Novacole

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Paramètres de l'école ​

Bienvenue dans la tour de contrôle de Novacole. Tout le paramétrage de votre établissement se gère depuis le menu Configurations de l'interface web, qui ouvre désormais 6 écrans thématiques plutôt qu'un unique écran à onglets : Activité scolaire, Finance, Comptabilité, Fiscalité, RH & Paie et Établissement. Chacun regroupe ses propres réglages (parfois eux-mêmes répartis en onglets internes).

CircuitQui est concernéOù le gérer
Assistant de configuration guidéAdministrationWeb : bannière Configurations · Mobile : Routines → Assistant de configuration
Réglages ponctuels par thématiqueAdministrationWeb : Configurations (6 écrans) · Mobile : Config (sous-menus thématiques)

Web et mobile partagent désormais la même logique de groupes

Le menu Configurations a été réorganisé par thème (Activité scolaire, Finance, Comptabilité, Fiscalité, RH & Paie) pour retrouver, côté web, le même découpage que le sous-menu mobile Config. Différence restante : le web ouvre un écran dédié par thème (Configurations → <thème>), parfois lui-même divisé en onglets internes, alors que le mobile range chaque thème dans son propre sous-menu (Config → <thème> → écran). Le thème Établissement (profil public, WhatsApp, bulletins & impayés) est pour l'instant web uniquement — pas encore d'équivalent dans Config côté mobile.

L'Assistant de configuration ​

Si votre établissement n'est pas encore configuré, une bannière « Votre établissement n'est pas encore configuré » vous propose de lancer l'Assistant de configuration. Il vous guide étape par étape — chaque étape se débloque quand la précédente est complétée :

  1. Années scolaires — créez l'année en cours.
  2. Périodes scolaires — définissez les trimestres ou semestres.
  3. Classes — créez les classes de l'établissement.
  4. Enseignants — enregistrez votre équipe pédagogique.
  5. Matières — définissez les matières enseignées.
  6. Moyens de paiement — configurez les modes de règlement acceptés.
  7. Types de dépenses — catégorisez vos dépenses.
  8. Frais de scolarité — configurez les frais d'inscription, d'étude et d'assurance.
  9. Modèle de bulletin — choisissez le format du bulletin de notes.
  10. Personnalisation du bulletin — ajustez les options d'affichage.

Une jauge indique votre progression (x/y étapes complétées). Vous pouvez relancer l'assistant à tout moment via le bouton Lancer l'assistant en haut de l'écran Configurations.

Assistant ou écrans thématiques ?

L'assistant et les écrans thématiques ci-dessous modifient les mêmes données. Utilisez l'assistant pour une première mise en route guidée, puis les écrans thématiques pour les ajustements ponctuels décrits ci-dessous.

Sur l'application mobile ​

L'assistant existe aussi, mais il vit dans un autre menu : depuis Routines, appuyez sur Assistant de configuration. Le même parcours par étapes (classes, bulletin, frais, dépenses, moyens de paiement…) s'y déroule, avec bascule automatique sur l'école et l'année scolaire concernées.

1. Années scolaires ​

Sans année scolaire définie, aucune activité ne peut avoir lieu, car toutes les données (notes, présences, finances) y sont rattachées.

Sur l'interface web ​

  • Allez dans Configurations → Activité scolaire, onglet Années scolaires.
  • Cliquez sur Nouveau, ajoutez les dates de début et de fin.
  • Une fois ajoutée, n'oubliez pas de Démarrer l'année scolaire depuis la liste d'options.

Une seule année active

L'année démarrée devient l'année de travail par défaut. Les années passées restent consultables : sélectionnez-les dans la barre d'entête pour accéder à leur historique (voir Premiers pas).

Établissement déjà actif les années précédentes ?

Démarrer ne se contente pas d'activer l'année : cela copie aussi classes, matières, emplois du temps, tarifs et modèle de bulletin de l'année précédente, et réinscrit les élèves. Détail complet dans le Workflow de rentrée →.

