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Paramètres de l'école ​

Bienvenue dans la tour de contrôle de Novacole. Tout le paramétrage de votre établissement se gère depuis le menu Configurations de l'interface web, qui regroupe plusieurs onglets : Années scolaires, Périodes scolaires, Classes scolaires, Inscription et études, Méthodes de paiement, Modèles de bulletin, Types de dépense, Créneaux horaires et RH & Paie.

CircuitQui est concernéOù le gérer
Assistant de configuration guidéAdministrationWeb : bannière Configurations · Mobile : Routines → Assistant de configuration
Réglages ponctuels par thématiqueAdministrationWeb : onglets Configurations · Mobile : Config (sous-menus thématiques)

Pas d'écran unique à onglets côté mobile

L'application mobile n'a pas d'équivalent de l'écran web à onglets horizontaux : la configuration y est répartie entre la tuile Config (sous-groupes Activité scolaire, Finance, Comptabilité, Fiscalité, RH) et l'Assistant de configuration, rangé à part dans Routines.

L'Assistant de configuration ​

Si votre établissement n'est pas encore configuré, une bannière « Votre établissement n'est pas encore configuré » vous propose de lancer l'Assistant de configuration. Il vous guide étape par étape — chaque étape se débloque quand la précédente est complétée :

  1. Années scolaires — créez l'année en cours.
  2. Périodes scolaires — définissez les trimestres ou semestres.
  3. Classes — créez les classes de l'établissement.
  4. Enseignants — enregistrez votre équipe pédagogique.
  5. Matières — définissez les matières enseignées.
  6. Moyens de paiement — configurez les modes de règlement acceptés.
  7. Types de dépenses — catégorisez vos dépenses.
  8. Frais de scolarité — configurez les frais d'inscription et d'étude.
  9. Modèle de bulletin — choisissez le format du bulletin de notes.
  10. Personnalisation du bulletin — ajustez les options d'affichage.

Une jauge indique votre progression (x/y étapes complétées). Vous pouvez relancer l'assistant à tout moment via le bouton Lancer l'assistant en haut de l'écran Configurations.

Assistant ou onglets ?

L'assistant et les onglets de configuration modifient les mêmes données. Utilisez l'assistant pour une première mise en route guidée, puis les onglets pour les ajustements ponctuels décrits ci-dessous.

Sur l'application mobile ​

L'assistant existe aussi, mais il vit dans un autre menu : depuis Routines, appuyez sur Assistant de configuration. Le même parcours par étapes (classes, bulletin, frais, dépenses, moyens de paiement…) s'y déroule, avec bascule automatique sur l'école et l'année scolaire concernées.

1. Années scolaires ​

Sans année scolaire définie, aucune activité ne peut avoir lieu, car toutes les données (notes, présences, finances) y sont rattachées.

Sur l'interface web ​

  • Allez dans le menu Configurations → Années scolaires.
  • Cliquez sur Nouveau, ajoutez les dates de début et de fin.
  • Une fois ajoutée, n'oubliez pas de Démarrer l'année scolaire depuis la liste d'options.

Une seule année active

L'année démarrée devient l'année de travail par défaut. Les années passées restent consultables : sélectionnez-les dans la barre d'entête pour accéder à leur historique (voir Premiers pas).

Établissement déjà actif les années précédentes ?

Démarrer ne se contente pas d'activer l'année : cela copie aussi classes, matières, emplois du temps, tarifs et modèle de bulletin de l'année précédente, et réinscrit les élèves. Détail complet dans le Workflow de rentrée →.

Sur l'application mobile ​

  • Depuis Config → Activité scolaire → Années scolaires, créez et démarrez l'année exactement comme sur le web (mêmes champs, même comportement de copie des données de l'année précédente).

2. Périodes scolaires ​

Découpez votre année (trimestres, semestres…) pour rythmer vos évaluations et bulletins.

Sur l'interface web ​

  • Allez dans Configurations → Périodes scolaires.
  • Créez chaque période avec ses dates, puis Démarrez la période en cours.

La période active est celle sur laquelle s'appuient la génération des évaluations et l'édition des bulletins. En fin de période, consultez le workflow 📋 Clôturer un trimestre.

Sur l'application mobile ​

  • Depuis Config → Activité scolaire → Périodes scolaires, créez et démarrez chaque période comme sur le web.

3. Classes scolaires ​

Structurez vos divisions (ex. : 4ème A, 3ème B, CE1 Jaune).

Sur l'interface web ​

  • Allez dans Configurations → Classes.
  • Créez chaque classe en précisant son niveau (et sa série le cas échéant).

