Frais scolaires & Articles
Avant toute inscription, définissez vos grilles tarifaires : c'est ce paramétrage qui permet à Novacole de générer automatiquement les frais dus par chaque élève au moment de son inscription, sans aucune saisie comptable manuelle.
Configurer les frais par niveau
- Allez dans
Configurations → Inscription et études. - Sélectionnez un niveau (ex. : CP, 6ème, Terminale) — et la série le cas échéant (ex. : Terminale A4, Terminale D).
- Renseignez pour chaque niveau :
| Champ | Description |
|---|---|
| Frais d'inscription | Montant unique dû à l'inscription (ou réinscription) |
| Frais de scolarité — Filles | Écolage annuel appliqué aux filles |
| Frais de scolarité — Garçons | Écolage annuel appliqué aux garçons |
- Cliquez sur
Enregistrer, puis répétez pour chaque niveau.
Tarifs différenciés filles / garçons
Novacole permet un écolage distinct par genre, pratique courante lorsque les politiques d'encouragement à la scolarisation des filles prévoient des tarifs réduits. Si votre école applique un tarif unique, saisissez simplement le même montant dans les deux champs.
À faire AVANT les inscriptions
Si vous inscrivez des élèves alors que les montants ne sont pas configurés, leurs opérations financières seront créées avec des montants nuls ou manquants. Configurez d'abord, inscrivez ensuite. C'est l'ordre suivi par l'Assistant de configuration et le workflow 📋 Préparer la rentrée.
Ce que cette configuration déclenche
À chaque inscription d'élève, Novacole crée automatiquement :
- une opération Frais d'inscription (visible dans
Finances → Frais de scolarité → Frais d'inscription) ; - une opération Frais d'étude au montant annuel du niveau, selon le genre de l'élève (visible dans
Finances → Frais de scolarité → Frais d'étude).
Les paiements sont ensuite encaissés au fil de l'année, en une ou plusieurs fois — voir Frais scolaires & Paiements et le workflow 📋 Encaisser un paiement.
Remises et cas particuliers
Les situations individuelles (bourse, enfant d'enseignant, gratuité partielle…) ne se configurent pas dans la grille : elles s'appliquent au cas par cas sur l'opération financière de l'élève.
- Ouvrez l'opération concernée dans
Finances → Frais de scolarité. - Dans le menu d'options, cliquez sur
Remise. - Saisissez le montant de la réduction : le solde dû de l'élève est recalculé.
Catalogue d'articles
Plan Essentiel requis pour la vente d'articles.
Si votre école vend des uniformes, fournitures ou manuels, créez votre catalogue :
- Allez dans
Finances → Vente d'articles → Catalogue d'articles. - Cliquez sur
Nouveauet créez chaque article avec son prix et son stock.
Les ventes s'enregistrent ensuite dans Finances → Vente d'articles → Vente d'articles scolaires : l'opération est automatiquement comptabilisée dans vos recettes. → Voir Frais scolaires & Paiements.
Et ensuite ?
- Méthodes de paiement & Portefeuille — pour définir les modes de règlement acceptés.
- Inscriptions & Réinscriptions — les frais se génèrent désormais tout seuls.
- 📋 Préparer la rentrée de A à Z — la checklist complète.