Guide Administrateur ​
Ce guide est destiné aux administrateurs et membres du staff d'un établissement. Ce profil a accès à l'ensemble des modules de Novacole, sous réserve des permissions qui lui ont été accordées par le directeur ou l'administrateur principal.
Tableau de bord ​
Dès la connexion, le tableau de bord présente une vue synthétique de l'établissement pour l'année scolaire sélectionnée.
Sur l'interface web ​
- Analytique : indicateurs clés (nb élèves, nb inscrits, revenus, taux de recouvrement).
- Financier : graphiques d'évolution des recettes et dépenses, frais impayés.
- Calendrier : événements et échéances à venir.
Sur l'application mobile ​
- Dashboard : résumé avec accès rapide aux modules principaux.
- Accueil : alertes du jour (événements à venir, notifications non lues).
Gestion des acteurs ​
Élèves ​
- AccĂ©dez Ă
Acteurs → Élèves. - Consultez la liste filtrée par classe ou par état d'inscription.
- Ouvrez la fiche d'un élève pour voir : informations personnelles, scolarité, notes, finances, absences et tuteurs.
Actions disponibles :
- 📤 Transférer un élève vers une autre classe ou école
- 🖨️ Imprimer la carte scolaire
- 👤 Accéder au profil des tuteurs rattachés
Enseignants ​
- AccĂ©dez Ă
Acteurs → Enseignants. - Créez un nouvel enseignant via
Nouveau— un compte utilisateur lui est automatiquement créé. - Depuis sa fiche, visualisez ses matières, classes, et son suivi de saisie des notes.
Tuteurs (Parents) ​
- AccĂ©dez Ă
Acteurs → Tuteurs. - Retrouvez les coordonnées de chaque parent et les élèves qui leur sont rattachés.
- GĂ©rez les demandes de rattachement soumises via l'application mobile.
Activités scolaires ​
| Module | Accès |
|---|---|
| Inscriptions | Activités → Inscriptions |
| Répartition en classes | Activités → Classes scolaires |
| Évaluations | Activités → Évaluations |
| Examens officiels | Activités → Examens |
| Absences & Congés | Activités → Congés |
→ Voir les guides détaillés dans la section Fonctionnalités.
Gestion financière ​
| Module | Accès |
|---|---|
| Frais d'inscription | Finances → Frais de scolarité → Frais d'inscription |
| Écolage | Finances → Frais de scolarité → Frais d'étude |
| Salaires | Finances → Salaires |
| Autres recettes/dépenses | Finances → Autres opérations |
| Vente d'articles | Finances → Vente d'articles |
| Paiements en attente | Finances → Paiements en attente |
→ Voir le guide Finances.
Information & Communication ​
| Module | Accès |
|---|---|
| Annonces | Informations → Annonces |
| Événements | Informations → Événements |
| Relances parents | Informations → Relances des parents |
Configurations ​
Les configurations sont accessibles depuis l'interface web (Configurations) et depuis l'application mobile (Config) :
- Années scolaires, Périodes, Classes
- Frais d'inscription et Ă©colage
- Modèles de bulletins
- Lignes de dépenses
- MĂ©thodes de paiement (Mobile Money)
→ Voir Configurations initiales et Méthodes de paiement.
Routines automatisées ​
Les Routines permettent d'exécuter des tâches répétitives de fin de période en un seul clic :
- Édition des bulletins en masse : clôture des évaluations, clôture de la période, génération des bulletins pour toutes les classes sélectionnées.
- Création des évaluations en masse : génère automatiquement les évaluations de la prochaine période.
- Création des périodes : crée les périodes de l'année scolaire.
→ Voir le guide Routines automatisées.
Rapports & États ​
Accédez aux Rapports & États pour :
- Générer des bulletins (individuels ou en masse)
- Exporter les Ă©tats financiers (PDF, Excel)
- Imprimer les listes de classe, classements, fiches élèves
→ Voir Rapports & Exports.
Gestion des accès (Utilisateurs & Rôles) ​
→ Voir Utilisateurs & Rôles.
Bibliothèque & Quiz ​
- Bibliothèque (
Bibliothèque) : partagez des documents PDF, cours, circulaires avec les acteurs de l'école. - Quiz (
Quiz) : créez des questions à choix multiples accessibles aux élèves depuis l'application mobile.