Novacole

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Guide Administrateur ​

Ce guide est destiné aux administrateurs et membres du staff d'un établissement. Ce profil a accès à l'ensemble des modules de Novacole, sous réserve des permissions qui lui ont été accordées par le directeur ou l'administrateur principal.

🗓️ Votre rythme de travail type ​

FréquenceTâchesWorkflow
Chaque jourConsulter le tableau de bord, encaisser les paiements, traiter les demandes (permissions, rattachements, paiements)📋 Encaisser un paiement
Chaque semaineSuivre les absences et retards, vérifier la saisie des notes, publier les annonces📋 L'appel quotidien
Chaque moisDérouler la paie, relancer les impayés, suivre le budget📋 La paie mensuelle
Chaque trimestreClôturer les évaluations et la période, générer les bulletins, bilan financier📋 Clôturer un trimestre
Chaque annéePréparer la rentrée : configuration, inscriptions, classes, emplois du temps📋 Préparer la rentrée

Tableau de bord ​

Dès la connexion, le tableau de bord présente une vue synthétique de l'établissement pour l'année scolaire sélectionnée.

Sur l'interface web ​

  • Analytique : indicateurs clés (nb élèves, nb inscrits, revenus, taux de recouvrement). Si votre école est rattachée à une inspection, un widget « Ma position dans la juridiction » situe votre taux de réussite et votre assiduité en percentile par rapport aux autres écoles de la juridiction, sans jamais révéler leur nom.
  • Financier : graphiques d'évolution des recettes et dépenses, frais impayés.
  • Calendrier : événements et échéances à venir.

Sur l'application mobile ​

  • Dashboard : résumé avec accès rapide aux modules principaux.
  • Accueil : alertes du jour (événements à venir, notifications non lues).

Chaque matin, une carte Briefing du jour résume les anomalies, les nouveaux élèves à risque et les impayés — voir Briefing du jour et suivi des élèves.

Gestion des acteurs ​

Élèves ​

Sur l'interface web ​

  1. Accédez à Acteurs → Élèves.
  2. Consultez la liste filtrée par classe ou par état d'inscription.
  3. Ouvrez la fiche d'un élève : elle s'organise en onglets — informations personnelles, scolarité, notes, finances, absences et tuteurs.

Actions disponibles :

  • 📤 Transférer un élève vers une autre classe ou école
  • 🖨️ Imprimer la carte scolaire
  • 👤 Accéder au profil des tuteurs rattachés
  • 🔀 Fusionner deux fiches en doublon depuis Acteurs → Élèves → Doublons d'élèves (voir Fusionner des doublons d'élèves) — action réservée au web, fiche par fiche ; voir ci-dessous pour l'équivalent mobile.

Sur l'application mobile ​

La fiche élève n'a pas d'onglets : elle affiche une grille d'accès rapide vers Parents, Emploi du temps, Bulletins, Évaluations, Absences, Retards, Permissions, Frais à payer, Historique des paiements, Cantine/Transport (si ces modules sont actifs), Messages, et (avec la permission de modification élève) Transferts inter-établissements.

  • Changement de classe (même école) : Activités → Classes scolaires → ouvrez la classe → Élèves → icône Changer de classe sur l'élève.
  • Transfert inter-établissement : disponible de bout en bout sur mobile.
    • Initier (école d'origine) : depuis la fiche élève, tuile Transferts inter-établissements → Nouvelle demande.
    • Traiter (accepter un entrant, rejeter, annuler un sortant) : Sécurité → Autorisations → Transferts inter-établissements — mêmes badges Entrant / Sortant que sur le web.
  • Doublons d'élèves : le mobile ne propose qu'un scan en lecture seule (Routines → Doublons d'élèves, voir Routines automatisées) ; la fusion elle-même reste une action web, fiche par fiche.

Enseignants ​

Sur l'interface web ​

  1. Accédez à Acteurs → Enseignants.
  2. Créez un nouvel enseignant via Nouveau — un compte utilisateur lui est automatiquement créé et rattaché.
  3. Depuis sa fiche, visualisez ses matières, classes (lecture seule), et son suivi de saisie des notes.

