Déclarations Fiscales & Sociales
Le module Fiscalité calcule et prépare automatiquement les déclarations à déposer auprès de l'OTR (Office Togolais des Recettes) et de la CNSS (Caisse Nationale de Sécurité Sociale) : à partir des bulletins de paie validés, les retenues sur salaires, cotisations CNSS et AMU mensuelles, la déclaration nominative trimestrielle (DNR) et la déclaration annuelle des salaires (DAS) ; à partir des états financiers de l'exercice clôturé, la déclaration annuelle (liasse fiscale, dépôt GUDEF).
Il est accessible depuis RH & Paie → Déclarations fiscales dans le menu principal (interface web et application mobile).
Activation par le support
Le calcul automatique des retenues fiscales et sociales doit être activé par le support Novacole pour votre école, après validation de votre profil fiscal (NIF, numéro employeur CNSS). Tant qu'il n'est pas activé, le menu reste visible et marqué d'un badge « Module non activé » — y compris ses sous-écrans (Déclarations, Échéancier fiscal) — et le calcul automatique reste bloqué ; cela n'affecte en rien le reste de la paie. Sur le web, cliquer sur une entrée non activée ouvre un message d'explication plutôt que l'écran ; sur mobile, l'entrée est grisée. Le Profil fiscal, lui, reste saisissable même avant activation : c'est l'école qui le renseigne, la plateforme active ensuite.
1. Profil fiscal
Le profil fiscal décrit votre établissement au regard de la fiscalité togolaise. Il est configuré une fois, généralement avec l'aide du support Novacole.
RH & Paie → Déclarations fiscales → Profil fiscal affiche :
| Champ | Description |
|---|---|
| NIF | Numéro d'identification fiscale de l'école |
| Forme juridique | Société, association, confessionnel ou autre — détermine le régime applicable |
| Régime d'imposition | Ex. réel simplifié |
| Assujetti à la TVA | Coché si votre école facture des activités annexes taxables (l'enseignement lui-même est exonéré de TVA) |
| N° employeur CNSS | Numéro d'immatriculation employeur auprès de la CNSS |
| Centre des impôts | Centre de rattachement |
| Système comptable | Normal ou SMT (Système Minimal de Trésorerie) |
TIP
Ce profil est en lecture seule pour l'école cliente le plus souvent : contactez le support Novacole pour toute correction (NIF, numéro CNSS…), en particulier avant l'activation initiale du module.
2. Déclarations mensuelles
Une fois une période de paie validée (voir Ressources humaines), trois déclarations mensuelles peuvent être générées automatiquement :
| Déclaration | Contenu |
|---|---|
| Retenues sur salaires | IRPP retenu à la source + TCS (taxe complémentaire sur salaires) par salarié, et TS (taxe sur salaires) à la charge de l'employeur |
| CNSS | Cotisations salariales et patronales (pensions, prestations familiales, risques professionnels) |
| AMU | Cotisation Assurance Maladie Universelle, part salariale et patronale |
Générer les déclarations d'une période
- Depuis le résumé d'une période de paie validée, cliquez sur
Générer les déclarations fiscales. - Novacole calcule les 3 déclarations à partir des bulletins validés.
- Ouvrez chaque déclaration depuis
RH & Paie → Déclarations fiscales → Déclarationspour vérifier les totaux et les éventuelles anomalies.
Anomalies
Une déclaration signale automatiquement :
- un salarié sans NIF renseigné (bloque la déclaration Retenues sur salaires) ;
- un salarié sans numéro CNSS renseigné (bloque CNSS et AMU) ;
- un salaire brut inférieur au SMIG.
Anomalies bloquantes
Une déclaration ne peut pas être validée tant que subsiste une anomalie bloquante. Corrigez la donnée en cause sur la fiche employé, puis régénérez la déclaration depuis la période de paie.
