Inscription des élèves

• Sur l'interface web
  • Étapes pour inscrire un élève
• Sur l'application mobile
  • Marquer un abandon (ou l'annuler)
  • Répartir ou changer un élève de classe

L'inscription des élèves dans l'application Novacole est gérer exclusivement par l'administration de l'établissement. La procédure permet d'enregistrer de nouveaux élèves, de ré-inscrire les anciens et de facturer automatiquement les frais applicables.

Circuit	Qui est concerné	Où le gérer
Inscription guidée (nouvel élève ou élève existant, avec frais)	Administration	Web uniquement : Activités → Inscriptions
Consultation des inscriptions + abandon	Administration / Staff	Web : Activités → Inscriptions · Mobile : Activités → Inscription
Répartition en classe / changement de classe	Administration / Staff	Web : Activités → Classes scolaires · Mobile : Classes → [Classe] → Élèves

Sur l'interface web

Étapes pour inscrire un élève

1. Accéder au module Inscription
   Allez dans le menu Activités > Inscriptions.

2. Créer une nouvelle inscription
   Cliquez sur le bouton Nouveau pour démarrer le processus :

   • Élève non enregistré : Allez dans l'onglet Ajouter et inscrire un nouvel élève et remplissez les coordonnées.
   • Élève déjà enregistré : Allez dans l'onglet Inscrire un élève existant, cherchez l'élève en question et cliquez sur Inscrire.

   CONSEIL ANTI-DOUBLON

   Avant d'ajouter un nouvel élève, faites une recherche pour vous assurer qu'il n'existe pas déjà dans la base. Le fait de créer un dossier en double peut fausser le suivi de scolarité. Un doublon déjà créé peut être corrigé via Fusionner des doublons d'élèves.

3. Ajout automatique des frais (Inscription, Écolage et Assurance)
   Dès validation de l'inscription :

   • Les frais d'inscription sont appliqués pour les nouveaux élèves (à définir dans les configurations).
   • Les frais d'écolage et les frais d'assurance sont appliqués pour tous les élèves selon le niveau, à chaque réinscription.

   Ces frais s'affichent automatiquement dans le module Finances.

4. Suivi des paiements
   Retrouvez l'état du paiement de ces frais dans Finances -> Frais de scolarité :

   • Émettez des reçus de paiement en quelques clics.
   • Acceptez différents moyens de paiements (Virement, Espèces, Chèque, Mobile Money...).

   Bonne pratique

   Assurez-vous d'avoir correctement configuré les montants d'écolage dans Configurations -> Inscription et études avant de lancer une session d'inscription massive.

Sur l'application mobile

Pas de parcours d'inscription guidé

L'application mobile ne propose pas l'assistant web en deux onglets (« Ajouter et inscrire un nouvel élève » / « Inscrire un élève existant »). L'écran mobile Activités → Inscription (RegistrationPage) est d'abord un écran de consultation de la liste des inscriptions de l'année en cours.

1. Depuis le menu Activités, appuyez sur Inscription.
2. La liste affiche chaque inscription (élève, niveau, classe, date d'inscription).
3. Touchez une inscription pour ouvrir la fiche de l'élève.

Marquer un abandon (ou l'annuler)

Depuis la même liste, le menu d'options (⋮) d'une ligne propose :

• Marquer comme abandon : choisissez un motif (grossesse, frais d'étude, faible performance, indiscipline, maladie, déménagement, autre) puis confirmez.
• Annuler l'abandon : réactive l'inscription.

Création technique possible, mais non guidée

Un bouton + Ajouter générique existe sur cet écran pour les profils qui ont la permission de créer une inscription : il ouvre un formulaire brut (champs bruts de l'entité), sans l'enchaînement guidé du web (recherche anti-doublon, création simultanée des frais, choix classe). Pour une campagne d'inscription complète (nouveaux élèves, frais générés automatiquement), utilisez l'interface web.

Répartir ou changer un élève de classe

La répartition initiale en classe et le changement de classe en cours d'année se font depuis Classes → [Classe] → Élèves — voir le guide Classes Scolaires.