📋 Workflow : Clôturer un trimestre (fin de période)

• Étape 1 — Vérifier la saisie des notes
  • Option A — Le contrôle automatisé (recommandé)
  • Option B — Vérification manuelle
  • Relancer les enseignants en retard
• Étape 1 bis — Délibérations : points bonus (optionnel)
• Étape 2 — Clôturer les évaluations
• Étape 3 — Clôturer la période scolaire
• Étape 4 — Générer les bulletins
  • Option A — Par classe (interface web)
  • Option B — En masse (Routine, recommandé)
• Étape 4 bis — Délibération : points de jury (optionnel)
• Étape 5 — Télécharger et imprimer les bulletins
• Étape 6 — Produire le bilan financier de la période
• Étape 7 — Envoyer les relances de paiement (optionnel)
• Étape 8 — Préparer la période suivante
• Récapitulatif — Checklist de fin de période

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Ce guide vous accompagne pour clôturer une période scolaire — du contrôle des notes à l'impression des bulletins et au bilan financier. Suivez les étapes dans l'ordre pour éviter les erreurs.

Durée estimée

Comptez 20 à 40 minutes pour une clôture complète, selon le nombre de classes. Les routines automatisées ramènent ce délai à moins de 5 minutes : contrôle de la période puis génération des bulletins pour toutes les classes.

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Étape 1 — Vérifier la saisie des notes

Avant de clôturer quoi que ce soit, assurez-vous que toutes les notes ont bien été saisies par les enseignants.

Option A — Le contrôle automatisé (recommandé)

1. Application mobile → Routines → Contrôle avant bulletins.
2. Sélectionnez la période et les classes, puis lancez.
3. Le rapport liste tout ce qui manque, classé en bloquants et avertissements. Il n'écrit rien.

Ne passez à l'étape 2 que lorsque le verdict est « Prêt ».

→ Voir Contrôle avant bulletins →

Option B — Vérification manuelle

1. Allez dans Activités → Évaluations.
2. Pour chaque évaluation de la période :
   • Vérifiez qu'aucune matière n'a de notes manquantes.
   • Sur l'application mobile, le tableau de bord des enseignants affiche le widget État de la saisie des notes pour voir le taux de saisie.

Relancer les enseignants en retard

Demandez-le à l'Assistant IA : il identifie les enseignants dont la saisie est incomplète, vous montre la liste, puis les notifie après votre confirmation — une seule notification par enseignant, récapitulant toutes ses matières.

« Relance les enseignants qui n'ont pas terminé leurs notes du 1er trimestre. »

→ Voir Assistant IA → Relance des enseignants

WARNING

Une fois l'évaluation clôturée, les enseignants ne pourront plus modifier leurs notes. Ne clôturez pas tant que la saisie n'est pas complète.

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Étape 1 bis — Délibérations : points bonus (optionnel)

Si votre conseil de classe ajuste une matière avant publication :

• Points bonus (application mobile, compte Administrateur uniquement) : Activités → Saisie des Notes → sélectionnez la matière et l'évaluation → icône bonus dans la barre supérieure.

Cet ajustement doit être fait avant la clôture de l'évaluation concernée.

Points de jury

Les points de jury s'appliquent sur un lot de bulletins déjà généré — voir l'étape 4 bis, après la génération des bulletins.

→ Voir Points bonus & Jury →

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Étape 2 — Clôturer les évaluations

1. Allez dans Activités → Évaluations.
2. Pour chaque évaluation de la période, sélectionnez-la et cliquez sur Clôturer dans le menu d'options.

Ou via les Routines (recommandé pour plusieurs classes) :

1. Application mobile → Routines → Edition des lots de bulletin.
2. Sélectionnez le degré, la période et les classes.
3. La routine clôture automatiquement les évaluations et enchaîne les étapes suivantes.

→ Voir Routines automatisées →

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Étape 3 — Clôturer la période scolaire

La clôture de la période marque officiellement la fin de la période dans le système.

