Comprendre votre facturation Novacole
Objectif : comprendre comment et quand Novacole génère une facture pour votre établissement, comment le règlement s'effectue automatiquement depuis votre solde prépayé, et quoi faire en cas de facture impayée.
Profil concerné
Cette page s'adresse aux responsables d'école et administrateurs. Elle concerne la facturation de la plateforme Novacole (abonnement), et non la gestion des frais scolaires perçus par votre établissement auprès des élèves.
Principe général
La facturation repose sur trois éléments :
- Le pack souscrit (Basic, Essential ou Full) — détermine le prix unitaire par élève.
- Le nombre de nouveaux élèves inscrits sur la période — détermine le volume facturé.
- Le rythme trimestriel — une facture est émise automatiquement tous les trois mois.
Un élève n'est facturé qu'une seule fois
Les élèves déjà facturés lors d'un trimestre précédent ne sont jamais refacturés, même s'ils restent inscrits l'année suivante.
Packs et tarifs
Trois formules sont disponibles : Basic, Essential et Full. Le tarif unitaire par élève varie selon la formule choisie.
Tarif contractuel (prioritaire sur la grille des packs)
Si votre établissement dispose d'un tarif unitaire négocié par contrat (valeur supérieure à zéro), ce tarif s'applique à chaque élève inscrit, quelle que soit la formule souscrite. Il prime systématiquement sur la grille des packs.
Si aucun tarif contractuel n'est renseigné, le tarif du pack actif s'applique.
Tarif réduit pour le cycle primaire
Les élèves du cycle primaire bénéficient d'un tarif réduit à 75 % du prix par élève applicable aux autres cycles.
Calcul du montant d'une facture
Montant = nombre de nouveaux élèves inscrits sur le trimestre × prix par élèveExemple — Pack Essential (400 FCFA/élève), 50 nouveaux inscrits au secondaire :
50 × 400 = 20 000 FCFA
Cycle trimestriel
| Moment | Ce qui se passe |
|---|---|
| Pendant le trimestre | Les inscriptions sont libres — aucune facturation immédiate |
| En fin de trimestre | Une facture unique est générée automatiquement pour toutes les nouvelles inscriptions depuis la dernière facturation |
| Règlement | S'effectue automatiquement depuis votre solde prépayé |
Solde prépayé et règlement automatique
Votre établissement dispose d'un solde prépayé (porte-monnaie) à alimenter avant ou pendant le trimestre.
Comment recharger votre solde
| Moyen | Procédure |
|---|---|
| Mobile Money | Depuis la plateforme : Finances → Portefeuille → Recharger (T-Money, Moov Money, Orange Money) |
| Via l'équipe Novacole | Contacter directement le support pour un virement ou paiement manuel |
Ce qui se passe lors du règlement automatique
| Situation | Résultat |
|---|---|
| Solde suffisant | Facture marquée payée immédiatement — aucune action requise |
| Solde insuffisant | La part couverte est déduite ; le reste devient dû |
| Rechargement ultérieur | Les factures les plus anciennes sont soldées en priorité |
Délai de grâce
Chaque facture dispose d'un délai de 30 jours après la fin du trimestre pour être réglée. Pendant ce délai, l'accès à la plateforme reste entièrement normal.
Période de découverte pour les nouveaux établissements
Les établissements nouvellement créés bénéficient de 3 mois de découverte : aucune facture ne peut bloquer l'accès durant cette période.
Un délai supplémentaire peut être accordé au cas par cas par l'équipe Novacole.
Facture impayée et suspension d'accès
Si une facture n'est pas réglée à l'échéance et qu'aucun délai supplémentaire n'a été accordé :
- La saisie peut être temporairement suspendue (inscriptions, notes, présences…).
- La consultation des données reste possible à tout moment.
- L'accès est rétabli immédiatement dès que le solde est rechargé.
Date butoir nationale
Novacole peut définir une date butoir nationale (par exemple fin avril). Au-delà de cette date, toute facture impayée entraîne un blocage immédiat, quelle que soit la période de grâce initialement accordée. Cette date est communiquée à l'avance.
Situations particulières
Désinscription d'un élève déjà facturé
Une facture émise est définitive — le montant reste dû même si l'élève est ensuite retiré de l'établissement.
Un élève désinscrit avant la fin du trimestre (avant l'émission de la facture) n'est en revanche jamais facturé.
Changement de pack en cours d'année
| Sens du changement | Impact sur la facturation |
|---|---|
| Upgrade (formule supérieure) | Si vous utilisez le tarif du pack (pas de tarif contractuel), une facture de régularisation est calculée automatiquement pour les élèves déjà inscrits dans l'année scolaire (différence entre l'ancien et le nouveau tarif) |
| Downgrade (formule inférieure) | Aucun remboursement pour les inscriptions déjà facturées ; le tarif inférieur s'applique aux nouvelles inscriptions suivantes |
Tarif contractuel fixe
Pour les établissements avec un tarif contractuel (> 0), le changement de pack n'a aucun impact sur la facturation.
Interruption prolongée du service
Si plusieurs trimestres se sont écoulés sans facturation, le système régularise les périodes manquantes de façon ordonnée, sans jamais facturer deux fois le même élève.
Questions fréquentes
Suis-je facturé pour les élèves inscrits l'an dernier ?
Non. Seules les nouvelles inscriptions de chaque trimestre génèrent une ligne de facturation.
Que se passe-t-il si je n'inscris aucun élève ce trimestre ?
Aucune facture n'est générée pour ce trimestre.
Le prix peut-il changer après l'émission d'une facture ?
Non. Le tarif est figé au moment de l'émission — une remise ou un changement de pack ultérieur n'affecte pas les factures déjà émises.
Comment recharger mon solde ?
Par Mobile Money depuis Finances → Portefeuille → Recharger, ou en contactant l'équipe Novacole.
Que se passe-t-il si je passe à une formule supérieure en cours d'année ?
Une facture de régularisation est générée automatiquement pour les élèves déjà inscrits (différence de tarif). Les futures inscriptions seront facturées au nouveau tarif.
Voir aussi
- Méthodes de paiement & Portefeuille — Configurer vos modes de paiement Mobile Money
- Guide Administrateur — Vue d'ensemble des responsabilités du responsable d'école
- FAQ — Questions fréquentes générales