📋 Workflow : Préparer la rentrée de A à Z
Ce guide vous accompagne pas à pas pour configurer Novacole avant le démarrage des cours. Suivez les étapes dans l'ordre — certaines dépendent des précédentes.
Durée estimée
Comptez 30 à 60 minutes pour la configuration d'un établissement, selon le nombre de classes et de niveaux. Les inscriptions s'étalent ensuite sur la période de rentrée.
Première configuration ? Utilisez l'assistant
Si votre école vient d'être créée, l'Assistant de configuration (bouton Lancer l'assistant dans Configurations) enchaîne automatiquement les étapes 1 à 7 de ce workflow en vous guidant écran par écran.
Étape 1 — Créer l'année scolaire
Avant toute chose, l'année scolaire de la rentrée doit exister dans le système.
Web : Configurations → Activité scolaire, onglet Années scolaires → Nouvelle → renseignez le libellé (ex : Année 2026-2027) et les dates de début et de fin → enregistrez et Démarrez cette année comme année courante.
Mobile : menu Config de l'accueil administrateur/staff → Années scolaires → + → mêmes informations → Démarrer l'année scolaire sur la ligne créée.
WARNING
Vérifiez que vous travaillez bien sur la nouvelle année et non sur l'ancienne. L'année active est affichée dans l'en-tête de l'interface.
Ce qui se passe automatiquement au démarrage (établissement déjà actif les années précédentes)
Si ce n'est pas la toute première année scolaire de votre établissement sur Novacole, cliquer sur Démarrer copie automatiquement, en arrière-plan, les classes, matières et enseignants, les emplois du temps, les tarifs et le modèle de bulletin de l'année précédente — et réinscrit chaque élève actif et affecté à une classe dans sa classe suivante (ou le fait redoubler) selon ses résultats. Les élèves encore en attente de répartition (aucune classe l'année précédente), comme ceux marqués en abandon, ne sont pas reconduits : répartissez-les avant de démarrer, ou inscrivez-les manuellement dans la nouvelle année. À l'inverse, un élève promu vers un niveau qui n'a pas encore de classe est bien reconduit, mais sans classe : vous le retrouverez dans les élèves à répartir de ce niveau. Exception : un élève qui quitte une classe de fin de cycle (CM2, 3ème, Tle) pour entrer dans le cycle suivant que votre établissement ne propose pas — c'est-à-dire quand aucune classe n'existe au niveau d'entrée de ce cycle — n'est pas reconduit : il poursuit sa scolarité dans un autre établissement. Lorsque le clonage a eu lieu, les étapes 3, 5 et 7 ci-dessous servent surtout à vérifier et ajuster ce qui a déjà été copié (nouveaux tarifs, nouvelle classe, changement d'enseignant…), pas à tout recréer depuis zéro : recréer une classe ou un tarif qui existe déjà crée un doublon.
Pour un tout premier démarrage (nouvel établissement), rien n'est cloné puisqu'il n'existe pas d'année précédente : suivez alors les étapes normalement, dans l'ordre.
Étape 2 — Créer les périodes scolaires
Les périodes (trimestres, semestres, bimestres) structurent l'année et déterminent les évaluations et les bulletins.
Option A — Création manuelle (web ou mobile) :
- Allez dans
Configurations → Activité scolaire, ongletPériodes scolaires(web), ouConfig → Périodes scolaires(mobile, accueil administrateur/staff). - Créez chaque période avec son nom, ses dates de début et de fin, et son rang.
Démarrezla première période.
Option B — Via les Routines (recommandé) :
- Ouvrez l'application mobile →
Routines → Création des périodes. - Sélectionnez le ou les degrés concernés (Primaire, Collège, Lycée).
- Lancez. La routine crée 3 trimestres pour le primaire et le collège, 2 semestres pour le lycée, avec leurs liens de succession.
- Ajustez ensuite les dates dans
Configurations → Activité scolaire, ongletPériodes scolaires, si votre calendrier diffère.
→ Voir Routines automatisées →
Étape 3 — Configurer les tarifs
Les montants des frais doivent être définis avant les premières inscriptions, sans quoi les frais ne seront pas générés automatiquement.