Sur l'application mobile ​

  • Depuis Config → Activité scolaire → Années scolaires, créez et démarrez l'année exactement comme sur le web (mêmes champs, même comportement de copie des données de l'année précédente).

2. Périodes scolaires ​

Découpez votre année (trimestres, semestres…) pour rythmer vos évaluations et bulletins.

Sur l'interface web ​

  • Allez dans Configurations → Activité scolaire, onglet Périodes scolaires.
  • Créez chaque période avec ses dates, puis Démarrez la période en cours.

La période active est celle sur laquelle s'appuient la génération des évaluations et l'édition des bulletins. En fin de période, consultez le workflow 📋 Clôturer un trimestre.

Sur l'application mobile ​

  • Depuis Config → Activité scolaire → Périodes scolaires, créez et démarrez chaque période comme sur le web.

3. Classes scolaires ​

Structurez vos divisions (ex. : 4ème A, 3ème B, CE1 Jaune).

Sur l'interface web ​

  • Allez dans Configurations → Activité scolaire, onglet Classes.
  • Créez chaque classe en précisant son niveau (et sa série le cas échéant).

Ces classes seront proposées lors de l'inscription et gérées au quotidien dans Activités → Classes scolaires (affectation des enseignants et matières — voir Classes).

Sur l'application mobile ​

  • Depuis Config → Activité scolaire → Classes, créez chaque classe (niveau, série) comme sur le web.

4. Frais d'inscription et de scolarité ​

Définissez les grilles tarifaires standard de votre école pour que la facturation soit automatisée à chaque inscription.

Sur l'interface web ​

  • Allez dans Configurations → Finance, onglet Inscription et études.
  • Entrez la tarification par niveau : frais d'inscription, frais d'étude (écolage) et frais d'assurance, avec leurs échéances.

→ Le détail complet (échéances, remises, articles) est traité dans Frais scolaires & Articles.

Sur l'application mobile ​

  • Depuis Config → Finance → Frais de scolarité, sélectionnez un niveau pour entrer la même tarification (frais d'inscription + écolage + assurance, échéances comprises).

5. Méthodes de paiement ​

Définissez les modes de règlement acceptés (Espèces, Mobile Money, virement…). → Voir la page dédiée Méthodes de paiement & Portefeuille.

Sur l'interface web, ce réglage vit désormais dans Configurations → Finance, onglet Méthodes de paiement.

Sur l'application mobile ​

  • Depuis Config → Finance → Moyens de paiement (nécessite le plan essential), gérez les mêmes modes de règlement acceptés qu'en web.

6. Modèles de bulletin ​

Novacole propose de nombreux formats de bulletin selon les standards du primaire, du secondaire ou du lycée.

Sur l'interface web ​

  1. Choix : allez dans Configurations → Activité scolaire, onglet Modèles de bulletin, pour lister les modèles disponibles.
  2. Aperçu : cliquez sur un modèle pour générer un aperçu visuel (maquette pré/post-remplie).
  3. Activation : une fois convaincu, cliquez sur Activer. Ce modèle sera appliqué par défaut pour l'édition de masse de fin de trimestre.
  4. Personnalisation : ajustez les options d'affichage du modèle actif pour chaque degré (mentions, rangs, signatures…). L'option Afficher la signature du directeur pédagogique (désactivée par défaut) ajoute ce second signataire au bulletin, en plus — jamais à la place — du chef d'établissement ; il doit au préalable être désigné dans Direction par degré ci-dessous.

Modèles personnalisés

Vous avez une structure de bulletin extrêmement spécifique ? Contactez le support Novacole pour intégrer un développement sur-mesure de votre charte.

Sur l'application mobile ​

  • Depuis Config → Activité scolaire → Modèles de bulletin (permission de modifier l'école), listez, prévisualisez et activez un modèle exactement comme sur le web.
  • La personnalisation des options d'affichage du modèle actif est également disponible sur mobile, y compris l'option Afficher la signature du directeur pédagogique (voir Direction par degré ci-dessous).

