Déclarations Fiscales & Sociales

• 1. Profil fiscal
• 2. Déclarations mensuelles
  • Générer les déclarations d'une période
  • Anomalies
  • Cycle de vie d'une déclaration
  • Télécharger les documents
• 3. DNR — Déclaration Nominative de Rémunérations
  • Générer une DNR
• 4. Échéancier fiscal
  • Rappels automatiques
• Depuis l'application mobile
• Voir aussi

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Le module Fiscalité calcule et prépare automatiquement, à partir des bulletins de paie validés, les déclarations à déposer auprès de l'OTR (Office Togolais des Recettes) et de la CNSS (Caisse Nationale de Sécurité Sociale) : retenues sur salaires, cotisations CNSS et AMU, et déclaration nominative semestrielle.

Il est accessible depuis RH & Paie → Déclarations fiscales dans le menu principal (interface web et application mobile).

Activation par le support

Le calcul automatique des retenues fiscales et sociales doit être activé par le support Novacole pour votre école, après validation de votre profil fiscal (NIF, numéro employeur CNSS). Tant qu'il n'est pas activé, le module reste invisible — cela n'affecte en rien le reste de la paie.

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1. Profil fiscal

Le profil fiscal décrit votre établissement au regard de la fiscalité togolaise. Il est configuré une fois, généralement avec l'aide du support Novacole.

RH & Paie → Déclarations fiscales → Profil fiscal affiche :

Champ	Description
NIF	Numéro d'identification fiscale de l'école
Forme juridique	Société, association, confessionnel ou autre — détermine le régime applicable
Régime d'imposition	Ex. réel simplifié
Assujetti à la TVA	Coché si votre école facture des activités annexes taxables (l'enseignement lui-même est exonéré de TVA)
N° employeur CNSS	Numéro d'immatriculation employeur auprès de la CNSS
Centre des impôts	Centre de rattachement
Système comptable	Normal ou SMT (Système Minimal de Trésorerie)

TIP

Ce profil est en lecture seule pour l'école cliente le plus souvent : contactez le support Novacole pour toute correction (NIF, numéro CNSS…), en particulier avant l'activation initiale du module.

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2. Déclarations mensuelles

Une fois une période de paie validée (voir Ressources humaines), trois déclarations mensuelles peuvent être générées automatiquement :

Déclaration	Contenu
Retenues sur salaires	IRPP retenu à la source + TCS (taxe complémentaire sur salaires) par salarié, et TS (taxe sur salaires) à la charge de l'employeur
CNSS	Cotisations salariales et patronales (pensions, prestations familiales, risques professionnels)
AMU	Cotisation Assurance Maladie Universelle, part salariale et patronale

Générer les déclarations d'une période

1. Depuis le résumé d'une période de paie validée, cliquez sur Générer les déclarations fiscales.
2. Novacole calcule les 3 déclarations à partir des bulletins validés.
3. Ouvrez chaque déclaration depuis RH & Paie → Déclarations fiscales → Déclarations pour vérifier les totaux et les éventuelles anomalies.

Anomalies

Une déclaration signale automatiquement :

• un salarié sans NIF renseigné (bloque la déclaration Retenues sur salaires) ;
• un salarié sans numéro CNSS renseigné (bloque CNSS et AMU) ;
• un salaire brut inférieur au SMIG.

Anomalies bloquantes

Une déclaration ne peut pas être validée tant que subsiste une anomalie bloquante. Corrigez la donnée en cause sur la fiche employé, puis régénérez la déclaration depuis la période de paie.