Sur l'application mobile ​

Depuis Acteurs → Enseignants, le bouton + propose deux options : Nouvel Enseignant (création complète) ou Enseignant existant (recherche dans l'annuaire des comptes déjà sur Novacole puis rattachement/invitation) — les deux se font directement ici, pas depuis Sécurité → Autorisations → Utilisateurs (ce dernier reste un CRUD utilisateur générique).

Affectation aux matières et classes

La fiche enseignant n'affiche ses classes qu'en lecture seule. L'affectation elle-même se fait à l'envers, depuis la classe : Classes scolaires → (une classe) → Matières — c'est là que le titulaire de chaque matière est désigné.

Si l'enseignant a déjà un compte Novacole, ne le recréez pas : rattachez le compte existant (l'option Enseignant existant ci-dessus sur mobile, ou depuis Autorisation → Utilisateurs sur le web). Sur le web le rattachement est immédiat ; depuis l'application mobile il prend la forme d'une invitation que l'enseignant doit accepter. → Utilisateurs & Rôles.

Tuteurs (Parents) ​

  1. Accédez à Acteurs → Tuteurs.
  2. Retrouvez les coordonnées de chaque parent et les élèves qui leur sont rattachés.
  3. Attribuez un enfant supplémentaire à un tuteur directement depuis sa fiche, onglet/section Enfants (bouton Attribuer un enfant sur mobile). L'inverse fonctionne aussi : depuis la fiche d'un élève, section Parents, bouton Attribuer un parent — les deux écrans écrivent sur le même rattachement.

Demandes de rattachement initiées par les parents ​

Un parent peut désormais initier lui‑même la demande de rattachement à son enfant, sans être encore membre de l'école. Vous la validez après vérification.

  1. Ouvrez Acteurs → Élèves → Demandes de rattachement parent (web) ou Sécurité → Autorisations → Rattachements parents (mobile). Vous êtes aussi notifié à chaque nouvelle demande.
  2. Pour chaque demande en attente, vous voyez le parent, le lien de parenté déclaré, l'enfant réclamé (nom, date de naissance, matricule, classe) et son message.
  3. Vérifier & valider : l'application vous propose les élèves rapprochés automatiquement ; sélectionnez le bon, ou recherchez un autre élève de l'école. À la validation :
    • le parent est rattaché à l'élève,
    • et ajouté aux utilisateurs de l'école en tant que parent (un profil tuteur est créé s'il n'en avait pas).
  4. Refuser : un motif est obligatoire ; il est communiqué au parent.

Aucune donnée de l'élève n'est exposée au parent avant votre validation. Le rapprochement est calculé côté serveur ; vous restez seul juge de l'élève retenu.

Demandes d'adhésion (enseignants & parents) ​

Un compte sans école peut aussi demander à rejoindre l'établissement (sans cibler d'élève), en tant qu'enseignant ou parent — jamais administrateur ni collaborateur. Vous traitez ces demandes depuis Autorisation → Demandes d'adhésion reçues (web) ou Sécurité → Autorisations → Demandes d'adhésion (mobile), ou depuis la notification reçue. Accepter rattache le compte avec le rôle demandé ; Refuser exige un motif.

Inversement, pour faire entrer quelqu'un de votre initiative, utilisez Autorisation → Utilisateurs (rattachement immédiat) ou Autorisation → Invitations envoyées (invitation à accepter — c'est aussi la seule option depuis le mobile, Sécurité → Autorisations → Utilisateurs). Le suivi des invitations déjà envoyées (statut, relance) se fait depuis Autorisation → Invitations envoyées (web) ou Sécurité → Autorisations → Invitations envoyées (mobile). Vue d'ensemble : Élèves, Enseignants & Tuteurs → § 4.

Activités scolaires ​

ModuleAccès
InscriptionsActivités → Inscriptions
Répartition en classesActivités → Classes scolaires
ÉvaluationsActivités → Évaluations
Saisie des notesActivités → Saisie des Notes (mobile) · onglet Évaluations d'une classe (web) — toutes matières, tant que l'évaluation n'est pas clôturée
Examens officielsActivités → Examens
Présences (appel)Activités → Absences & Retards → Ajouter
Retards des élèvesActivités → Absences & Retards → Retards
Permissions d'absence des élèvesInformations → Permissions

Saisie des notes et appel par l'administration

Au-delà des points bonus / jury, l'administration (et un staff avec la permission Notes) peut saisir directement les notes de n'importe quelle matière, exactement comme un enseignant — voir Évaluations & Notes → Saisie des Notes. De même, l'appel des présences peut être fait côté administration depuis Activités → Présences (mobile), pas seulement consulté — voir Présences.

