écolage (visible dans Finances → Frais de scolarité → Frais d'assurance).

Les paiements sont ensuite encaissés au fil de l'année, en une ou plusieurs fois — voir Frais scolaires & Paiements et le workflow 📋 Encaisser un paiement.

Remises et cas particuliers ​

Les situations individuelles (bourse, enfant d'enseignant, gratuité partielle…) ne se configurent pas dans la grille : elles s'appliquent au cas par cas sur l'opération financière de l'élève.

  1. Ouvrez l'opération concernée dans Finances → Frais de scolarité.
  2. Dans le menu d'options, cliquez sur Remise.
  3. Saisissez le montant de la réduction : le solde dû de l'élève est recalculé.

Catalogue d'articles ​

Si votre école vend des uniformes, fournitures ou manuels, créez votre catalogue (web ou mobile) :

  1. Allez dans Finances → Vente d'articles → Catalogue d'articles.
  2. Cliquez sur Nouveau et créez chaque article avec son prix et, si vous voulez suivre les quantités disponibles, son stock (facultatif).

Stock optionnel

Laissez le stock vide pour un article dont vous ne suivez pas les quantités. Dès qu'une valeur est renseignée, Novacole la décrémente automatiquement à chaque vente, bloque la vente si la quantité demandée dépasse le disponible, et affiche un badge Rupture ou Stock faible sur l'article concerné.

Les ventes se font depuis ce même écran (ajout au panier), avec un rattachement optionnel à un élève. L'historique est consultable dans Finances → Vente d'articles → Vente d'articles scolaires : chaque vente est automatiquement comptabilisée dans vos recettes. → Voir Frais scolaires & Paiements.

Et ensuite ? ​

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