Gestion Financière
Démarrage rapide
Nouveau sur cette fonctionnalité ? Commencez par les guides rapides : Frais de scolarité → et Salaires & Autres opérations →.
Le module Finances centralise toutes les opérations financières de l'établissement : frais de scolarité, salaires, charges diverses et vente d'articles. Tout se gère depuis l'interface web ou l'application mobile (espace Administrateur / Staff).
Accéder au module
| Web | Mobile | |
|---|---|---|
| Menu | Finances → Frais de scolarité → … (sous-menu à deux niveaux) | Menu → Finances (toutes les rubriques listées à plat dans un seul sous-menu) |
| Portée | Chaque rubrique ci-dessous a son propre écran | Même liste de rubriques, mêmes permissions ; l'arborescence est simplement aplatie |
Qui voit quoi sur mobile
Chaque tuile du sous-menu Finances mobile est gardée par sa propre permission (viewAny sur Paiement, Demande de paiement, Opération, Catalogue, Note de frais…) — un compte Staff sans la permission correspondante ne verra tout simplement pas la tuile, sans message ni badge.
1. Frais d'Inscription
Les frais d'inscription sont automatiquement générés lors d'une nouvelle inscription d'élève.
Sur l'interface web
- Accédez à
Finances → Frais de scolarité → Frais d'inscription. - La liste affiche tous les élèves avec l'état de leur paiement.
Sur l'application mobile
Menu → Finances → Frais d'inscription — même liste, mêmes états de paiement.
Enregistrer un paiement
- Ouvrez une opération.
- Appuyez/Cliquez sur
Ajouter un paiement. - Saisissez le montant reçu et choisissez le mode de règlement :
- Espèces
- Chèque
- Virement bancaire
- Mobile Money (T-Money, Moov)
- Validez.
Parité web/mobile
L'ajout de paiement, l'application d'une remise et le téléchargement du reçu (icône dédiée dans la fiche de l'opération) sont disponibles à l'identique sur mobile, depuis la fiche de l'opération.
Imprimer un reçu
Depuis le menu d'une opération payée, cliquez sur Imprimer pour générer le reçu PDF (mobile : icône reçu dans la barre supérieure de la fiche de l'opération).
Appliquer une remise
Depuis le menu d'options d'une opération, cliquez sur Remise pour appliquer une réduction (mobile : même action, depuis la fiche de l'opération).
TIP
Les montants d'inscription sont définis dans Configurations → Finance, onglet Inscription et études, avant de commencer les inscriptions.
2. Frais d'Études (Écolage)
Les frais d'écolage correspondent aux mensualités ou tranches de scolarité versées tout au long de l'année.
Sur l'interface web
- Accédez à
Finances → Frais de scolarité → Frais d'étude. - Le tableau de bord indique pour chaque élève l'état de ses paiements.
Sur l'application mobile
Menu → Finances → Frais de scolarité — même liste, mêmes actions (paiement, remise, reçu) que les Frais d'inscription ci-dessus.
États des paiements :
| État | Signification |
|---|---|
| 🟢 Payé | Montant intégralement reçu |
| 🟡 Partiel | Acompte versé, solde restant dû |
| 🔴 En attente | Aucun paiement enregistré |
3. Frais d'Assurance
Les frais d'assurance sont, comme l'écolage, automatiquement générés à chaque réinscription (pas seulement à la première inscription).
Sur l'interface web
- Accédez à
Finances → Frais de scolarité → Frais d'assurance. - Le tableau de bord indique pour chaque élève l'état de ses paiements.
Sur l'application mobile
Menu → Finances → Frais d'assurance — même liste, mêmes actions (paiement, remise, reçu) que les Frais d'inscription ci-dessus.
TIP
Le montant de l'assurance est défini dans Configurations → Finance, onglet Inscription et études, au même endroit que les frais d'inscription et d'étude.
4. Paiement en Attente (Mobile Money)
Les demandes de paiement soumises en ligne par les parents depuis l'application mobile apparaissent dans Finances → Paiement en attente jusqu'à leur traitement.
Sur l'interface web et l'application mobile
- Web :
Finances → Paiement en attente. Mobile : Menu →Finances → Demandes de paiement. - Pour chaque demande, choisissez
Accepter(le paiement est enregistré) ouRejeter— disponible à l'identique des deux côtés.
WARNING
N'acceptez pas une demande sans avoir vérifié la réception effective des fonds auprès de votre opérateur Mobile Money.
→ Voir le détail du flux complet dans Demandes de paiement ci-dessous.
5. Journal des Paiements
Deux journaux permettent de tracer tous les mouvements de trésorerie :
Finances → Paiement reçu: tous les encaissements (frais scolaires, ventes, autres recettes), avec date, montant, mode de règlement et opération associée.Finances → Paiements effectués: tous les décaissements (salaires, dépenses, remboursements).