Cycle de vie d'une déclaration
Brouillon → Calculée → Validée → Déposée → Payée| Étape | Action | Effet |
|---|---|---|
| Calculée | Automatique à la génération | Montants recalculables tant que non validée |
| Validée | Bouton Valider | Montants verrouillés — toute correction ultérieure nécessite une rectificative |
| Déposée | Bouton Marquer déposée | Saisissez le numéro de reçu / accusé de dépôt obtenu sur le portail OTR ou CNSS |
| Payée | Bouton Marquer payée | Une fois le règlement effectué |
Dépôt manuel
Novacole ne dépose pas la déclaration à votre place sur les portails OTR/CNSS (aucune API publique de télédéclaration n'existe à ce jour) : téléchargez le document, déposez-le vous-même, puis saisissez le numéro de reçu obtenu.
Télécharger les documents
Depuis le détail d'une déclaration, deux boutons permettent de télécharger un document prêt à l'appui du dépôt :
Télécharger le PDF: document imprimable avec le détail par salarié et les totaux.Télécharger Excel: même contenu au format tableur.
3. DNR — Déclaration Nominative de Rémunérations
La DNR est une déclaration trimestrielle exigée par la CNSS, distincte des 3 déclarations mensuelles : elle récapitule, par salarié, les rémunérations totales versées sur tout le trimestre.
Dépôt un mois après chaque trimestre :
| Trimestre couvert | Dépôt |
|---|---|
| T1 (janvier à mars) | Avril |
| T2 (avril à juin) | Juillet |
| T3 (juillet à septembre) | Octobre |
| T4 (octobre à décembre) | Janvier de l'année suivante |
Générer une DNR
- Depuis
RH & Paie → Déclarations fiscales → Déclarations(interface web), cliquez surGénérer la DNR. - Indiquez l'année et le trimestre (ex.
2026-1pour le 1ᵉʳ trimestre 2026). - Novacole agrège tous les bulletins validés du trimestre, par salarié.
La DNR suit le même cycle de vie et les mêmes boutons de téléchargement que les déclarations mensuelles.
Génération web uniquement
Le déclenchement de la DNR (bouton Générer la DNR) n'est disponible que sur l'interface web. Une fois générée, elle reste consultable et téléchargeable depuis l'application mobile comme les autres déclarations.
TIP
Contrairement aux déclarations mensuelles, la DNR n'est pas générée automatiquement à la validation d'une période de paie — elle regroupe plusieurs mois et doit être déclenchée manuellement une fois le trimestre terminé.
4. DAS — Déclaration Annuelle des Salaires
La DAS est une déclaration annuelle exigée par l'OTR, distincte des 3 déclarations mensuelles et de la DNR : elle récapitule, par salarié, l'ensemble des rémunérations et retenues de toute l'année civile.
Dépôt au plus tard le 31 janvier de l'année suivante.
Générer la DAS
- Depuis
RH & Paie → Déclarations fiscales → Déclarations(interface web), cliquez surGénérer la DAS. - Indiquez l'année (ex.
2026). - Novacole agrège les 12 mois de bulletins validés de l'année, par salarié. L'IRPP reporté correspond à la somme des retenues mensuelles déjà déclarées (pas un recalcul), pour rester cohérent avec les déclarations Retenues sur salaires déjà déposées mois par mois.
La DAS suit le même cycle de vie que les autres déclarations (Calculée → Validée → Déposée → Payée) et signale les mêmes anomalies (salarié sans NIF, sans n° CNSS).
Télécharger les documents
Télécharger le PDF: document générique avec le détail par salarié.Télécharger Excel: remplit directement le gabarit officiel OTR, prêt pour le dépôt.
Génération web uniquement
Comme la DNR, le déclenchement de la DAS n'est disponible que sur l'interface web. Une fois générée, elle reste consultable et téléchargeable depuis l'application mobile.
5. Déclaration annuelle — liasse fiscale (dépôt GUDEF)
La déclaration annuelle regroupe les états financiers de l'exercice (bilan, compte de résultat, tableau des flux de trésorerie) au format officiel SYSCOHADA, à déposer sur le GUDEF (Guichet Unique de Dépôt des États Financiers) de l'OTR.
