📋 Workflow : Encaisser un paiement

• Circuit 1 — Encaissement à la caisse
  • Étape 1 : retrouver l'opération de l'élève
  • Étape 2 : enregistrer le paiement
  • Étape 3 : imprimer le reçu
• Circuit 2 — Paiement en ligne (Mobile Money)
  • Côté parent (application mobile)
  • Côté administration
• Étape 4 — Suivre les encaissements et relancer les impayés
  • Les journaux
  • Relancer les parents en retard
• Récapitulatif des responsabilités
• Voir aussi

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Ce workflow couvre les deux circuits d'encaissement des frais scolaires : à la caisse (le parent se présente à l'école) et en ligne (le parent paie par Mobile Money depuis son application). Il se termine par le suivi des impayés et les relances.

   À LA CAISSE                        EN LIGNE (Mobile Money)
   ────────────                       ───────────────────────
   1. Retrouver l'opération           1. Le parent paie depuis
      de l'élève                         son application mobile
        ↓                                   ↓
   2. Ajouter un paiement             2. Paiement en attente de
      (montant + mode)                   confirmation automatique
        ↓                                   ↓
   3. Imprimer le reçu                3. Confirmation → encaissé
        └───────────────┬───────────────────┘
                        ↓
   4. Suivi : journaux, impayés, relances

Prérequis

Les méthodes de paiement sont configurées, et les frais de l'élève ont été générés à son inscription.

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Circuit 1 — Encaissement à la caisse

Étape 1 : retrouver l'opération de l'élève

1. Allez dans Finances → Frais de scolarité :
   • Frais d'inscription pour les frais d'inscription ;
   • Frais d'étude pour l'écolage.
2. Recherchez l'élève (nom ou matricule). L'état de son paiement est indiqué :

État	Signification
🟢 Payé	Montant intégralement reçu
🟡 Partiel	Acompte versé, solde restant dû
🔴 En attente	Aucun paiement enregistré

Étape 2 : enregistrer le paiement

1. Cliquez sur l'opération de l'élève.
2. Appuyez sur Ajouter un paiement.
3. Saisissez le montant reçu — un paiement partiel est accepté : le solde restant est recalculé automatiquement.
4. Choisissez le mode de règlement (Espèces, chèque, virement, Mobile Money…).
5. Validez.

Remise ou réduction ?

Pour une bourse ou un tarif préférentiel, appliquez d'abord une Remise depuis le menu d'options de l'opération : le montant dû est réduit avant l'encaissement. → Frais scolaires & Articles

Étape 3 : imprimer le reçu

Depuis le menu d'options de l'opération, cliquez sur Imprimer : le reçu PDF est généré, prêt à être remis au parent.

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Circuit 2 — Paiement en ligne (Mobile Money)

Côté parent (application mobile)

1. Le parent ouvre la fiche de son enfant → section Finances.
2. Il choisit les frais à payer, saisit le montant et suit les instructions Mobile Money de son opérateur.

Côté administration

1. Le paiement apparaît dans Finances → Paiements en attente jusqu'à confirmation.
2. La vérification est automatique (toutes les quelques minutes). Vous pouvez forcer une vérification manuelle depuis le menu d'options.
3. Une fois confirmé, le paiement est comptabilisé et visible dans le journal Paiement reçu.

WARNING

Ne confirmez pas manuellement un paiement sans avoir vérifié la réception effective des fonds auprès de votre opérateur Mobile Money.

Demandes de paiement (plan Full)

Le parent peut aussi soumettre une demande de paiement que l'administration accepte ou rejette dans Finances → Demandes de paiement. → Frais scolaires & Paiements

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Étape 4 — Suivre les encaissements et relancer les impayés

Les journaux

• Finances → Paiement reçu : tous les encaissements, filtrables par date, mode de règlement et opération.
• Rapports & États → Finances : récapitulatif des frais, état de recouvrement, exports PDF/Excel.

Relancer les parents en retard

1. Allez dans Informations → Relances des parents (plan Full).
2. Sélectionnez les parents concernés.
3. Cliquez sur Envoyer la relance : un SMS ou une notification push part avec le montant dû.

WARNING

Les SMS sont débités du portefeuille de l'établissement — vérifiez votre solde. → Portefeuille

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Récapitulatif des responsabilités

Qui	Fait quoi	Où
Caissier / comptable	Encaisse, applique les remises, imprime les reçus	Web → Finances → Frais de scolarité
Parent	Paie en ligne, consulte son solde	Mobile → fiche enfant
Administration	Surveille les paiements en attente, relance	Web → Finances / Informations → Relances
Novacole	Vérifie les paiements Mobile Money, met à jour les soldes	Automatique

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Voir aussi

• Frais scolaires & Paiements — le module Finances en détail
• Frais scolaires & Articles — configuration des tarifs
• 📋 Clôturer un trimestre — inclut le bilan financier de période