Cycle de vie d'une déclaration

Brouillon → Calculée → Validée → Déposée → Payée

Étape	Action	Effet
Calculée	Automatique à la génération	Montants recalculables tant que non validée
Validée	Bouton Valider	Montants verrouillés — toute correction ultérieure nécessite une rectificative
Déposée	Bouton Marquer déposée	Saisissez le numéro de reçu / accusé de dépôt obtenu sur le portail OTR ou CNSS
Payée	Bouton Marquer payée	Une fois le règlement effectué

Dépôt manuel

Novacole ne dépose pas la déclaration à votre place sur les portails OTR/CNSS (aucune API publique de télédéclaration n'existe à ce jour) : téléchargez le document, déposez-le vous-même, puis saisissez le numéro de reçu obtenu.

Télécharger les documents

Depuis le détail d'une déclaration, deux boutons permettent de télécharger un document prêt à l'appui du dépôt :

• Télécharger le PDF : document imprimable avec le détail par salarié et les totaux.
• Télécharger Excel : même contenu au format tableur.

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3. DNR — Déclaration Nominative de Rémunérations

La DNR est une déclaration semestrielle exigée par la CNSS, distincte des 3 déclarations mensuelles : elle récapitule, par salarié, les rémunérations totales versées sur tout le semestre.

• Dépôt en janvier : couvre le 2ᵉ semestre de l'année écoulée (juillet à décembre).
• Dépôt en juillet : couvre le 1ᵉʳ semestre en cours (janvier à juin).

Générer une DNR

1. Depuis RH & Paie → Déclarations fiscales → Déclarations (interface web), cliquez sur Générer la DNR.
2. Indiquez l'année et le semestre (ex. 2026-1 pour le 1ᵉʳ semestre 2026).
3. Novacole agrège tous les bulletins validés du semestre, par salarié.

La DNR suit le même cycle de vie et les mêmes boutons de téléchargement que les déclarations mensuelles.

Génération web uniquement

Le déclenchement de la DNR (bouton Générer la DNR) n'est disponible que sur l'interface web. Une fois générée, elle reste consultable et téléchargeable depuis l'application mobile comme les autres déclarations.

TIP

Contrairement aux déclarations mensuelles, la DNR n'est pas générée automatiquement à la validation d'une période de paie — elle regroupe plusieurs mois et doit être déclenchée manuellement une fois le semestre terminé.

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4. Échéancier fiscal

RH & Paie → Déclarations fiscales → Échéancier fiscal affiche la liste des échéances à venir ou passées pour votre école, avec leur statut :

Statut	Signification
⏳ En attente	Échéance à venir, aucune déclaration déposée pour l'instant
✅ Respectée	Une déclaration correspondante a été déposée ou payée
❌ En retard	La date limite est dépassée sans dépôt enregistré

Les échéances sont projetées automatiquement depuis les jours limites configurés (retenues, CNSS, AMU : généralement le 15 du mois ; DNR : janvier et juillet).

Rappels automatiques

Novacole envoie une notification (dans l'application et par push) aux comptes Admin et Staff de l'école :

• 5 jours avant l'échéance ;
• 1 jour avant l'échéance ;
• dès que l'échéance est dépassée sans déclaration déposée.

Chaque rappel n'est envoyé qu'une seule fois par échéance.

L'échéancier est aussi consultable (lecture seule) depuis l'application mobile.

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Depuis l'application mobile

Le menu RH → Déclarations fiscales de l'application mobile permet de :

• consulter la liste des déclarations et leur détail (totaux, anomalies, lignes par salarié) ;
• valider → marquer déposée → marquer payée, avec les mêmes étapes que sur le web ;
• télécharger le PDF et l'Excel d'une déclaration ;
• consulter l'échéancier fiscal (RH → Échéancier fiscal), en lecture seule.

Génération (déclarations mensuelles à la validation d'une période de paie, et déclenchement manuel de la DNR) reste réservée à l'interface web. → Application mobile

Voir aussi

• Ressources humaines — le cycle de paie qui alimente les déclarations
• 📋 Workflow : La paie mensuelle — où générer les déclarations s'insère dans le cycle mensuel complet
• Rapports & Exports — vue d'ensemble de tous les rapports disponibles