Guide Administrateur
Ce guide est destiné aux administrateurs et membres du staff d'un établissement. Ce profil a accès à l'ensemble des modules de Novacole, sous réserve des permissions qui lui ont été accordées par le directeur ou l'administrateur principal.
🗓️ Votre rythme de travail type
| Fréquence | Tâches | Workflow |
|---|---|---|
| Chaque jour | Consulter le tableau de bord, encaisser les paiements, traiter les demandes (permissions, rattachements, paiements) | 📋 Encaisser un paiement |
| Chaque semaine | Suivre les absences et retards, vérifier la saisie des notes, publier les annonces | 📋 L'appel quotidien |
| Chaque mois | Dérouler la paie, relancer les impayés, suivre le budget | 📋 La paie mensuelle |
| Chaque trimestre | Clôturer les évaluations et la période, générer les bulletins, bilan financier | 📋 Clôturer un trimestre |
| Chaque année | Préparer la rentrée : configuration, inscriptions, classes, emplois du temps | 📋 Préparer la rentrée |
Tableau de bord
Dès la connexion, le tableau de bord présente une vue synthétique de l'établissement pour l'année scolaire sélectionnée.
Sur l'interface web
- Analytique : indicateurs clés (nb élèves, nb inscrits, revenus, taux de recouvrement).
- Financier : graphiques d'évolution des recettes et dépenses, frais impayés.
- Calendrier : événements et échéances à venir.
Sur l'application mobile
- Dashboard : résumé avec accès rapide aux modules principaux.
- Accueil : alertes du jour (événements à venir, notifications non lues).
Chaque matin, une carte Briefing du jour résume les anomalies, les nouveaux élèves à risque et les impayés — voir Briefing du jour et suivi des élèves.
Gestion des acteurs
Élèves
- Accédez à
Acteurs → Élèves. - Consultez la liste filtrée par classe ou par état d'inscription.
- Ouvrez la fiche d'un élève pour voir : informations personnelles, scolarité, notes, finances, absences et tuteurs.
Actions disponibles :
- 📤 Transférer un élève vers une autre classe ou école
- 🖨️ Imprimer la carte scolaire
- 👤 Accéder au profil des tuteurs rattachés
Enseignants
- Accédez à
Acteurs → Enseignants. - Créez un nouvel enseignant via
Nouveau— un compte utilisateur lui est automatiquement créé. - Depuis sa fiche, visualisez ses matières, classes, et son suivi de saisie des notes.
Tuteurs (Parents)
- Accédez à
Acteurs → Tuteurs. - Retrouvez les coordonnées de chaque parent et les élèves qui leur sont rattachés.
- Gérez les demandes de rattachement soumises via l'application mobile.
Activités scolaires
| Module | Accès |
|---|---|
| Inscriptions | Activités → Inscriptions |
| Répartition en classes | Activités → Classes scolaires |
| Évaluations | Activités → Évaluations |
| Examens officiels | Activités → Examens |
| Présences (appel) | Activités → Présences |
| Retards des élèves | Activités → Retards |
| Permissions d'absence des élèves | Informations → Permissions |
→ Voir les guides détaillés dans la section Fonctionnalités.
Organiser un examen national
Pour un examen BEPC/BAC/CEP à grand effectif, la correction d'une matière peut être répartie entre plusieurs enseignants via des lots de correction :
- (Optionnel) À la création de l'examen, cochez
Examen anonymesi l'identité des candidats doit être masquée aux correcteurs — verrouillé après anonymisation. - Si anonyme : onglet
Lots de correction→ sélectionnez la matière →Anonymiser. Imprimez le bordereau (confidentiel, réservé à l'administration) et les étiquettes à apposer sur les copies. Générer les lots: choisissez le nombre ou la taille des lots, puis les correcteurs.- Suivez la progression de chaque lot (barre de progression, statut) en temps réel.
- Validez chaque lot une fois soumis par son correcteur, ou rouvrez-le en cas d'erreur de saisie signalée.
- Si anonyme : une fois tous les lots d'une matière soumis,
Lever l'anonymatpour rendre l'identité des candidats visible sur cette matière. - Une fois tous les lots d'une matière validés, clôturez la matière. La clôture de l'examen entier n'est possible qu'une fois toutes les matières clôturées.
→ Détails complets : Lots de correction, Anonymat optionnel.
Gestion financière
| Module | Accès |
|---|---|
| Frais d'inscription | Finances → Frais de scolarité → Frais d'inscription |
| Écolage | Finances → Frais de scolarité → Frais d'étude |
| Salaires | Finances → Salaires |
| Paiements reçus / effectués | Finances → Paiement reçu · Finances → Paiements effectués |
| Autres recettes/dépenses | Finances → Autres opérations |
| Vente d'articles | Finances → Vente d'articles |
| Paiements en attente | Finances → Paiements en attente |
| Budget & demandes de dépense | Finances → Budget |
→ Voir les guides Finances et Budget.
Ressources Humaines
Le module RH centralise les employés, contrats, la paie, le pointage et les congés du personnel.
→ Voir le guide Ressources Humaines.
Information & Communication
| Module | Accès |
|---|---|
| Annonces | Informations → Annonces |
| Événements | Informations → Événements |
| Relances parents | Informations → Relances des parents |
Configurations
Les configurations sont accessibles depuis l'interface web (Configurations) et depuis l'application mobile (Config) :
- Années scolaires, Périodes, Classes
- Frais d'inscription et écolage
- Modèles de bulletins
- Lignes de dépenses
- Méthodes de paiement (Mobile Money)
→ Voir Configurations initiales et Méthodes de paiement.
Routines automatisées
Les Routines permettent d'exécuter des tâches répétitives de fin de période en un seul clic :
- Assistant de configuration : parcours guidé de mise en route d'un nouvel établissement.
- Édition des bulletins en masse : clôture des évaluations, clôture de la période, génération des bulletins pour toutes les classes sélectionnées.
- Création des évaluations en masse : génère automatiquement les évaluations de la prochaine période.
- Création des périodes : crée les périodes de l'année scolaire.
→ Voir le guide Routines automatisées.
Assistant IA
L'Assistant IA répond en langage naturel sur l'ensemble des données de l'établissement : résultats, finances, impayés, RH, budget. Il peut aussi exécuter des actions de configuration (création d'année scolaire, de classes, de périodes…) après votre confirmation.
- Web : bouton flottant disponible sur toutes les pages.
- Mobile : menu
Assistant IA.
→ Voir le guide Assistant IA.
Rapports & États
Accédez aux Rapports & États pour :
- Générer des bulletins (individuels ou en masse)
- Exporter les états financiers (PDF, Excel)
- Imprimer les listes de classe, classements, fiches élèves
→ Voir Rapports & Exports.
Gestion des accès (Utilisateurs & Rôles)
→ Voir Utilisateurs & Rôles.
Bibliothèque & Quiz
- Bibliothèque (
Bibliothèque) : partagez des documents PDF, cours, circulaires avec les acteurs de l'école. - Quiz (
Quiz) : créez des questions à choix multiples accessibles aux élèves depuis l'application mobile.