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Gestion Financière ​

Démarrage rapide

Nouveau sur cette fonctionnalité ? Commencez par les guides rapides : Frais de scolarité → et Salaires & Autres opérations →.

Le module Finances centralise toutes les opérations financières de l'établissement : frais de scolarité, salaires, charges diverses et vente d'articles. Tout se gère depuis l'interface web ou l'application mobile (espace Administrateur).

1. Frais d'Inscription ​

Les frais d'inscription sont automatiquement générés lors d'une nouvelle inscription d'élève.

  1. Accédez à Finances → Frais de scolarité → Frais d'inscription.
  2. La liste affiche tous les élèves avec l'état de leur paiement.

Enregistrer un paiement ​

  1. Cliquez sur une opération.
  2. Appuyez sur Ajouter un paiement.
  3. Saisissez le montant reçu et choisissez le mode de règlement :
    • Espèces
    • Chèque
    • Virement bancaire
    • Mobile Money (T-Money, Moov)
  4. Validez.

Imprimer un reçu ​

Depuis le menu d'une opération payée, cliquez sur Imprimer pour générer le reçu PDF.

Appliquer une remise ​

Depuis le menu d'options d'une opération, cliquez sur Remise pour appliquer une réduction.

TIP

Les montants d'inscription sont définis dans Configurations → Inscription et études avant de commencer les inscriptions.

2. Frais d'Études (Écolage) ​

Les frais d'écolage correspondent aux mensualités ou tranches de scolarité versées tout au long de l'année.

  1. Accédez à Finances → Frais de scolarité → Frais d'étude.
  2. Le tableau de bord indique pour chaque élève l'état de ses paiements.

États des paiements :

ÉtatSignification
🟢 PayéMontant intégralement reçu
🟡 PartielAcompte versé, solde restant dû
🔴 En attenteAucun paiement enregistré

3. Paiement en Attente (Mobile Money) ​

Les demandes de paiement soumises en ligne par les parents depuis l'application mobile apparaissent dans Finances → Paiement en attente jusqu'à leur traitement.

  • Pour chaque demande, choisissez Accepter (le paiement est enregistré) ou Rejeter.

WARNING

N'acceptez pas une demande sans avoir vérifié la réception effective des fonds auprès de votre opérateur Mobile Money.

→ Voir le détail du flux complet dans Demandes de paiement ci-dessous.

4. Journal des Paiements ​

Deux journaux permettent de tracer tous les mouvements de trésorerie :

  • Finances → Paiement reçu : tous les encaissements (frais scolaires, ventes, autres recettes), avec date, montant, mode de règlement et opération associée.
  • Finances → Paiements effectués : tous les décaissements (salaires, dépenses, remboursements).

Chaque journal est filtrable par période et exportable depuis les Rapports financiers.

5. Salaires ​

Les opérations de salaire sont générées automatiquement dans Finances → Salaire lors de la validation d'une période de paie dans le module RH. Aucune saisie manuelle n'est nécessaire.

→ Pour créer et valider des bulletins de paie, consultez le module Ressources Humaines.

6. Autres Recettes ​

Pour les entrées d'argent hors frais scolaires (subventions, loyers, dons) :

  1. Finances → Autres opérations → Autres recettes
  2. Créez une recette avec son libellé, montant et date.

7. Autres Dépenses ​

Pour toutes les charges courantes (achats, factures, entretien) :

  1. Finances → Autres opérations → Autres dépenses
  2. Sélectionnez la ligne de dépense (catégorie).
  3. Saisissez le montant et validez.

TIP

La catégorisation des dépenses via les lignes de dépenses (configurées dans Configurations) est indispensable pour obtenir des rapports financiers pertinents.

8. Vente d'Articles ​

Disponible depuis l'interface web et l'application mobile, dans Finances → Vente d'articles.

Gérer le catalogue et vendre ​

  1. Finances → Vente d'articles → Catalogue d'articles : créez vos articles (uniformes, fournitures) avec leur prix et, si vous voulez suivre les quantités disponibles, leur stock.
  2. Depuis ce même écran, ajoutez les articles souhaités au panier puis validez la vente. Le rattachement à un élève est optionnel : la vente reste possible de façon anonyme, utile pour une vente rapide au comptoir.
  3. L'opération est automatiquement comptabilisée.

Suivi de stock (optionnel)

Un article dont le stock est laissé vide n'est jamais bloqué à la vente. Dès qu'une valeur est renseignée, Novacole la décrémente automatiquement à chaque vente, refuse la vente si la quantité demandée dépasse le disponible, et signale l'article par un badge Rupture ou Stock faible.

Consulter l'historique ​

Finances → Vente d'articles → Vente d'articles scolaires liste toutes les ventes déjà enregistrées.

9. Demandes de Paiement ​

Les demandes de paiement permettent aux parents ou tuteurs d'initier un paiement depuis l'application mobile. L'administration peut ensuite accepter ou rejeter la demande.

Flux d'une demande ​

Parent (mobile) → Soumettre demande → Administration → Accepter / Rejeter

Traiter une demande ​

  1. Accédez à Finances → Paiement en attente.
  2. Consultez la liste des demandes en attente.
  3. Pour chaque demande :
    • Accepter : le paiement est enregistré et une confirmation est envoyée au parent.
    • Rejeter : la demande est annulée avec notification au parent.

TIP

Activez les notifications push pour recevoir une alerte en temps réel à chaque nouvelle demande de paiement.

10. Gestion Budgétaire ​

La gestion budgétaire permet de planifier les dépenses prévisionnelles et de suivre leur exécution tout au long de l'année scolaire.

→ Voir la documentation complète : Gestion Budgétaire

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