→ Voir les guides détaillés dans la section Fonctionnalités.

Organiser un examen national ​

Pour un examen BEPC/BAC/CEP à grand effectif, la correction d'une matière peut être répartie entre plusieurs enseignants via des lots de correction :

  1. (Optionnel) À la création de l'examen, cochez Examen anonyme si l'identité des candidats doit être masquée aux correcteurs — verrouillé après anonymisation.
  2. Si anonyme : onglet Lots de correction → sélectionnez la matière → Anonymiser. Imprimez le bordereau (confidentiel, réservé à l'administration) et les étiquettes à apposer sur les copies.
  3. Générer les lots : choisissez le nombre ou la taille des lots, puis les correcteurs.
  4. Suivez la progression de chaque lot (barre de progression, statut) en temps réel.
  5. Validez chaque lot une fois soumis par son correcteur, ou rouvrez-le en cas d'erreur de saisie signalée.
  6. Si anonyme : une fois tous les lots d'une matière soumis, Lever l'anonymat pour rendre l'identité des candidats visible sur cette matière.
  7. Une fois tous les lots d'une matière validés, clôturez la matière. La clôture de l'examen entier n'est possible qu'une fois toutes les matières clôturées.

→ Détails complets : Lots de correction, Anonymat optionnel.

Gestion financière ​

ModuleAccès
Frais d'inscriptionFinances → Frais de scolarité → Frais d'inscription
ÉcolageFinances → Frais de scolarité → Frais d'étude
AssuranceFinances → Frais de scolarité → Frais d'assurance
SalaireFinances → Salaire
Paiements reçus / effectuésFinances → Paiement reçu · Finances → Paiements effectués
Autres recettes/dépensesFinances → Autres opérations
Vente d'articlesFinances → Vente d'articles
Paiement en attenteFinances → Paiement en attente
Demandes de dépensesFinances → Demandes de dépenses
BudgetBudget → Suivi Budgétaire · Budget → Gestion budgétaire

→ Voir les guides Finances et Budget.

Ressources Humaines ​

Le module RH centralise les employés, contrats, la paie, le pointage et les congés du personnel.

→ Voir le guide Ressources Humaines.

Services aux familles (Cantine & Transport) ​

Deux modules optionnels, activables indépendamment par école, gèrent des services facturés aux familles au même titre que l'écolage.

ModuleWebMobile
CantineCantine (menu latéral) → Formules, Abonnements, Menus, Profils alimentaires, Rapports, Carnets de tickets, Contrôle des ticketsAccueil → section Services → tuile Cantine
TransportTransport (menu latéral) → Flotte, Chauffeurs, Itinéraires, Tarifs, Abonnements, Maintenance, Carburant, Rapports, Carnets de tickets, Contrôle des tickets, Suivi GPSAccueil → section Services → tuile Transport

Suivi GPS

Le suivi GPS temps réel de la flotte (Transport → Suivi GPS) est réservé au pack full et fonctionne uniquement premier plan côté chauffeur (pas de service natif en arrière-plan).

Les routines associées (Affectation cantine/transport, Facturation mensuelle cantine/transport) sont accessibles depuis Routines, réservées à l'Administrateur — voir Routines automatisées.

→ Voir les guides Cantine et Transport.

Information & Communication ​

ModuleAccès
AnnoncesInformations → Annonces
ÉvénementsInformations → Événements
Relances parentsInformations → Relances des parents

Les annonces se créent en brouillon, puis se publient ou se programment ; vous pouvez les épingler, renvoyer la notification et suivre le taux de lecture (« Voir les lectures »). Modifier une annonce déjà publiée ne re‑notifie pas les destinataires. → Communication & Informations

Configurations ​

Les configurations sont accessibles depuis l'interface web (Configurations) et depuis l'application mobile (Config) :

  • Années scolaires, Périodes, Classes
  • Frais d'inscription, écolage et assurance
  • Modèles de bulletins
  • Lignes de dépenses
  • Méthodes de paiement (Mobile Money)

→ Voir Configurations initiales et Méthodes de paiement.