Établissement déjà actif ?
Les tarifs de l'année précédente ont déjà été copiés au démarrage (voir étape 1). Vérifiez/ajustez les montants plutôt que d'en recréer.
Web :
- Allez dans
Configurations → Finance, ongletInscription et études. - Définissez les frais d'inscription par niveau.
- Définissez les frais de scolarité par niveau (montants filles / garçons).
- Définissez les frais d'assurance par niveau.
- Enregistrez.
Mobile : menu Config de l'accueil administrateur/staff → Frais de scolarité → sélectionnez le niveau → mêmes montants à définir.
TIP
Vous pouvez appliquer des montants différents par degré (Maternelle, Primaire, Collège, Lycée). Pensez à tous les vérifier avant de commencer les inscriptions.
→ Voir Frais scolaires & Articles →
Étape 4 — Définir les méthodes de paiement
Pour pouvoir encaisser dès le premier jour :
Web : Configurations → Finance, onglet Méthodes de paiement → créez vos modes de règlement : Espèces, Mobile Money, chèque, virement…
Mobile : menu Config de l'accueil administrateur/staff → Moyens de paiement → mêmes modes de règlement.
→ Voir Méthodes de paiement & Portefeuille →
Étape 5 — Créer ou mettre à jour les classes
Établissement déjà actif ?
Les classes, matières et enseignants de l'année précédente ont déjà été copiés au démarrage (voir étape 1). Vérifiez/ajustez plutôt que de recréer une classe déjà présente.
- Allez dans
Activités → Classes scolaires. - Pour chaque classe (ex : 6ème A, Terminale D) :
- Créez la classe si elle n'existe pas encore.
- Ajoutez les matières avec leur coefficient et l'enseignant responsable.
- Répétez pour toutes les classes de l'établissement.
Création de classe : non disponible sur mobile
L'application mobile affiche la liste des classes (menu Classes) et permet d'ouvrir une classe existante pour y ajouter/modifier les matières et l'enseignant responsable — mais la création d'une nouvelle classe reste réservée à l'interface web (Activités → Classes scolaires).
→ Voir Classes scolaires →
Étape 6 — Configurer les créneaux horaires (si vous utilisez les emplois du temps)
Web : Configurations → Activité scolaire, onglet Créneaux horaires → définissez les tranches horaires de la journée (ex : 07h30–08h30, 08h30–09h30…).
Mobile : menu Config de l'accueil administrateur/staff → Tranches horaires → mêmes créneaux.
Ces créneaux seront utilisés lors de la création des emplois du temps par classe.
→ Voir Emplois du temps →
Étape 7 — Choisir le modèle de bulletin
Mieux vaut choisir le format des bulletins avant la première clôture de période :
Établissement déjà actif ?
Le modèle de bulletin actif l'année précédente a déjà été copié au démarrage (voir étape 1). Vérifiez qu'il convient toujours plutôt que d'en réactiver un.
Web : Configurations → Activité scolaire, onglet Modèles de bulletin → prévisualisez les modèles adaptés à votre degré (primaire, secondaire, lycée) → Activer sur le modèle retenu, puis personnalisez ses options d'affichage si besoin.
Mobile : menu Config → Modèles de bulletin → même prévisualisation et activation (pas de création de modèle : c'est aussi le cas sur le web, les modèles sont prédéfinis par Novacole).
Étape 8 — Ajouter les utilisateurs
Web : Autorisation → Utilisateurs → ajoutez les comptes des enseignants, du personnel administratif (comptables, secrétaires) → attribuez à chacun le rôle correspondant à ses responsabilités.
Mobile : menu Sécurité de l'accueil administrateur/staff → Utilisateurs → même formulaire d'ajout (sélection d'un utilisateur existant ou nouveau, type de compte, rôle).
→ Voir Utilisateurs & Rôles →
Étape 9 — Inscrire et répartir les élèves
Une fois les classes et les tarifs configurés, vous pouvez commencer les inscriptions.
