Paramètres de l'école
Bienvenue dans la tour de contrôle de Novacole. Tout le paramétrage de votre établissement se gère depuis le menu Configurations de l'interface web, qui regroupe plusieurs onglets : Années scolaires, Périodes scolaires, Classes scolaires, Inscription et études, Méthodes de paiement, Modèles de bulletin, Types de dépense, Créneaux horaires et RH & Paie.
L'Assistant de configuration
Si votre établissement n'est pas encore configuré, une bannière « Votre établissement n'est pas encore configuré » vous propose de lancer l'Assistant de configuration. Il vous guide étape par étape — chaque étape se débloque quand la précédente est complétée :
- Années scolaires — créez l'année en cours.
- Périodes scolaires — définissez les trimestres ou semestres.
- Classes — créez les classes de l'établissement.
- Enseignants — enregistrez votre équipe pédagogique.
- Matières — définissez les matières enseignées.
- Moyens de paiement — configurez les modes de règlement acceptés.
- Types de dépenses — catégorisez vos dépenses.
- Frais de scolarité — configurez les frais d'inscription et d'étude.
- Modèle de bulletin — choisissez le format du bulletin de notes.
- Personnalisation du bulletin — ajustez les options d'affichage.
Une jauge indique votre progression (x/y étapes complétées). Vous pouvez relancer l'assistant à tout moment via le bouton Lancer l'assistant en haut de l'écran Configurations.
Assistant ou onglets ?
L'assistant et les onglets de configuration modifient les mêmes données. Utilisez l'assistant pour une première mise en route guidée, puis les onglets pour les ajustements ponctuels décrits ci-dessous.
1. Années scolaires
Sans année scolaire définie, aucune activité ne peut avoir lieu, car toutes les données (notes, présences, finances) y sont rattachées.
- Allez dans le menu
Configurations → Années scolaires. - Cliquez sur
Nouveau, ajoutez les dates de début et de fin. - Une fois ajoutée, n'oubliez pas de
Démarrerl'année scolaire depuis la liste d'options.
Une seule année active
L'année démarrée devient l'année de travail par défaut. Les années passées restent consultables : sélectionnez-les dans la barre d'entête pour accéder à leur historique (voir Premiers pas).
Établissement déjà actif les années précédentes ?
Démarrer ne se contente pas d'activer l'année : cela copie aussi classes, matières, emplois du temps, tarifs et modèle de bulletin de l'année précédente, et réinscrit les élèves. Détail complet dans le Workflow de rentrée →.
2. Périodes scolaires
Découpez votre année (trimestres, semestres…) pour rythmer vos évaluations et bulletins.
- Allez dans
Configurations → Périodes scolaires. - Créez chaque période avec ses dates, puis
Démarrezla période en cours.
La période active est celle sur laquelle s'appuient la génération des évaluations et l'édition des bulletins. En fin de période, consultez le workflow 📋 Clôturer un trimestre.
3. Classes scolaires
Structurez vos divisions (ex. : 4ème A, 3ème B, CE1 Jaune).
- Allez dans
Configurations → Classes. - Créez chaque classe en précisant son niveau (et sa série le cas échéant).
Ces classes seront proposées lors de l'inscription et gérées au quotidien dans Activités → Classes scolaires (affectation des enseignants et matières — voir Classes).
4. Frais d'inscription et de scolarité
Définissez les grilles tarifaires standard de votre école pour que la facturation soit automatisée à chaque inscription.
- Allez dans
Configurations → Inscription et études. - Entrez la tarification par niveau : frais d'inscription et frais d'étude (écolage), avec leurs échéances.
→ Le détail complet (échéances, remises, articles) est traité dans Frais scolaires & Articles.
5. Méthodes de paiement
Définissez les modes de règlement acceptés (Espèces, Mobile Money, virement…). → Voir la page dédiée Méthodes de paiement & Portefeuille.
6. Modèles de bulletin
Novacole propose de nombreux formats de bulletin selon les standards du primaire, du secondaire ou du lycée.
- Choix : cliquez sur
Configurations → Modèles de bulletinpour lister les modèles disponibles. - Aperçu : cliquez sur un modèle pour générer un aperçu visuel (maquette pré/post-remplie).
- Activation : une fois convaincu, cliquez sur
Activer. Ce modèle sera appliqué par défaut pour l'édition de masse de fin de trimestre. - Personnalisation (plan Essentiel) : ajustez les options d'affichage du modèle actif pour chaque degré (mentions, rangs, signatures…).
Modèles personnalisés
Vous avez une structure de bulletin extrêmement spécifique ? Contactez le support Novacole pour intégrer un développement sur-mesure de votre charte.
7. Types de dépense
Catégorisez vos frais internes pour le bon fonctionnement comptable (« Achat de matériel », « Factures énergie », etc.).
- Allez dans
Configurations → Types de dépense. - Ajoutez vos différentes catégories de dépenses.
- Ces libellés seront ensuite proposés automatiquement aux comptables dans le module Finances et utilisés par le Budget.
8. Créneaux horaires
Définissez les tranches horaires de votre établissement (ex. : 07h30–08h25, 08h25–09h20…). Elles servent de base à la construction des emplois du temps.
- Allez dans
Configurations → Créneaux horaires. - Créez chaque tranche avec son heure de début et de fin.
9. RH & Paie
Paramétrez le module Ressources humaines (plan Full) : postes, grilles salariales, règles de pointage et variables de paie. → Voir Ressources humaines.
Et ensuite ?
Une fois la configuration terminée :
- Ajoutez vos utilisateurs (enseignants, comptables, staff).
- Inscrivez vos élèves.
- Suivez le workflow complet 📋 Préparer la rentrée de A à Z.