Foire Aux Questions (FAQ)
🚀 Démarrage
Comment créer un compte ?
Rendez-vous sur novacole.com/register et remplissez le formulaire d'inscription. Un email de confirmation vous sera envoyé.
Mon compte est créé mais je ne vois aucune donnée. Pourquoi ?
Un compte Novacole sans école rattachée n'affiche rien. Vous devez soit créer votre école, soit être ajouté par l'administrateur d'un établissement existant. Voir Démarrage rapide.
Comment passer d'une école à une autre ?
- Web : Cliquez sur le nom de l'établissement dans la barre du haut.
- Mobile :
Profil → Changer d'espace.
👥 Utilisateurs & Accès
Comment ajouter un enseignant à mon école ?
Allez dans Autorisation → Utilisateurs → Nouveau et créez son compte. Ses identifiants lui seront envoyés automatiquement. → Voir Utilisateurs & Rôles.
Un enseignant ne voit pas ses classes. Que faire ?
Vérifiez que l'enseignant est bien affecté aux matières de la classe dans Activités → Classes scolaires → [Classe] → Matières.
Un parent ne peut pas se connecter à l'application.
Vérifiez que le parent est bien rattaché à l'établissement dans Autorisation → Utilisateurs. S'il n'existe pas, créez son compte ou ajoutez-le comme utilisateur existant.
📚 Activités scolaires
Pourquoi un enseignant ne peut-il pas saisir ses notes ?
L'évaluation doit être à l'état Démarrée par l'administration. Depuis Activités → Évaluations, vérifiez le statut et démarrez si nécessaire.
Comment imprimer les bulletins de toute une classe ?
Utilisez la Routine "Édition des bulletins en masse" depuis l'application mobile (menu Routines). → Voir Routines automatisées.
Un élève n'apparaît pas dans la grille de notes.
Vérifiez que l'élève est bien réparti dans la classe (Activités → Classes → [Classe] → Élèves → Répartition).
Comment autoriser l'absence d'un élève ?
Le parent (ou un enseignant) soumet une demande de permission depuis l'application mobile ; l'administration l'approuve ou la rejette depuis Informations → Permissions. Au retour de l'élève, marquez le retour sur la permission. → Voir Absences & Congés.
Comment justifier une absence enregistrée lors de l'appel ?
Depuis la fiche de l'élève (Acteurs → Élèves), ouvrez l'onglet Absences, cliquez sur Justifier sur l'absence concernée et saisissez le motif. → Voir Présences.
Comment enregistrer un retard d'élève ?
Sur l'interface web, accédez à Activités → Retards et cliquez sur Ajouter. Sur mobile, appuyez sur Activités → Retards puis sur +. Les retards peuvent être justifiés depuis la fiche de l'élève (onglet Retards). → Voir Retards.
💰 Finances
Les frais d'un élève ne s'affichent pas après son inscription.
Vérifiez que les montants des frais sont correctement configurés dans Configurations → Inscription et études avant l'inscription.
Un paiement Mobile Money est bloqué en "En attente".
Le paiement est en cours de vérification automatique. Attendez quelques minutes. Si le problème persiste, allez dans Finances → Paiements en attente et cliquez sur Vérifier manuellement.
Comment envoyer une relance de paiement aux parents ?
Allez dans Informations → Relances des parents et sélectionnez les parents concernés. → Voir Communication. Assurez-vous d'avoir un crédit SMS suffisant.
📱 Application Mobile
L'application ne m'envoie plus de notifications.
Vérifiez dans les paramètres de votre téléphone que les notifications sont autorisées pour Novacole. Ensuite, dans l'app : Profil → Préférences → vérifiez les canaux actifs.
Comment changer de thème (clair/sombre) ?
Profil → Préférences → Thème.
Mon solde est épuisé pour les relances SMS. Comment le recharger ?
Rechargez le portefeuille de l'établissement via Profil → Mon Portefeuille (Mobile Money), ou contactez le support Novacole. Les envois de SMS sont débités du portefeuille principal.
🤖 Assistant IA
Qu'est-ce que l'Assistant IA de Novacole ?