Routines automatisées ​

Les Routines permettent d'exécuter des tâches répétitives en un seul clic, sur plusieurs classes à la fois. Elles suivent le cycle scolaire :

Rentrée

  • Assistant de configuration : parcours guidé de mise en route d'un nouvel établissement.
  • Création des périodes : crée trimestres ou semestres pour chaque degré.
  • Affectation des enseignants : affecte un enseignant à plusieurs matières d'un coup.
  • Emplois du temps : génère (algorithme ou IA) et publie sur plusieurs classes.
  • Échéanciers de scolarité : répare les inscriptions sans frais rattachés.
  • Doublons d'élèves : scanne l'établissement à la recherche de fiches élève probablement en double. Lecture seule — la fusion proprement dite se fait ensuite sur le web, fiche par fiche (voir Fusionner des doublons d'élèves).

Cycle des périodes

  • Création des évaluations : génère les évaluations d'une période.
  • Contrôle avant bulletins : vérifie que la période est prête, sans rien clôturer.
  • Edition des lots de bulletin : clôture des évaluations, clôture de la période, génération des bulletins.

Fin d'année

  • Certificats par classe : édite les certificats de scolarité ou de réussite en masse.
  • Fin d'année scolaire : contrôle puis clôture l'année.

Contrôler avant d'exécuter

Les routines de contrôle (Contrôle avant bulletins, Fin d'année scolaire) sont en lecture seule et classent leurs constats en bloquants et avertissements. Lancez-les systématiquement avant les routines irréversibles.

→ Voir le guide Routines automatisées.

Assistant IA ​

L'Assistant IA répond en langage naturel sur l'ensemble des données de l'établissement : résultats, finances, impayés, RH, budget. Il peut aussi exécuter des actions après votre confirmation : configuration (année scolaire, classes, périodes…), enregistrement d'un paiement, relance des parents, validation de la paie.

Il sait également lancer plusieurs routines en conversation :

  • Contrôle avant bulletins — « Est-ce que le 2e trimestre est prêt ? »

  • Relance des enseignants en retard de saisie — « Relance ceux qui n'ont pas fini leurs notes. »

  • Réconciliation financière — « Les chiffres semblent faux, recalcule les soldes. »

  • Rentrée scolaire — « Ouvre l'année 2026-2027. »

  • Web : bouton flottant disponible sur toutes les pages.

  • Mobile : menu Assistant IA.

→ Voir le guide Assistant IA.

Agents IA ​

Un agent IA poursuit un objectif dans la durée : recouvrement des impayés, clôture de période, suivi du décrochage, pré-clôture comptable, paie du mois, effectifs réels, joignabilité des familles, installation de l'école, rentrée scolaire. Il envoie seul les simples rappels (si vous gardez le mode par défaut) et vous soumet tout le reste dans Agents IA › Propositions à valider. Chaque matin, un récapitulatif des propositions en attente vous est envoyé.

  • Web : menu Agents IA.
  • Mobile : tuile Agents IA de la section Pilotage de l'accueil.

→ Voir le guide Agents IA.

Rapports & États ​

Accédez aux Rapports & États pour :

  • Générer des bulletins (individuels ou en masse)
  • Exporter les états financiers (PDF, Excel)
  • Imprimer les listes de classe, classements, fiches élèves

→ Voir Rapports & Exports.

Gestion des accès (Utilisateurs & Rôles) ​

→ Voir Utilisateurs & Rôles.

Bibliothèque & Quiz ​

  • Bibliothèque (Bibliothèque) : consultez les documents PDF, cours et circulaires mis à disposition de l'école (l'ajout/la suppression de documents est réservé au Super Administrateur Novacole).
  • Quiz (Quiz) : vos élèves accèdent aux questions de la base commune depuis l'application mobile (la création de questions est réservée au Super Administrateur Novacole).

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