Web et mobile (mêmes actions, l'application mobile propose Activités → Inscriptions à l'accueil administrateur/staff) :
- Allez dans
Activités → Inscriptions → Nouvelle inscription. - Pour chaque élève :
- Renseignez ses informations (nom, prénom, date de naissance, tuteur).
- Sélectionnez la classe cible.
- Enregistrez. Les frais d'inscription, d'étude et d'assurance sont générés automatiquement.
- Après l'inscription, répartissez l'élève dans sa classe (
Activités → Classes scolaires → [Classe] → Élèves → Répartition, web et mobile).
Un élève non réparti n'apparaît pas dans les grilles de notes ni les feuilles de présence.
→ Voir Inscriptions & Réinscriptions →
Étape 10 — Construire les emplois du temps
Web et mobile (mêmes actions) :
- Allez dans
Activités → Classes scolaires → [Classe], onglet emploi du temps. - Placez les matières sur les créneaux définis à l'étape 6.
- Publiez : enseignants, parents et élèves voient l'emploi du temps sur mobile.
En masse
Pour construire les emplois du temps de plusieurs classes en une fois, utilisez la routine Emplois du temps (« Générer et publier sur plusieurs classes » — application mobile → Routines).
→ Voir Emplois du temps →
Étape 11 — Créer les évaluations du premier trimestre
Une fois les classes prêtes, créez les évaluations de la première période pour que les enseignants puissent commencer à saisir leurs notes.
Option A — Création manuelle (web ou mobile) :
- Allez dans
Activités → Évaluations → Nouveau(web) ouActivités → Évaluations(mobile, accueil administrateur/staff). - Créez une évaluation par composition (ex : Composition 1er Trimestre).
Option B — Via les Routines (recommandé) :
- Application mobile →
Routines → Création des évaluations. - Sélectionnez le degré, la période et les classes.
- Lancez.
→ Voir Évaluations & Notes →
Étape 12 — Préparer les listes de fournitures
Pendant que vous y êtes, préparez la liste de fournitures de chaque niveau.
Web : Configurations → Activité scolaire, onglet Listes de fournitures (mobile : Config → Activité scolaire → Listes de fournitures) → une liste par niveau (articles, consignes, date limite) → Publier dès qu'elle est prête pour que les parents et enseignants du niveau soient notifiés. Si votre établissement vend certains articles (uniformes, cahiers de correspondance…), activez la commande en ligne sur ces articles.
Déjà reconduites
Si des listes existaient l'année précédente, elles ont déjà été reconduites en brouillon sur le même niveau — il ne reste qu'à les relire, ajuster les prix, puis publier.
→ Voir Listes de fournitures scolaires →
Étape 13 — Annoncer la rentrée
Terminez en beauté : informez parents et élèves.
Web : Informations → Annonces → créez l'annonce de rentrée (dates, horaires, fournitures…) : elle est notifiée sur l'application mobile des parents.
Mobile : menu Information → Annonces de l'accueil administrateur/staff → même formulaire (titre, contenu, cible, publication immédiate ou programmée).
→ Voir Communication →
Récapitulatif — Checklist de rentrée
| Étape | Action | Fait ? |
|---|---|---|
| 1 | Créer et démarrer l'année scolaire | ☐ |
| 2 | Créer les périodes (trimestres/semestres) et démarrer la 1ère | ☐ |
| 3 | Configurer les tarifs d'inscription et de scolarité | ☐ |
| 4 | Définir les méthodes de paiement | ☐ |
| 5 | Créer les classes et affecter matières + enseignants | ☐ |
| 6 | Configurer les créneaux horaires | ☐ |
| 7 | Activer le modèle de bulletin | ☐ |
| 8 | Créer les comptes utilisateurs (enseignants, staff) | ☐ |
| 9 | Inscrire et répartir les élèves | ☐ |
| 10 | Construire et publier les emplois du temps | ☐ |
| 11 | Créer les évaluations du 1er trimestre | ☐ |
| 12 | Publier les listes de fournitures par niveau | ☐ |
| 13 | Publier l'annonce de rentrée | ☐ |
Prochaine étape
Une fois l'année lancée, consultez le 📋 Workflow de fin de période → pour préparer la clôture du premier trimestre.