Chaque journal est filtrable par période et exportable depuis les Rapports financiers.
Parité web/mobile
Les deux journaux existent à l'identique sur mobile : Menu → Finances → Paiements reçus / Finances → Paiements effectués.
6. Salaires
Les opérations de salaire sont générées automatiquement dans Finances → Salaire lors de la validation d'une période de paie dans le module RH. Aucune saisie manuelle n'est nécessaire.
→ Pour créer et valider des bulletins de paie, consultez le module Ressources Humaines.
Parité web/mobile
La consultation (Menu → Finances → Salaires) est identique sur mobile — aucune saisie manuelle n'y est possible non plus, web comme mobile.
7. Autres Recettes
Pour les entrées d'argent hors frais scolaires (subventions, loyers, dons) :
Sur l'interface web
Finances → Autres opérations → Autres recettes- Créez une recette avec son libellé, montant et date.
Sur l'application mobile
Menu → Finances → Autres recettes — même formulaire (libellé, montant, date), même bouton +.
8. Autres Dépenses
Pour toutes les charges courantes (achats, factures, entretien) :
Sur l'interface web
Finances → Autres opérations → Autres dépenses- Sélectionnez la ligne de dépense (catégorie).
- Saisissez le montant et validez.
Sur l'application mobile
Menu → Finances → Autres charges — même sélection de ligne de dépense (budget_item_id), même formulaire.
TIP
La catégorisation des dépenses via les lignes de dépenses (configurées dans Configurations) est indispensable pour obtenir des rapports financiers pertinents.
Notes de frais
En complément des dépenses courantes ci-dessus, une note de frais permet à un employé de demander un remboursement (déplacement, achat avancé…), avec un circuit d'approbation propre.
- Web :
Finances → Budget → Notes de frais(voir Gestion Budgétaire pour le détail du circuit). - Mobile : Menu →
Finances → Notes de frais— même écran, mêmes permissions (viewAnysur Note de frais).
9. Vente d'Articles
Disponible depuis l'interface web et l'application mobile.
- Web :
Finances → Vente d'articles. - Mobile : Menu →
Finances → Vente d'articles(catalogue + vente) etFinances → Historique des ventes(écran séparé, alors qu'il est sous le même sous-menu sur le web).
Gardé par le module Finance
Sur mobile, ces deux tuiles sont en plus gardées par isFinanceModuleEnabled : si le module Finance est désactivé pour l'école, elles disparaissent du menu (le module finance est opt-out — actif par défaut — voir Module activation dans la doc technique).
Gérer le catalogue et vendre
Finances → Vente d'articles → Catalogue d'articles: créez vos articles (uniformes, fournitures) avec leur prix et, si vous voulez suivre les quantités disponibles, leur stock.- Depuis ce même écran, ajoutez les articles souhaités au panier puis validez la vente. Le rattachement à un élève est optionnel : la vente reste possible de façon anonyme, utile pour une vente rapide au comptoir.
- L'opération est automatiquement comptabilisée.
Suivi de stock (optionnel)
Un article dont le stock est laissé vide n'est jamais bloqué à la vente. Dès qu'une valeur est renseignée, Novacole la décrémente automatiquement à chaque vente, refuse la vente si la quantité demandée dépasse le disponible, et signale l'article par un badge Rupture ou Stock faible.
Ce parcours (catalogue + panier + vente) est identique sur mobile, dans le même écran Vente d'articles.
Consulter l'historique
Finances → Vente d'articles → Vente d'articles scolaires liste toutes les ventes déjà enregistrées (mobile : Finances → Historique des ventes, voir encadré ci-dessus).
Commandes issues des listes de fournitures
Quand un parent commande en ligne depuis une Liste de fournitures →, la commande est enregistrée comme une opération « articles » classique et apparaît dans cet historique au même titre qu'une vente au comptoir.
10. Demandes de Paiement
Les demandes de paiement permettent aux parents ou tuteurs d'initier un paiement depuis l'application mobile. L'administration peut ensuite accepter ou rejeter la demande.
Flux d'une demande
Parent (mobile) → Soumettre demande → Administration → Accepter / RejeterTraiter une demande
Sur l'interface web
- Accédez à
Finances → Paiement en attente. - Consultez la liste des demandes en attente.
- Pour chaque demande :
Accepter: le paiement est enregistré et une confirmation est envoyée au parent.Rejeter: la demande est annulée avec notification au parent.
Sur l'application mobile (Administration)
Menu → Finances → Demandes de paiement : même liste, mêmes actions Accepter / Rejeter.
TIP
Activez les notifications push pour recevoir une alerte en temps réel à chaque nouvelle demande de paiement.
11. Gestion Budgétaire
La gestion budgétaire permet de planifier les dépenses prévisionnelles et de suivre leur exécution tout au long de l'année scolaire.
→ Voir la documentation complète : Gestion Budgétaire