Bulletins et frais impayés ​

Par défaut, un parent ne peut pas télécharger le bulletin de son enfant tant que les frais de scolarité de celui-ci (inscription, scolarité, assurance, arriérés des années précédentes compris) ne sont pas entièrement réglés. L'administration, le personnel et les enseignants téléchargent toujours les bulletins, quel que soit l'état des paiements.

Pour ajuster ce comportement, allez dans Configurations → Établissement, onglet Bulletins & impayés (web uniquement) :

  • Bloquer le téléchargement en cas d'impayés : désactivez-le pour laisser tous les parents télécharger librement ;
  • Pourcentage minimum des frais déjà payé : par exemple 50 % pour débloquer le bulletin dès la moitié des frais réglée.

Le verrou n'a d'effet que si le module Finance est actif. Le parent voit un cadenas sur le bulletin, avec le montant restant à payer pour le débloquer.

7. Direction par degré (chef d'établissement, directeur pédagogique) ​

Bulletins, cartes, attestations et relevés portent la signature d'un responsable de l'établissement. Dans un établissement multi-degrés, ce responsable change souvent selon le niveau (un Principal pour le collège, un Proviseur pour le lycée…) : Novacole permet donc de désigner un signataire par degré scolaire (primaire, collège, lycée) plutôt qu'un seul nom valable pour toute l'école.

Deux rôles indépendants peuvent être configurés, degré par degré :

  • Chef d'établissement — le signataire historique des documents (Directeur, Principal ou Proviseur selon le degré).
  • Directeur pédagogique — un second signataire, distinct, qui peut apparaître en plus du chef d'établissement sur le bulletin (jamais à sa place).

Sur l'interface web ​

  1. Allez dans Configurations → Activité scolaire, onglet Direction par degré.
  2. Pour chaque degré, renseignez le directeur (un utilisateur admin/staff de l'école), son titre, sa signature et cachet (image) et, en option, un téléphone affiché à la place de celui du compte.
  3. Plus bas sur le même écran, faites de même dans la section Directeur pédagogique pour désigner, si besoin, ce second signataire par degré.
  4. Le bouton Réinitialiser ce degré retire la personnalisation : le degré retombe alors sur son repli par défaut (voir ci-dessous).

Cascade de repli

  • Chef d'établissement : directeur propre au degré → à défaut, le directeur de l'année scolaire (renseigné dans Années scolaires) → à défaut, le nom de l'école seul.
  • Directeur pédagogique : directeur propre au degré → à défaut, le nom de l'école seul (ce rôle n'a pas d'équivalent « directeur de l'année » : c'est un signataire indépendant, sans repli intermédiaire).

Un établissement mono-degré n'a donc rien à saisir de plus : il continue d'hériter du directeur de l'année comme avant.

Pour que la signature du directeur pédagogique apparaisse réellement sur le bulletin, activez l'option dédiée dans la personnalisation du modèle de bulletin — elle est désactivée par défaut.

Sur l'application mobile ​

  • Depuis Config → Activité scolaire → Direction par degré, renseignez le chef d'établissement par degré (mêmes champs qu'en web).
  • Plus bas sur le même écran, la section Directeur pédagogique permet de désigner, si besoin, ce second signataire par degré — mêmes champs et même cascade de repli qu'en web.

8. Types de dépense ​

Catégorisez vos frais internes pour le bon fonctionnement comptable (« Achat de matériel », « Factures énergie », etc.).

Sur l'interface web ​

  • Allez dans Configurations → Finance, onglet Types de dépense.
  • Ajoutez vos différentes catégories de dépenses.
  • Ces libellés seront ensuite proposés automatiquement aux comptables dans le module Finances et utilisés par le Budget.

Sur l'application mobile ​

  • Depuis Config → Finance → Types de dépense, ajoutez vos catégories comme sur le web.

