Inscription des élèves

Dans l'application Novacole, l'inscription des élèves est exclusivement gérée par l'administration de l'établissement. Ce processus permet d'enregistrer aussi bien les nouveaux élèves que ceux déjà inscrits, tout en garantissant l'ajout automatique des frais d'inscription (pour les nouveaux élèves) et des frais de scolarité (pour tous les élèves) dans le module financier.

Étapes pour inscrire un élève

1. Accéder au module Inscription
   Depuis l'interface d'administration, allez dans le menu Activités, puis sélectionnez l'option Inscription.

2. Créer une nouvelle inscription
   Cliquez sur Nouveau pour initier l’inscription d’un élève. Complétez ensuite le formulaire approprié en fonction de la situation de l’élève :

   • Si l'élève n'a pas encore de dossier sur Novacole, utilisez l'onglet Ajouter et inscrire un nouvel élève pour remplir les informations requises.
   • Si l'élève possède déjà un dossier dans la base de données, accédez à l'onglet Inscrire un élève existant, sélectionnez l’élève à l'aide du bouton d'options, puis cliquez sur Inscrire.

   Note :

   Avant d'ajouter un nouvel élève, vérifiez toujours s'il n'existe pas déjà dans la base de données. Si tel est le cas, suivez la procédure d’inscription d’un élève existant afin d'éviter les doublons.

3. Ajout automatique des frais d'inscription et d'écolage
   Après validation de l'inscription :

   • Pour les nouveaux élèves, les frais d'inscription définis dans les configurations sont automatiquement ajoutés à leur dossier.
   • Pour tous les élèves, les frais d’écolage sont automatiquement appliqués en fonction des montants configurés pour chaque niveau scolaire.

   Ces frais sont immédiatement visibles dans le module Finances, où ils peuvent être suivis et traités pour les paiements.

4. Suivi des paiements
   Tous les frais ajoutés (inscription et écolage) pour chaque élève peuvent être consultés dans le module Finances -> Frais de scolarité. Ce module permet de suivre l’état des paiements, de générer des reçus, et de faciliter la réception des paiements via divers modes (virement bancaire, espèces, chèque, mobile money, etc.).

   Conseil :

   Avant de commencer une session d’inscription, assurez-vous que les montants relatifs aux frais d'inscription et d’écolage sont correctement configurés dans le module Configurations -> Inscription et études pour éviter toute erreur de facturation.