Ces classes seront proposées lors de l'inscription et gérées au quotidien dans Activités → Classes scolaires (affectation des enseignants et matières — voir Classes).

Sur l'application mobile ​

  • Depuis Config → Activité scolaire → Classes, créez chaque classe (niveau, série) comme sur le web.

4. Frais d'inscription et de scolarité ​

Définissez les grilles tarifaires standard de votre école pour que la facturation soit automatisée à chaque inscription.

Sur l'interface web ​

  • Allez dans Configurations → Inscription et études.
  • Entrez la tarification par niveau : frais d'inscription et frais d'étude (écolage), avec leurs échéances.

→ Le détail complet (échéances, remises, articles) est traité dans Frais scolaires & Articles.

Sur l'application mobile ​

  • Depuis Config → Finance → Frais de scolarité, sélectionnez un niveau pour entrer la même tarification (frais d'inscription + écolage, échéances comprises).

5. Méthodes de paiement ​

Définissez les modes de règlement acceptés (Espèces, Mobile Money, virement…). → Voir la page dédiée Méthodes de paiement & Portefeuille.

Sur l'application mobile ​

  • Depuis Config → Finance → Moyens de paiement (nécessite le plan essential), gérez les mêmes modes de règlement acceptés qu'en web.

6. Modèles de bulletin ​

Novacole propose de nombreux formats de bulletin selon les standards du primaire, du secondaire ou du lycée.

Sur l'interface web ​

  1. Choix : cliquez sur Configurations → Modèles de bulletin pour lister les modèles disponibles.
  2. Aperçu : cliquez sur un modèle pour générer un aperçu visuel (maquette pré/post-remplie).
  3. Activation : une fois convaincu, cliquez sur Activer. Ce modèle sera appliqué par défaut pour l'édition de masse de fin de trimestre.
  4. Personnalisation : ajustez les options d'affichage du modèle actif pour chaque degré (mentions, rangs, signatures…).

Modèles personnalisés

Vous avez une structure de bulletin extrêmement spécifique ? Contactez le support Novacole pour intégrer un développement sur-mesure de votre charte.

Sur l'application mobile ​

  • Depuis Config → Activité scolaire → Modèles de bulletin (permission de modifier l'école), listez, prévisualisez et activez un modèle exactement comme sur le web.
  • La personnalisation des options d'affichage du modèle actif est également disponible sur mobile.

7. Types de dépense ​

Catégorisez vos frais internes pour le bon fonctionnement comptable (« Achat de matériel », « Factures énergie », etc.).

Sur l'interface web ​

  • Allez dans Configurations → Types de dépense.
  • Ajoutez vos différentes catégories de dépenses.
  • Ces libellés seront ensuite proposés automatiquement aux comptables dans le module Finances et utilisés par le Budget.

Sur l'application mobile ​

  • Depuis Config → Finance → Types de dépense, ajoutez vos catégories comme sur le web.

8. Créneaux horaires ​

Définissez les tranches horaires de votre établissement (ex. : 07h30–08h25, 08h25–09h20…). Elles servent de base à la construction des emplois du temps.

Sur l'interface web ​

  • Allez dans Configurations → Créneaux horaires.
  • Créez chaque tranche avec son heure de début et de fin.

Sur l'application mobile ​

  • Depuis Config → Activité scolaire → Créneaux horaires (nécessite le plan essential), créez chaque tranche comme sur le web.

9. RH & Paie ​

Paramétrez le module Ressources humaines : postes, grilles salariales, règles de pointage et variables de paie. → Voir Ressources humaines.

Sur l'application mobile ​

  • Depuis Config → RH, seuls Postes et Grilles salariales sont disponibles.

Non disponible sur mobile

La configuration des règles de pointage et des variables de paie (cycle de paie) n'a pas d'écran de configuration dédié côté mobile — seul le lancement du cycle de paie existe, en tant que routine (Routines → Cycle de paie). Pour paramétrer ces règles, utilisez l'interface web.

Fiscalité et Comptabilité, en bonus mobile

Le sous-menu Config propose aussi, hors de la liste des onglets web ci-dessus, un groupe Fiscalité (Profil fiscal — volontairement toujours visible, module actif ou non, pour rester remplissable avant même l'activation ; + Obligations fiscales) et un groupe Comptabilité (comptes, journaux, modèles d'écriture, mappings de rapports), tous deux gérés côté web dans leurs propres pages de configuration.

Et ensuite ? ​

Une fois la configuration terminée :

  1. Ajoutez vos utilisateurs (enseignants, comptables, staff).
  2. Inscrivez vos élèves.
  3. Suivez le workflow complet 📋 Préparer la rentrée de A à Z.

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