9. Créneaux horaires ​

Définissez les tranches horaires de votre établissement (ex. : 07h30–08h25, 08h25–09h20…). Elles servent de base à la construction des emplois du temps.

Sur l'interface web ​

  • Allez dans Configurations → Activité scolaire, onglet Créneaux horaires.
  • Créez chaque tranche avec son heure de début et de fin.

Sur l'application mobile ​

  • Depuis Config → Activité scolaire → Créneaux horaires (nécessite le plan essential), créez chaque tranche comme sur le web.

10. Listes de fournitures ​

Publiez la liste des fournitures scolaires attendues pour chaque niveau. → Voir la page dédiée Fournitures scolaires.

Sur l'interface web ​

  • Ce réglage a rejoint Configurations → Activité scolaire, onglet Listes de fournitures (auparavant une entrée de menu séparée).

Sur l'application mobile ​

  • Config → Activité scolaire → Listes de fournitures, comme sur le web.

11. RH & Paie ​

Paramétrez le module Ressources humaines : postes, grilles salariales, règles de pointage et variables de paie. → Voir Ressources humaines.

Sur l'interface web ​

  • Configurations → RH & Paie ouvre directement l'écran (postes, grilles salariales) — ce n'est plus un onglet imbriqué dans un écran de configuration plus large.

Sur l'application mobile ​

  • Depuis Config → RH, seuls Postes et Grilles salariales sont disponibles.

Non disponible sur mobile

La configuration des règles de pointage et des variables de paie (cycle de paie) n'a pas d'écran de configuration dédié côté mobile — seul le lancement du cycle de paie existe, en tant que routine (Routines → Cycle de paie). Pour paramétrer ces règles, utilisez l'interface web.

12. Comptabilité ​

Paramétrez le plan comptable de votre établissement : comptes, journaux, modèles d'écritures et mappings de rapports. → Voir Comptabilité.

Sur l'interface web ​

  • Configurations → Comptabilité — même écran qu'auparavant (accessible jusque-là comme onglet « Comptabilité » d'un écran de configuration unique), promu en entrée de menu directe.

Sur l'application mobile ​

  • Depuis Config → Comptabilité : Comptes, Journaux, Exercices fiscaux, Modèles d'écriture, Mappings de rapports.

13. Fiscalité ​

Deux écrans : le profil fiscal de l'établissement et ses obligations fiscales. → Voir Déclarations fiscales & sociales.

Sur l'interface web ​

  • Configurations → Fiscalité, onglets Profil fiscal et Obligations fiscales.

Profil fiscal toujours accessible

Contrairement aux autres réglages de ce groupe, le Profil fiscal reste saisissable même si le module Fiscalité n'est pas encore activé pour votre école — c'est vous qui le renseignez (NIF, forme juridique…), l'équipe Novacole active ensuite le calcul automatique des déclarations sur cette base.

Sur l'application mobile ​

  • Depuis Config → Fiscalité : Profil fiscal (même exception, toujours accessible) et Obligations fiscales.

14. Établissement ​

Deux réglages liés à l'image publique de votre école, regroupés dans un même écran depuis le web.

Sur l'interface web ​

  • Configurations → Établissement, onglets Profil public et WhatsApp :
    • Profil public : les informations affichées sur la fiche de votre établissement sur le site public Novacole (novacole.com/ecoles/…). Toute modification doit être validée par l'équipe Novacole avant publication.
    • WhatsApp : active le canal WhatsApp pour les notifications de l'école. Une fois activé, les parents ayant vérifié leur numéro de téléphone peuvent choisir de recevoir certaines notifications par WhatsApp, en plus des autres canaux.

Pas encore sur mobile

Ce groupe n'a pas d'équivalent dans le sous-menu Config de l'application mobile pour l'instant.

Et ensuite ? ​

Une fois la configuration terminée :

  1. Ajoutez vos utilisateurs (enseignants, comptables, staff).
  2. Inscrivez vos élèves.
  3. Suivez le workflow complet 📋 Préparer la rentrée de A à Z.

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