📋 Workflow : Clôturer un trimestre (fin de période)

• Étape 1 — Vérifier la saisie des notes
• Étape 1 bis — Délibérations : points bonus et points jury (optionnel)
• Étape 2 — Clôturer les évaluations
• Étape 3 — Clôturer la période scolaire
• Étape 4 — Générer les bulletins
  • Option A — Par classe (interface web)
  • Option B — En masse (Routine, recommandé)
• Étape 5 — Télécharger et imprimer les bulletins
• Étape 6 — Produire le bilan financier de la période
• Étape 7 — Envoyer les relances de paiement (optionnel)
• Étape 8 — Préparer la période suivante
• Récapitulatif — Checklist de fin de période

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Ce guide vous accompagne pour clôturer une période scolaire — du contrôle des notes à l'impression des bulletins et au bilan financier. Suivez les étapes dans l'ordre pour éviter les erreurs.

Durée estimée

Comptez 20 à 40 minutes pour une clôture complète, selon le nombre de classes. La Routine automatisée ramène ce délai à moins de 5 minutes pour la génération des bulletins.

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Étape 1 — Vérifier la saisie des notes

Avant de clôturer quoi que ce soit, assurez-vous que toutes les notes ont bien été saisies par les enseignants.

1. Allez dans Activités → Évaluations.
2. Pour chaque évaluation de la période :
   • Vérifiez qu'aucune matière n'a de notes manquantes.
   • Depuis l'application mobile, les enseignants peuvent consulter leur Suivi des notes (menu → Suivi des notes) pour voir le taux de saisie.
3. Relancez les enseignants en retard si nécessaire.

WARNING

Une fois l'évaluation clôturée, les enseignants ne pourront plus modifier leurs notes. Ne clôturez pas tant que la saisie n'est pas complète.

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Étape 1 bis — Délibérations : points bonus et points jury (optionnel)

Si votre conseil de classe ajuste les résultats avant publication :

• Points bonus : depuis l'évaluation → section Notes → menu d'options d'un élève → Points bonus.
• Points jury (plan Full) : depuis l'évaluation → Notes → Points jury pour appliquer les ajustements décidés en délibération.

Ces ajustements doivent être faits avant la clôture des évaluations.

→ Voir Points bonus & Jury →

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Étape 2 — Clôturer les évaluations

1. Allez dans Activités → Évaluations.
2. Pour chaque évaluation de la période, sélectionnez-la et cliquez sur Clôturer dans le menu d'options.

Ou via les Routines (recommandé pour plusieurs classes) :

1. Application mobile → Routines → Édition des bulletins en masse.
2. Sélectionnez le degré, la période et les classes.
3. La routine clôture automatiquement les évaluations et enchaîne les étapes suivantes.

→ Voir Routines automatisées →

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Étape 3 — Clôturer la période scolaire

La clôture de la période marque officiellement la fin de la période dans le système.

1. Allez dans Configurations → Périodes.
2. Sélectionnez la période en cours.
3. Cliquez sur Clôturer.

Irréversible

La clôture d'une période est définitive. La période suivante doit être configurée au préalable pour que le système puisse y basculer correctement.

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Étape 4 — Générer les bulletins

Option A — Par classe (interface web)

1. Allez dans Activités → Classes scolaires → ouvrez une classe.
2. Allez dans l'onglet Lots de bulletins → Nouveau.
3. Sélectionnez la période clôturée.
4. Cliquez sur Générer. Le PDF est produit en arrière-plan.

Option B — En masse (Routine, recommandé)

Si vous avez utilisé la Routine "Édition des bulletins en masse" (étape 2), les bulletins sont déjà générés pour toutes les classes sélectionnées.

Modèle de bulletin

Le format PDF dépend du modèle actif dans Configurations → Modèles de bulletin. Vérifiez-le avant de générer.

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Étape 5 — Télécharger et imprimer les bulletins

1. Allez dans Rapports & États → Bulletins.
2. Sélectionnez la classe et la période.
3. Téléchargez le PDF et imprimez-le.

Pour un bulletin individuel :

1. Ouvrez la fiche de l'élève → onglet Bulletin.
2. Cliquez sur Imprimer.

→ Voir Rapports & Exports →

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Étape 6 — Produire le bilan financier de la période

1. Allez dans Rapports & États → Finances.
2. Générez les rapports suivants :
   • Récapitulatif des frais : total collecté sur la période
   • État de recouvrement : élèves avec des impayés
   • Rapport de dépenses : charges par catégorie

Exportez en PDF ou Excel pour vos archives.

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Étape 7 — Envoyer les relances de paiement (optionnel)

Si des familles ont des frais en retard :

1. Allez dans Informations → Relances des parents.
2. Sélectionnez les parents concernés.
3. Cliquez sur Envoyer la relance.

Un SMS ou une notification push est envoyé avec le montant dû.

Prérequis : solde de portefeuille suffisant

Les envois SMS sont débités du portefeuille principal de l'établissement. Vérifiez votre solde avant d'envoyer des relances — voir Méthodes de paiement & Portefeuille.

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Étape 8 — Préparer la période suivante

Une fois la période clôturée, préparez la suivante :

1. Créez les nouvelles évaluations (ou utilisez la Routine Création des évaluations en masse).
2. Mettez à jour les emplois du temps si nécessaire.
3. Vérifiez que la période suivante est correctement configurée dans Configurations → Périodes.

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Récapitulatif — Checklist de fin de période

Étape	Action	Fait ?
1	Vérifier que toutes les notes sont saisies	☐
1 bis	Appliquer points bonus / points jury (délibérations)	☐
2	Clôturer les évaluations	☐
3	Clôturer la période scolaire	☐
4	Générer les bulletins (par classe ou en masse)	☐
5	Télécharger et imprimer les bulletins	☐
6	Produire le bilan financier	☐
7	Envoyer les relances de paiement (si impayés)	☐
8	Préparer la période suivante	☐

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Prochaine étape

En fin d'année scolaire, répétez ce workflow pour la dernière période, puis archivez l'année dans Configurations → Années scolaires avant de créer la nouvelle. Voir Workflow Début d'année →.