Un assistant conversationnel intégré qui répond en langage naturel à vos questions sur les données de l'école (notes, assiduité, paiements, paie…). Il est accessible via le bouton flottant sur le web et le menu Assistant IA sur mobile. → Voir Assistant IA.
L'assistant peut-il voir les données de tous les élèves ?
Non. L'assistant applique strictement les permissions de votre rôle : un parent ne voit que ses enfants, un enseignant que ses classes, un administrateur l'ensemble de son établissement.
L'assistant peut-il modifier des données ?
Uniquement pour les administrateurs, et uniquement après confirmation explicite : il affiche d'abord un aperçu de l'action (création d'année scolaire, de classes, de frais…) et n'exécute rien sans votre accord.
Comment fonctionne le briefing du jour ?
Chaque matin, Novacole envoie un résumé personnalisé selon votre rôle : alertes et élèves à risque pour le directeur, classes et élèves à risque du jour pour l'enseignant, résumé hebdomadaire de l'enfant pour le parent. Vous pouvez désactiver ces notifications depuis la carte du briefing, sans perdre l'historique. → Voir Briefing du jour.
Comment savoir si mon enfant est à risque de décrochage ?
Le score de décrochage n'est jamais communiqué directement au parent ni à l'élève — il sert uniquement au suivi interne du directeur et des enseignants. Si des difficultés persistantes sont détectées, vous pouvez recevoir une suggestion de coach NovaCoach ciblée sur la matière concernée. → Voir Score de décrochage.
🏫 Examens officiels
Quelle est la différence entre une Évaluation et un Examen ?
Une évaluation est interne à une classe (devoirs, compositions trimestrielles) et produit des bulletins. Un examen est officiel (BEPC, BAC, CEP), peut regrouper plusieurs classes et plusieurs établissements, et produit un procès-verbal et une liste d'admis. → Voir Examens officiels.
Puis-je regrouper des élèves de plusieurs établissements pour un examen ?
Oui. Lors de la création d'un examen, l'onglet Classes permet d'ajouter des classes issues d'autres établissements utilisant Novacole.
Comment imprimer le procès-verbal d'un examen ?
Ouvrez l'examen → menu d'options → Rapport d'examen → sélectionnez Procès-verbal. Le document s'exporte en PDF.
Comment répartir la correction d'une matière entre plusieurs enseignants ?
Depuis l'onglet Lots de correction d'un examen, sélectionnez la matière puis Générer les lots : choisissez le nombre ou la taille des lots et les correcteurs. Chaque enseignant ne voit ensuite que les copies de ses propres lots. → Voir Lots de correction.
Comment fonctionne l'anonymat des copies ?
Un numéro d'anonymat unique est généré aléatoirement pour chaque élève, différent par matière. Les correcteurs ne voient que ce numéro ; la résolution vers l'identité de l'élève se fait côté serveur, jamais transmise au correcteur. L'administration seule peut consulter le bordereau de correspondance (document confidentiel).
L'anonymat est-il obligatoire pour tous les examens ?
Non, il est optionnel et se décide à la création de l'examen (case Examen anonyme). Les examens ordinaires d'école ne sont pas concernés et continuent de fonctionner sans aucun changement.
Qui peut lever l'anonymat d'une matière ?
Seule l'administration, une fois que tous les lots de la matière ont été soumis par leurs correcteurs. La levée se fait matière par matière et est journalisée (qui, quand) ; elle ne peut pas être annulée.
Que faire si un lot a été soumis par erreur ?
L'administration peut rouvrir le lot depuis l'onglet Lots de correction : il repasse en correction et le correcteur peut à nouveau modifier les notes.
Puis-je saisir les notes d'un lot hors ligne puis les importer ?
Oui. Téléchargez le canevas Excel du lot (colonne matricule ou code d'anonymat + note), complétez-le, puis importez-le : un rapport signale les lignes rejetées (note invalide, identifiant hors du lot).
Pourquoi la clôture d'une matière est-elle refusée ?
Deux causes possibles : des lots ne sont pas encore validés, ou des copies n'ont ni note ni statut (absent/exclu). Chaque copie doit être explicitement traitée avant de clôturer.
⚙️ Routines & Automatisation
Qu'est-ce qu'une Routine ?
