Novacole

Appearance

Workflow : Début d'année scolaire ​

Ce guide vous accompagne pas à pas pour configurer Novacole avant le démarrage des cours. Suivez les étapes dans l'ordre — certaines dépendent des précédentes.

Durée estimée

Comptez 30 à 60 minutes pour une configuration complète d'un établissement, selon le nombre de classes et de niveaux.

Étape 1 — Créer l'année scolaire ​

Avant toute chose, l'année scolaire de la rentrée doit exister dans le système.

  1. Allez dans Configurations → Années scolaires.
  2. Cliquez sur Nouvelle.
  3. Renseignez le libellé (ex: Année 2025-2026) et les dates de début et de fin.
  4. Enregistrez et activez cette année comme année courante.

WARNING

Vérifiez que vous travaillez bien sur la nouvelle année et non sur l'ancienne. L'année active est affichée dans l'en-tête de l'interface.

Étape 2 — Créer les périodes scolaires ​

Les périodes (trimestres, semestres, bimestres) structurent l'année et déterminent les évaluations et les bulletins.

Option A — Création manuelle :

  1. Allez dans Configurations → Périodes.
  2. Créez chaque période avec son nom, ses dates de début et de fin, et son rang.

Option B — Via les Routines (recommandé) :

  1. Ouvrez l'application mobile → Routines → Création des périodes en masse.
  2. Sélectionnez le type (Trimestre, Semestre, Bimestre), le degré et le nombre de périodes.
  3. Lancez.

→ Voir Routines automatisées →

Étape 3 — Configurer les tarifs ​

Les montants des frais doivent être définis avant les premières inscriptions, sans quoi les frais ne seront pas générés automatiquement.

  1. Allez dans Configurations → Inscription et études.
  2. Définissez les frais d'inscription par niveau et par degré.
  3. Définissez les frais d'écolage (mensualités ou tranches) par niveau.
  4. Enregistrez.

TIP

Vous pouvez appliquer des montants différents par degré (Maternelle, Primaire, Collège, Lycée). Pensez à tous les vérifier avant de commencer les inscriptions.

Étape 4 — Créer ou mettre à jour les classes ​

  1. Allez dans Activités → Classes scolaires.
  2. Pour chaque classe (ex: 6ème A, Terminale D) :
    • Créez la classe si elle n'existe pas encore.
    • Ajoutez les matières avec leur coefficient et l'enseignant responsable.
  3. Répétez pour toutes les classes de l'établissement.

→ Voir Classes scolaires →

Étape 5 — Configurer les créneaux horaires (si vous utilisez les emplois du temps) ​

  1. Allez dans Configurations → Emploi du temps.
  2. Définissez les créneaux horaires de la journée (ex: 07h30–08h30, 08h30–09h30…).
  3. Ces créneaux seront utilisés lors de la création des emplois du temps par classe.

→ Voir Emplois du temps →

Étape 6 — Inscrire les élèves ​

Une fois les classes et les tarifs configurés, vous pouvez commencer les inscriptions.

  1. Allez dans Acteurs → Élèves → Nouveau (ou Activités → Inscriptions).
  2. Pour chaque élève :
    • Renseignez ses informations (nom, prénom, date de naissance, tuteur).
    • Sélectionnez la classe cible.
    • Enregistrez. Les frais d'inscription sont générés automatiquement.
  3. Après l'inscription, répartissez l'élève dans sa classe (Activités → Classes → [Classe] → Élèves → Répartition).

Un élève non réparti n'apparaît pas dans les grilles de notes ni les feuilles de présence.

→ Voir Inscriptions →

Étape 7 — Ajouter les utilisateurs ​

  1. Allez dans Autorisation → Utilisateurs.
  2. Ajoutez les comptes des enseignants, du personnel administratif (comptables, secrétaires).
  3. Attribuez à chacun le rôle correspondant à ses responsabilités.

→ Voir Utilisateurs & Rôles →

Étape 8 — Créer les évaluations du premier trimestre ​

Une fois les classes prêtes, créez les évaluations de la première période pour que les enseignants puissent commencer à saisir leurs notes.

Option A — Création manuelle :

  1. Allez dans Activités → Évaluations → Nouveau.
  2. Créez une évaluation par composition (ex: Composition 1er Trimestre).

Option B — Via les Routines (recommandé) :

  1. Application mobile → Routines → Création des évaluations en masse.
  2. Sélectionnez le degré, la période et les classes.
  3. Lancez.

Récapitulatif — Checklist de début d'année ​

ÉtapeActionFait ?
1Créer et activer l'année scolaire☐
2Créer les périodes (trimestres/semestres)☐
3Configurer les tarifs d'inscription et d'écolage☐
4Créer les classes et affecter les matières☐
5Configurer les créneaux horaires☐
6Inscrire et répartir les élèves☐
7Créer les comptes utilisateurs (enseignants, staff)☐
8Créer les évaluations du 1er trimestre☐

Prochaine étape

Une fois l'année lancée, consultez le Workflow de fin de période → pour préparer la clôture du premier trimestre.

Copyright © 2024 Novacole