Agents IA
L'Assistant IA répond quand on lui pose une question. Un agent IA fait autre chose : il poursuit un objectif dans la durée, par exemple faire baisser les impayés ou sortir les bulletins à temps. Il repasse régulièrement sur la situation de l'école, repère ce qui doit être fait et le fait ou vous le propose.
Trois principes guident tous les agents :
| Principe | En pratique |
|---|---|
| Les règles décident | Quand relancer, qui relancer, à quel stade : ce sont des règles fixes, jamais une décision de l'IA. |
| L'IA rédige | L'IA écrit seulement le texte des messages. Les montants, les noms et les dates sont recopiés depuis vos données, puis vérifiés avant l'envoi. |
| Vous validez | Tout ce qui engage l'école (mise en demeure, verrouillage comptable, génération des bulletins…) attend votre validation. |
Module à activer
Les agents IA forment un module optionnel, activé école par école par l'équipe Novacole. Ils dépendent aussi du pack souscrit (voir novacole.com/tarifs). Si le menu Agents IA n'apparaît pas, contactez l'équipe Novacole.
Où les trouver
| Interface | Accès |
|---|---|
| 🖥️ Web | Menu Agents IA : Catalogue, Propositions à valider, Journal |
| 📱 Mobile | Tuile Agents IA dans la section Pilotage de l'accueil |
Les agents sont réservés aux administrateurs et aux collaborateurs qui en ont reçu la permission. Les enseignants, les parents et les élèves n'y ont pas accès : ils reçoivent seulement les messages envoyés par les agents.
Les agents disponibles
💰 Recouvrement des impayés
Il suit chaque famille qui a un reste à payer et la fait avancer par étapes :
- Rappel courtois ;
- Relance si rien ne bouge après le délai choisi ;
- Proposition d'échéancier ;
- Mise en demeure, qui attend toujours votre validation.
Dès qu'un paiement est enregistré ou qu'un échéancier est accepté, le dossier de la famille se met à jour et les relances s'arrêtent. Un compte rendu hebdomadaire vous est envoyé.
Réglages : reste à payer minimum, délais entre chaque étape, classes concernées. Objectif : taux d'impayés visé et échéance.
📝 Clôture de période
Il suit la saisie des notes jusqu'à la fin de la période :
- il relance les enseignants en retard à J‑14, J‑7 et J‑1 ;
- il prévient l'administration si des notes manquent encore après la date de fin ;
- il propose de générer les bulletins quand toutes les notes sont saisies, puis de les distribuer.
Réglages : classes concernées, génération autorisée ou non même si des notes manquent. Objectif : nombre de jours après la fin de période pour distribuer les bulletins.
🧭 Suivi du décrochage
Il repère les élèves dont le risque de décrochage dépasse le seuil choisi et propose pour chacun un plan d'accompagnement : message aux parents, entretien… Quatorze jours plus tard, il regarde si la situation s'est améliorée. Si ce n'est pas le cas, il alerte l'administration.
Cet agent ne fait jamais rien seul : toutes ses propositions attendent votre validation, quel que soit le mode choisi.
📒 Pré-clôture comptable
À partir de cinq jours avant la fin du mois, il contrôle la comptabilité : brouillons en attente, écritures déséquilibrées. Il vous signale les anomalies trouvées, puis propose de verrouiller le mois une fois celui-ci terminé.
Aucune écriture comptable ne part sans validation : le verrouillage attend toujours votre accord. Cet agent n'apparaît que si le module Comptabilité est actif.
🏫 Installation de l'école
Pour une école qui démarre sur Novacole, il vérifie la configuration étape par étape :
- année scolaire ;
- niveaux, frais de scolarité, classes et matières (avec leur coefficient) ;
- élèves, parents et doublons éventuels.
Il vous indique la prochaine étape à faire. Il propose aussi de répartir automatiquement dans les classes les élèves inscrits qui attendent encore une classe. Quand l'école est prête, l'agent se termine et vous prévient.
Activer un agent
- Ouvrez Agents IA › Catalogue.
- Choisissez un agent et cliquez sur Activer.
- Fixez l'objectif, puis les réglages.
- Consultez l'aperçu, qui montre ce que l'agent ferait dès son premier passage, avec des exemples de messages. Rien n'est envoyé à ce stade.
- Confirmez.
La personne qui active un agent en devient responsable. Si elle perd ses droits, l'agent se met en suspens jusqu'à ce qu'un autre administrateur le relance.
Les deux modes de validation
| Mode | Ce qui part seul | Ce qui attend votre validation |
|---|---|---|
| Les simples rappels partent seuls (par défaut) | Rappels, comptes rendus, signalements internes | Tout le reste |
| Tout attend ma validation | Rien | Tout |
Certaines actions ne partent jamais seules, quel que soit le mode : mise en demeure, verrouillage comptable, plan d'accompagnement d'un élève.
Valider les propositions
Agents IA › Propositions à valider liste tout ce qui attend votre accord : l'action, le message prévu, les destinataires et la raison de la proposition.
- Valider : l'action part au prochain passage de l'agent.
- Refuser : vous pouvez indiquer un motif.
- Valider la sélection : vous validez d'un coup plusieurs propositions du même agent et du même type.
Une proposition qui n'est pas traitée expire après 72 heures. Chaque matin à 8 h, vous recevez un récapitulatif des propositions en attente.
Les garde-fous
| Garde-fou | Effet |
|---|---|
| Heures calmes | Aucun message n'est envoyé aux familles entre 20 h et 7 h, heure locale. |
| Pas de harcèlement | Une même personne n'est pas recontactée avant 5 jours, tous agents et relances automatiques confondus. |
| Canaux préférés | Les messages suivent les canaux choisis par chaque destinataire : notification, e-mail, SMS, WhatsApp… |
| Texte vérifié | Un message rédigé par l'IA qui contient un montant ou un nom inconnu est remplacé par un texte standard. |
| Pas de doublon | Une action déjà proposée n'est pas reproposée tant qu'elle attend une décision. |
Suivre un agent
La fiche d'un agent affiche :
- sa progression vers l'objectif ;
- ses dossiers en cours et ses dossiers clos ;
- ses dernières actions ;
- sa consommation IA du mois.
Vous pouvez y modifier les réglages (l'historique des réglages est conservé), mettre l'agent en pause, le relancer ou l'arrêter définitivement. Quand vous l'arrêtez, ses dossiers ouverts sont clos et ses propositions en attente expirent, mais l'historique reste consultable.
Agents IA › Journal retrace toutes les actions de tous les agents, avec un filtre par agent et par période.
Statuts d'un agent
| Statut | Signification |
|---|---|
| Actif | L'agent tourne normalement. |
| En pause | Vous l'avez mis en pause ; il reprend quand vous le relancez. |
| En suspens | Une condition extérieure l'arrête : module ou pack, module requis désactivé, responsable sans droits. Il reprend seul dès que la condition est levée, sauf si le responsable a perdu ses droits : il faut alors le relancer. |
| Objectif atteint | L'agent a terminé son travail. |
| Arrêté | Vous l'avez arrêté définitivement. |
Budget IA
Chaque école dispose d'un budget mensuel de rédaction par l'IA. Quand il est atteint, les agents continuent de fonctionner avec des messages standard : rien ne s'arrête.