Absences & Congés

• 0. Justification des absences enregistrées
  • Sur l'interface web
  • Sur l'application mobile
• 1. Permissions d'absence des élèves (anticipées)
  • Demander une permission (Parents)
  • Demander une permission (Enseignants)
  • Traiter les demandes (Administration)
  • Statuts d'une demande
  • Suivi du retour de l'élève
• 2. Congés du personnel (RH)
  • Soumettre une demande (Employé / Enseignant)
  • Valider les demandes (Administration)
• Gestion des présences des élèves

---

Novacole distingue trois circuits liés aux absences et congés :

Circuit	Qui est concerné	Où le gérer
Justification d'absence	Les élèves (absences enregistrées par l'enseignant)	Fiche élève → onglet Absences
Permissions d'absence	Les élèves (demandes anticipées)	Web : Informations → Permissions · Mobile : Demandes de permission
Congés du personnel	Les employés et enseignants	Web : RH → Congés & absences · Mobile : module RH

---

0. Justification des absences enregistrées

Lorsqu'un enseignant enregistre un élève absent lors de l'appel, cette absence peut être justifiée a posteriori par l'administration avec un motif.

Sur l'interface web

Depuis la fiche de l'élève (Acteurs → Élèves → ouvrir la fiche → onglet Absences) :

1. Repérez l'absence non justifiée (badge rouge).
2. Cliquez sur Justifier.
3. Saisissez le motif (maladie, certificat médical, événement familial…).
4. Validez.

Pour annuler une justification, cliquez sur Annuler la justification.

Sur l'application mobile

Depuis la fiche de l'élève → section Absences :

• Appui simple sur une absence non justifiée → formulaire de justification.
• Appui long sur une absence justifiée → annulation de la justification.

Statuts sur le bulletin

Une absence justifiée est tout de même comptabilisée dans le total du bulletin, mais elle indique à l'administration que le motif a été vérifié. Le champ Absences du bulletin reflète toujours le nombre total, justifiées ou non.

---

1. Permissions d'absence des élèves (anticipées)

Une permission est une autorisation d'absence temporaire accordée à un élève (maladie, événement familial, déplacement…). Elle peut être demandée par un parent, un enseignant ou créée directement par l'administration.

Demander une permission (Parents)

Depuis l'application mobile :

1. Appuyez sur Demandes de permission dans le menu, ou ouvrez la fiche de l'enfant.
2. Appuyez sur Nouvelle demande.
3. Renseignez la date de début, la date de fin et le motif.
4. Soumettez : l'administration est notifiée immédiatement.

Demander une permission (Enseignants)

1. Depuis le menu, appuyez sur Départ.
2. Sélectionnez l'élève concerné et renseignez les dates et le motif.
3. Soumettez la demande.

Traiter les demandes (Administration)

• Web : accédez à Informations → Permissions.
• Mobile : ouvrez le module Départ depuis le menu.

Pour chaque demande :

• Approuver : la permission est accordée — le parent (et le demandeur) sont notifiés.
• Rejeter : la demande est refusée, avec notification au parent.

Statuts d'une demande

Statut	Signification
⏳ En attente	Demande soumise, non traitée
✅ Approuvée	Permission accordée
❌ Rejetée	Demande refusée

Suivi du retour de l'élève

Pour les permissions approuvées, Novacole suit le retour effectif de l'élève :

1. Au retour de l'élève, ouvrez la permission et cliquez sur Marquer le retour.
2. La date de retour est enregistrée.

Rappels automatiques

Si la date de fin de permission est dépassée et que le retour n'a pas été marqué, la permission apparaît en dépassement et des rappels sont envoyés automatiquement.

---

2. Congés du personnel (RH)

Les demandes de congé des employés et enseignants (congés annuels, maladie, sans solde, exceptionnels) sont gérées par le module Ressources Humaines.

Soumettre une demande (Employé / Enseignant)

Depuis l'application mobile, ouvrez le module RH → Congés :

1. Appuyez sur Nouvelle demande.
2. Choisissez le type de congé : Annuel, Maladie, Sans solde, Exceptionnel ou Autre.
3. Renseignez les dates et le motif, puis soumettez.

Tant que la demande est en attente, vous pouvez l'annuler.

Valider les demandes (Administration)

Accédez à RH → Congés & absences (web) pour voir toutes les demandes :

• Approuver : le congé est validé.
• Rejeter : la demande est refusée (un motif peut être indiqué).

→ Voir le module complet : Ressources Humaines.

Impact sur la paie

Les absences non justifiées du personnel peuvent donner lieu à des retenues sur salaire, calculées automatiquement lors du calcul des bulletins de paie.

---

Gestion des présences des élèves

L'appel quotidien (présences élèves) est distinct des permissions. Il est effectué par l'enseignant depuis l'application mobile.

→ Voir les guides Présences et Retards.