Dépôt au plus tard le 30 avril.
Préalable : l'exercice comptable doit être clôturé
La déclaration annuelle ne peut être générée qu'une fois l'exercice comptable correspondant clôturé — voir Clôture d'exercice. Tant que l'exercice reste ouvert, la génération échoue.
Générer la déclaration annuelle
- Depuis
RH & Paie → Déclarations fiscales → Déclarations(interface web), cliquez surGénérer la déclaration annuelle. - Indiquez l'année de l'exercice clôturé (ex.
2026). - Novacole reprend directement les états financiers publiés lors de la clôture (bilan, compte de résultat, TFT) — aucun recalcul.
Contrairement aux autres déclarations, celle-ci n'affiche pas de détail par salarié : l'écran de résumé affiche directement les chiffres clés de l'exercice (total actif, total passif, bilan équilibré, résultat net, trésorerie d'ouverture et de clôture, TFT réconcilié) ; le détail complet se trouve dans le classeur téléchargeable.
Télécharger les documents
Télécharger Excel: remplit directement le gabarit officiel SYSCOHADA (bilan, compte de résultat, tableau des flux de trésorerie et fiche d'identité), prêt pour le dépôt sur le GUDEF.Télécharger le PDF: résumé générique des chiffres clés (pas un format officiel — c'est l'Excel qui sert au dépôt).
Génération web uniquement
Comme la DNR et la DAS, le déclenchement de la déclaration annuelle n'est disponible que sur l'interface web. Une fois générée, elle reste consultable et téléchargeable depuis l'application mobile.
6. Échéancier fiscal
RH & Paie → Déclarations fiscales → Échéancier fiscal affiche la liste des échéances à venir ou passées pour votre école, avec leur statut :
| Statut | Signification |
|---|---|
| ⏳ En attente | Échéance à venir, aucune déclaration déposée pour l'instant |
| ✅ Respectée | Une déclaration correspondante a été déposée ou payée |
| ❌ En retard | La date limite est dépassée sans dépôt enregistré |
Les échéances sont projetées automatiquement depuis les jours limites configurés (retenues, CNSS, AMU : généralement le 15 du mois ; DNR : avril, juillet, octobre et janvier ; DAS : 31 janvier ; déclaration annuelle : 30 avril).
Rappels automatiques
Novacole envoie une notification (dans l'application et par push) aux comptes Admin et Staff de l'école :
- 5 jours avant l'échéance ;
- 1 jour avant l'échéance ;
- dès que l'échéance est dépassée sans déclaration déposée.
Chaque rappel n'est envoyé qu'une seule fois par échéance.
L'échéancier est aussi consultable (lecture seule) depuis l'application mobile.
Depuis l'application mobile
Le menu RH & Paie → Déclarations fiscales de l'application mobile permet de :
- consulter la liste des déclarations (mensuelles, DNR, DAS, déclaration annuelle) et leur détail (totaux, anomalies, lignes par salarié le cas échéant) ;
- valider → marquer déposée → marquer payée, avec les mêmes étapes que sur le web ;
- télécharger le PDF et l'Excel d'une déclaration ;
- consulter l'échéancier fiscal (
Config. → Fiscalité → Échéancier fiscal), en lecture seule — ce réglage a été déplacé dans le menu Config. sur mobile, à la différence du web où il reste sous RH & Paie.
Génération (déclarations mensuelles à la validation d'une période de paie, et déclenchement manuel de la DNR, de la DAS et de la déclaration annuelle) reste réservée à l'interface web. → Application mobile
Voir aussi
- Comptabilité — la clôture d'exercice, préalable à la déclaration annuelle
- Ressources humaines — le cycle de paie qui alimente les déclarations
- 📋 Workflow : La paie mensuelle — où générer les déclarations s'insère dans le cycle mensuel complet
- Rapports & Exports — vue d'ensemble de tous les rapports disponibles