Novacole

Appearance

Frais de Scolarité ​

Guide rapide

Ce guide couvre les frais d'inscription, l'écolage et les paiements Mobile Money. Pour la référence complète (salaires, boutique, budget, demandes de paiement), voir Gestion Financière →.

Le module Frais de scolarité centralise toutes les opérations financières liées à la vie scolaire d'un élève : frais d'inscription, frais d'études (écolage), frais d'assurance et frais annexes. Chaque opération est automatiquement générée lors d'une inscription, et le suivi se fait en temps réel.

CircuitQui est concernéOù le gérer
Frais d'inscription / d'écolage : consultation, paiement, remise, reçuAdministration / Staff (permission Opérations financières)Web : Finances → Frais de scolarité · Mobile : Finances → Frais d'inscription / Frais de scolarité
Paiement en attente (Mobile Money)Administration / StaffWeb : Finances → Paiement en attente · Mobile : Finances → Demandes de paiement (libellé différent, même circuit)

1. Frais d'inscription ​

Les frais d'inscription sont automatiquement appliqués lors de chaque nouvelle inscription. Pour les consulter et les gérer :

Sur l'interface web ​

  1. Allez dans Finances → Frais de scolarité → Frais d'inscription.
  2. La liste affiche tous les élèves avec l'état de leur paiement.

Actions disponibles ​

  • Enregistrer un paiement : Cliquez sur une opération pour ouvrir le formulaire de paiement. Vous pouvez saisir le montant reçu et choisir le mode de règlement (Espèces, Chèque, Virement, Mobile Money…).
  • Imprimer un reçu : Depuis le menu d'options d'un paiement, cliquez sur Imprimer pour générer le reçu PDF.
  • Appliquer une remise : Vous pouvez appliquer une remise directement sur une opération depuis le menu d'options.

Bon à savoir

Les montants d'inscription sont définis par niveau dans Configurations → Finance, onglet Inscription et études. Il est recommandé de les configurer avant de lancer la campagne d'inscriptions.

Sur l'application mobile ​

  1. Depuis le menu Finances, appuyez sur Frais d'inscription.
  2. La liste affiche les mêmes opérations, avec leur état de paiement.
  3. Touchez une opération pour ouvrir sa fiche détaillée :
    • Payer : ouvre un formulaire de paiement (montant, mode de règlement — Espèces, Chèque, Virement, Mobile Money… — piloté par le même schéma que le web, aucun mode n'est réservé à l'interface web).
    • Une fois le paiement enregistré, une boîte de dialogue propose Imprimer le reçu (génère le même PDF que sur le web).
    • Remise : ouvre le même formulaire de remise (date, montant) qu'en web, avec l'historique des remises déjà appliquées.

2. Frais d'études (Écolage) ​

Les frais d'écolage concernent le paiement des mensualités ou tranches de scolarité tout au long de l'année.

Sur l'interface web ​

  1. Allez dans Finances → Frais de scolarité → Frais d'étude.
  2. Par défaut, les opérations sont filtrées sur l'année scolaire en cours.

Suivi des paiements par tranches ​

Novacole supporte le découpage des paiements en plusieurs tranches (mensualités, trimestres, etc.). L'état de chaque tranche est visible en un coup d'œil :

  • 🟢 Payé : Le montant a été intégralement reçu.
  • 🟡 Partiel : Un acompte a été versé, un solde reste dû.
  • 🔴 En attente : Aucun paiement n'a encore été enregistré.

Sur l'application mobile ​

  1. Depuis le menu Finances, appuyez sur Frais de scolarité.
  2. La liste reprend les mêmes codes visuels de statut (payé / partiel / en attente) et les mêmes tranches.
  3. Les actions Payer, Imprimer le reçu et Remise sont identiques à celles des frais d'inscription ci-dessus.

3. Frais d'assurance ​

Les frais d'assurance sont, comme l'écolage, automatiquement appliqués à chaque réinscription (et pas seulement à la première inscription de l'élève).

Sur l'interface web ​

  1. Allez dans Finances → Frais de scolarité → Frais d'assurance.
  2. La liste affiche tous les élèves avec l'état de leur paiement.
  3. Les actions Payer, Imprimer un reçu et Remise sont identiques à celles des frais d'inscription et d'étude ci-dessus.

Bon à savoir

Le montant de l'assurance est défini par niveau dans Configurations → Finance, onglet Inscription et études, au même endroit que les frais d'inscription et d'étude.

Sur l'application mobile ​

  1. Depuis le menu Finances, appuyez sur Frais d'assurance.
  2. La liste et les actions (Payer, Imprimer le reçu, Remise) reprennent exactement le même circuit que les frais d'inscription et d'étude.

4. Paiement en attente (Mobile Money) ​

Pour les paiements initiés via le lien de paiement en ligne (Mobile Money), une liste dédiée est disponible dans Finances → Paiement en attente.

Sur l'interface web ​

Ces demandes ont été soumises par le parent depuis l'application mobile mais n'ont pas encore été traitées. Pour chacune, choisissez Accepter (une fois les fonds confirmés auprès de votre opérateur Mobile Money) ou Rejeter.

WARNING

N'acceptez pas une demande sans avoir vérifié la réception effective des fonds.

Sur l'application mobile ​

Le même circuit existe côté mobile, sous un libellé différent :

  1. Depuis le menu Finances, appuyez sur Demandes de paiement (et non « Paiement en attente »).
  2. Chaque demande affiche son statut (en attente / acceptée / rejetée).
  3. Accepter : valide la demande une fois les fonds confirmés auprès de l'opérateur Mobile Money.
  4. Rejeter : refuse la demande — un motif peut être demandé.

WARNING

Comme sur le web, ne confirmez jamais manuellement une demande sans avoir vérifié la réception effective des fonds auprès de votre opérateur.

Autres opérations financières (mobile) ​

Au-delà des frais scolaires, le menu Finances de l'application mobile couvre aussi, avec la même profondeur qu'en web :

  • Paiements reçus / Paiements effectués : historique complet des encaissements et décaissements.
  • Autres recettes (cotisations, ventes diverses) et Autres charges (électricité, achats de fournitures…) : création et suivi.
  • Vente d'articles : catalogue et vente combinés dans un seul écran (ajout/édition d'articles, panier, règlement comptant), avec un historique des ventes séparé.
  • Notes de frais : gestion des demandes de remboursement du personnel.

Salaires : lecture seule dans Finances, saisie dans RH

L'écran Finances → Salaires est en lecture seule côté mobile. L'enregistrement effectif d'un paiement de salaire se fait depuis RH & Paie → Paiements de salaires (actions Payer / Annuler) — pas depuis le module Finances.

Copyright © 2024 Novacole