📋 Workflow : Préparer la rentrée de A à Z
Ce guide vous accompagne pas à pas pour configurer Novacole avant le démarrage des cours. Suivez les étapes dans l'ordre — certaines dépendent des précédentes.
Durée estimée
Comptez 30 à 60 minutes pour la configuration d'un établissement, selon le nombre de classes et de niveaux. Les inscriptions s'étalent ensuite sur la période de rentrée.
Première configuration ? Utilisez l'assistant
Si votre école vient d'être créée, l'Assistant de configuration (bouton Lancer l'assistant dans Configurations) enchaîne automatiquement les étapes 1 à 7 de ce workflow en vous guidant écran par écran.
Étape 1 — Créer l'année scolaire
Avant toute chose, l'année scolaire de la rentrée doit exister dans le système.
- Allez dans
Configurations → Années scolaires. - Cliquez sur
Nouvelle. - Renseignez le libellé (ex : Année 2026-2027) et les dates de début et de fin.
- Enregistrez et
Démarrezcette année comme année courante.
WARNING
Vérifiez que vous travaillez bien sur la nouvelle année et non sur l'ancienne. L'année active est affichée dans l'en-tête de l'interface.
Étape 2 — Créer les périodes scolaires
Les périodes (trimestres, semestres, bimestres) structurent l'année et déterminent les évaluations et les bulletins.
Option A — Création manuelle :
- Allez dans
Configurations → Périodes scolaires. - Créez chaque période avec son nom, ses dates de début et de fin, et son rang.
Démarrezla première période.
Option B — Via les Routines (recommandé) :
- Ouvrez l'application mobile →
Routines → Création des périodes en masse. - Sélectionnez le type (Trimestre, Semestre, Bimestre), le degré et le nombre de périodes.
- Lancez.
→ Voir Routines automatisées →
Étape 3 — Configurer les tarifs
Les montants des frais doivent être définis avant les premières inscriptions, sans quoi les frais ne seront pas générés automatiquement.
- Allez dans
Configurations → Inscription et études. - Définissez les frais d'inscription par niveau.
- Définissez les frais de scolarité par niveau (montants filles / garçons).
- Enregistrez.
TIP
Vous pouvez appliquer des montants différents par degré (Maternelle, Primaire, Collège, Lycée). Pensez à tous les vérifier avant de commencer les inscriptions.
→ Voir Frais scolaires & Articles →
Étape 4 — Définir les méthodes de paiement
Pour pouvoir encaisser dès le premier jour :
- Allez dans
Configurations → Méthodes de paiement. - Créez vos modes de règlement : Espèces, Mobile Money, chèque, virement…
→ Voir Méthodes de paiement & Portefeuille →
Étape 5 — Créer ou mettre à jour les classes
- Allez dans
Activités → Classes scolaires. - Pour chaque classe (ex : 6ème A, Terminale D) :
- Créez la classe si elle n'existe pas encore.
- Ajoutez les matières avec leur coefficient et l'enseignant responsable.
- Répétez pour toutes les classes de l'établissement.
→ Voir Classes scolaires →
Étape 6 — Configurer les créneaux horaires (si vous utilisez les emplois du temps)
- Allez dans
Configurations → Créneaux horaires. - Définissez les tranches horaires de la journée (ex : 07h30–08h30, 08h30–09h30…).
- Ces créneaux seront utilisés lors de la création des emplois du temps par classe.
→ Voir Emplois du temps →
Étape 7 — Choisir le modèle de bulletin
Mieux vaut choisir le format des bulletins avant la première clôture de période :
- Allez dans
Configurations → Modèles de bulletin. - Prévisualisez les modèles adaptés à votre degré (primaire, secondaire, lycée).
- Cliquez sur
Activersur le modèle retenu, puis personnalisez ses options d'affichage si besoin.
Étape 8 — Ajouter les utilisateurs
- Allez dans
Autorisation → Utilisateurs. - Ajoutez les comptes des enseignants, du personnel administratif (comptables, secrétaires).
- Attribuez à chacun le rôle correspondant à ses responsabilités.
→ Voir Utilisateurs & Rôles →
Étape 9 — Inscrire et répartir les élèves
Une fois les classes et les tarifs configurés, vous pouvez commencer les inscriptions.
- Allez dans
Activités → Inscriptions → Nouvelle inscription. - Pour chaque élève :
- Renseignez ses informations (nom, prénom, date de naissance, tuteur).
- Sélectionnez la classe cible.
- Enregistrez. Les frais d'inscription et d'étude sont générés automatiquement.
- Après l'inscription, répartissez l'élève dans sa classe (
Activités → Classes scolaires → [Classe] → Élèves → Répartition).
Un élève non réparti n'apparaît pas dans les grilles de notes ni les feuilles de présence.
→ Voir Inscriptions & Réinscriptions →
Étape 10 — Construire les emplois du temps
- Allez dans
Activités → Classes scolaires → [Classe], onglet emploi du temps. - Placez les matières sur les créneaux définis à l'étape 6.
- Publiez : enseignants, parents et élèves voient l'emploi du temps sur mobile.
→ Voir Emplois du temps →
Étape 11 — Créer les évaluations du premier trimestre
Une fois les classes prêtes, créez les évaluations de la première période pour que les enseignants puissent commencer à saisir leurs notes.
Option A — Création manuelle :
- Allez dans
Activités → Évaluations → Nouveau. - Créez une évaluation par composition (ex : Composition 1er Trimestre).
Option B — Via les Routines (recommandé) :
- Application mobile →
Routines → Création des évaluations en masse. - Sélectionnez le degré, la période et les classes.
- Lancez.
→ Voir Évaluations & Notes →
Étape 12 — Annoncer la rentrée
Terminez en beauté : informez parents et élèves.
- Allez dans
Informations → Annonces(plan Essentiel). - Créez l'annonce de rentrée (dates, horaires, fournitures…) : elle est notifiée sur l'application mobile des parents.
→ Voir Communication →
Récapitulatif — Checklist de rentrée
| Étape | Action | Fait ? |
|---|---|---|
| 1 | Créer et démarrer l'année scolaire | ☐ |
| 2 | Créer les périodes (trimestres/semestres) et démarrer la 1ère | ☐ |
| 3 | Configurer les tarifs d'inscription et de scolarité | ☐ |
| 4 | Définir les méthodes de paiement | ☐ |
| 5 | Créer les classes et affecter matières + enseignants | ☐ |
| 6 | Configurer les créneaux horaires | ☐ |
| 7 | Activer le modèle de bulletin | ☐ |
| 8 | Créer les comptes utilisateurs (enseignants, staff) | ☐ |
| 9 | Inscrire et répartir les élèves | ☐ |
| 10 | Construire et publier les emplois du temps | ☐ |
| 11 | Créer les évaluations du 1er trimestre | ☐ |
| 12 | Publier l'annonce de rentrée | ☐ |
Prochaine étape
Une fois l'année lancée, consultez le 📋 Workflow de fin de période → pour préparer la clôture du premier trimestre.