1. Allez dans Configurations → Périodes scolaires.
2. Sélectionnez la période en cours.
3. Cliquez sur Clôturer.

Irréversible

La clôture d'une période est définitive. La période suivante doit être configurée au préalable pour que le système puisse y basculer correctement.

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Étape 4 — Générer les bulletins

Option A — Par classe (interface web)

1. Allez dans Activités → Classes scolaires → ouvrez une classe.
2. Allez dans l'onglet Lots de bulletins → Nouveau.
3. Sélectionnez la période clôturée.
4. Cliquez sur Générer. Le PDF est produit en arrière-plan.

Option B — En masse (Routine, recommandé)

Si vous avez utilisé la Routine "Edition des lots de bulletin" (étape 2), les bulletins sont déjà générés pour toutes les classes sélectionnées.

Modèle de bulletin

Le format PDF dépend du modèle actif dans Configurations → Modèles de bulletin. Vérifiez-le avant de générer.

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Étape 4 bis — Délibération : points de jury (optionnel)

Une fois le lot de bulletins généré (étape 4), le conseil de classe peut relever les moyennes proches du seuil de passage :

1. Allez dans Activités → Classes scolaires → ouvrez la classe → onglet Lots de bulletins.
2. Sur le lot de la dernière période, cliquez sur Points de jury.
3. Renseignez la fourchette de moyennes ciblée (min et max) et confirmez.
4. Les bulletins de la classe sont automatiquement reconstruits en arrière-plan.

Pour annuler : sur ce même lot, cliquez sur Réinitialiser les points de jury.

→ Voir Points bonus & Jury →

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Étape 5 — Télécharger et imprimer les bulletins

1. Allez dans Activités → Classes scolaires → ouvrez la classe → onglet Lots de bulletins.
2. Repérez le lot de la classe et de la période souhaitées.
3. Cliquez sur Télécharger pour récupérer le PDF, puis imprimez-le.

Pour un bulletin individuel :

1. Ouvrez la fiche de l'élève → onglet Bulletins.
2. Cliquez sur Imprimer sur le bulletin souhaité.

→ Voir Rapports & Exports →

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Étape 6 — Produire le bilan financier de la période

1. Allez dans Rapports & États → Finances.
2. Générez les rapports suivants :
   • Situations des frais de scolarité : total collecté et impayés sur la période
   • Bilan des opérations / Bilan des flux de trésorerie : synthèse recettes/dépenses
   • Rapport des dépenses : charges par type de dépense

Exportez en PDF ou Excel pour vos archives.

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Étape 7 — Envoyer les relances de paiement (optionnel)

Si des familles ont des frais en retard :

1. Allez dans Informations → Relances des parents.
2. Sélectionnez les parents concernés.
3. Cliquez sur Envoyer la relance.

Un SMS ou une notification push est envoyé avec le montant dû.

Prérequis : solde de portefeuille suffisant

Les envois SMS sont débités du portefeuille principal de l'établissement. Vérifiez votre solde avant d'envoyer des relances — voir Méthodes de paiement & Portefeuille.

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Étape 8 — Préparer la période suivante

Une fois la période clôturée, préparez la suivante :

1. Créez les nouvelles évaluations (ou utilisez la Routine Création des évaluations).
2. Mettez à jour les emplois du temps si nécessaire.
3. Vérifiez que la période suivante est correctement configurée dans Configurations → Périodes scolaires.

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Récapitulatif — Checklist de fin de période

Étape	Action	Fait ?
1	Vérifier que toutes les notes sont saisies	☐
1 bis	Appliquer les points bonus (délibération, mobile)	☐
2	Clôturer les évaluations	☐
3	Clôturer la période scolaire	☐
4	Générer les bulletins (par classe ou en masse)	☐
4 bis	Appliquer les points de jury (délibération)	☐
5	Télécharger et imprimer les bulletins	☐
6	Produire le bilan financier	☐
7	Envoyer les relances de paiement (si impayés)	☐
8	Préparer la période suivante	☐

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Prochaine étape

En fin d'année scolaire, répétez ce workflow pour la dernière période, puis archivez l'année dans Configurations → Années scolaires avant de créer la nouvelle. Voir Workflow Début d'année →.