Une routine est une séquence d'opérations automatisées exécutées en un seul clic depuis l'application mobile. Elle permet de clôturer une période, générer les bulletins, créer les évaluations ou publier les emplois du temps pour toutes les classes en même temps. → Voir Routines automatisées.
Les routines sont-elles irréversibles ?
Oui, partiellement. La clôture d'une période et la clôture des évaluations sont définitives : les enseignants ne peuvent plus modifier leurs notes après. Assurez-vous que toutes les notes sont saisies avant de lancer.
Une routine a échoué à mi-parcours. Que faire ?
Corrigez le problème signalé dans le message d'erreur (ex : notes manquantes, période non configurée), puis relancez la routine. Les étapes déjà complétées ne sont pas répétées si les données existent déjà.
Les routines sont-elles disponibles sur l'interface web ?
Non. Les routines sont accessibles uniquement depuis l'application mobile Novacole (profil Administrateur ou Collaborateur).
📊 Budget
Le module Budget est-il inclus dans tous les plans ?
Non. La gestion budgétaire est disponible uniquement avec le plan Full. → Voir Gestion Budgétaire.
Comment créer un budget pour l'année scolaire ?
Allez dans Finances → Budget → Nouveau. Définissez les lignes budgétaires (postes de dépenses prévus) et les montants prévisionnels. Novacole compare ensuite les dépenses réelles aux prévisions tout au long de l'année.
Puis-je exporter le suivi budgétaire ?
Oui. Depuis la vue du budget, cliquez sur Exporter pour télécharger le tableau de suivi (prévu vs. réalisé) en PDF ou Excel.
🌐 Multi-établissements
Puis-je gérer plusieurs écoles avec un seul compte ?
Oui. Un compte Novacole peut être rattaché à plusieurs établissements. Changez d'école via :
- Web : cliquez sur le nom de l'établissement en haut de page.
- Mobile :
Profil → Changer d'espace.
Un enseignant peut-il être dans deux établissements ?
Oui. Il suffit de l'ajouter comme utilisateur dans chaque établissement. Il choisit son espace actif à la connexion.
Un élève peut-il transférer son dossier d'une école à une autre ?
Le système Novacole standardise les données scolaires pour faciliter la transition. Contactez le support pour accompagner un transfert de dossier entre établissements.
📴 Mode hors-ligne
Que puis-je faire sans connexion Internet ?
Depuis l'application mobile, les enseignants peuvent :
- Saisir des notes sur les évaluations déjà téléchargées
- Enregistrer des présences
- Consulter les emplois du temps publiés
Les données sont stockées localement et synchronisées automatiquement dès le retour du réseau.
Comment activer le mode hors-ligne ?
Les données se téléchargent automatiquement à l'ouverture de l'application lorsqu'une connexion est disponible. Vous pouvez aussi forcer un téléchargement depuis Profil → Synchronisation.
Que se passe-t-il si je change d'appareil avec des données hors-ligne non synchronisées ?
Les données non synchronisées sont perdues si vous changez d'appareil avant la reconnexion. Assurez-vous de synchroniser (ouvrir l'application avec du réseau) avant tout changement d'appareil.
📚 Quiz & Bibliothèque
Qui peut créer des questions de quiz ?
Les questions de la base commune sont gérées par l'équipe centrale Novacole (Super Administrateur). Les enseignants peuvent y accéder et les utiliser avec leurs élèves.
Les quiz fonctionnent-ils hors connexion ?
Oui. Une fois chargés, les quiz sont accessibles hors connexion depuis l'application mobile des élèves.
Comment partager un document avec les parents et les élèves ?
Allez dans Activités → Bibliothèque (interface web) → Nouveau → uploadez votre fichier PDF. Il sera immédiatement visible dans la Bibliothèque de l'application mobile de tous les utilisateurs de votre école. → Voir Bibliothèque.
Quelle est la taille maximale d'un fichier dans la Bibliothèque ?
Les fichiers PDF sont acceptés. Contactez le support Novacole pour connaître les limites actuelles de taille si vous devez partager de grands documents.
💡 Autre question ?
Vous ne trouvez pas votre réponse ? Contactez l'équipe Novacole :