Comptabilité
Le module Comptabilité tient la comptabilité générale de votre établissement en partie double, conforme au référentiel SYSCOHADA (Système Comptable OHADA, Système Normal). Il est accessible depuis Comptabilité dans le menu principal.
Activation par le support
Comme le module Fiscalité, la comptabilité doit être activée par le support Novacole pour votre école. Tant qu'elle n'est pas activée, le menu reste visible et marqué d'un badge « Module non activé » (sur le web comme sur mobile) : sur le web, cliquer dessus ouvre un message d'explication au lieu d'ouvrir l'écran ; sur mobile, l'entrée est grisée. Dans les deux cas, contactez l'équipe Novacole pour activer le module.
Articulation avec la Fiscalité
La comptabilité et les déclarations fiscales/sociales partagent le même moteur de paie mais restent deux modules distincts. → Voir Déclarations fiscales & sociales
1. Configuration
Quatre écrans de référence, accessibles depuis Comptabilité, tous en création/modification libre (l'école peut adapter son plan comptable) :
| Écran | Contenu |
|---|---|
| Comptes | Le plan comptable : numéro, libellé, classe (1 à 9), sens normal (débit/crédit), compte collectif ou non |
| Journaux | Journaux de saisie (ex. SC scolarité, AC achats, BQ banque, CS caisse, MM mobile money, PA paie, OD opérations diverses, AN à-nouveaux) |
| Modèles d'écritures | Modèles réutilisables pour les écritures récurrentes |
| Mappings de rapports | Association entre un compte (ou une plage de comptes) et une rubrique officielle du bilan, du compte de résultat ou du tableau des flux de trésorerie — c'est ce qui permet à Novacole de générer ces états automatiquement |
Un cinquième écran, Exercices, est en lecture seule en dehors de la clôture/réouverture (voir §4) : les exercices comptables ne se créent/modifient pas manuellement, ils sont gérés par la cérémonie de clôture elle-même.
Comptes système
Certains comptes, journaux et modèles sont marqués système (utilisés automatiquement par Novacole, par exemple pour la scolarité ou la paie) : ils restent modifiables mais ne doivent être touchés qu'en connaissance de cause.
2. Écritures comptables
La grande majorité des écritures sont générées automatiquement par Novacole au fil des opérations courantes (encaissement de scolarité, paiement de salaire, etc.). Seules les opérations diverses (régularisations, écritures qui ne correspondent à aucun flux automatisé) se saisissent manuellement.
Saisir une écriture manuelle
- Depuis
Comptabilité → Écritures, cliquez surNouvelle écriture. - Choisissez le journal (
ODpar défaut), la date et le libellé. - Ajoutez au moins 2 lignes : compte, libellé de ligne, montant au débit ou au crédit.
- L'écriture doit être équilibrée (total débit = total crédit) avant d'être enregistrée.
Cycle de vie d'une écriture
Brouillon → Validée| Étape | Action | Effet |
|---|---|---|
| Brouillon | Automatique à la création | Encore modifiable en théorie, à corriger avant validation |
| Validée | Bouton Valider | Numérotation séquentielle définitive, contenu immuable |
Une écriture validée ne peut plus être modifiée ni supprimée : toute correction se fait par une extourne (bouton Extourner, motif obligatoire), qui crée une nouvelle écriture inverse liée à l'originale.
Pièces jointes
Depuis le détail d'une écriture, Ajouter une pièce jointe permet de joindre un justificatif (facture, reçu…) — possible même sur une écriture déjà validée.
3. Rapports
Comptabilité propose 5 rapports, tous filtrables par exercice et recalculés en temps réel à partir des écritures validées :
| Rapport | Contenu |
|---|---|
| Grand livre | Tous les mouvements d'un compte donné, avec solde cumulé |
| Balance générale | Soldes débiteurs/créditeurs de tous les comptes |
| Bilan | Actif et passif selon la structure officielle SYSCOHADA, avec indicateur d'équilibre |
| Compte de résultat | Charges et produits, cascade des soldes intermédiaires jusqu'au résultat net |
| Tableau des flux de trésorerie (TFT) | Flux opérationnels (capacité d'autofinancement, variation du besoin en fonds de roulement) ; les sections investissement et financement restent à 0, ce dépôt ne suivant pas les immobilisations ni les emprunts |
Le bilan, le compte de résultat et le TFT proposent chacun Télécharger le PDF et Télécharger Excel.
Avant clôture
Avant la clôture d'un exercice, le bilan affiche un résultat provisoire calculé automatiquement. Après clôture, il affiche le résultat réel, définitivement posté en comptabilité.
4. Clôture d'exercice
Comptabilité → Clôture d'exercice ouvre l'assistant de clôture, qui déroule la cérémonie de fin d'exercice.
Étapes
- Choisissez l'exercice à clôturer.
- Cliquez sur
Aperçu: Novacole affiche le bilan provisoire et indique s'il est équilibré. - Si le bilan n'est pas équilibré, la clôture est bloquée — corrigez les écritures en cause avant de réessayer.
- Cliquez sur
Clôturer l'exercice(confirmation requise). Novacole effectue alors automatiquement :- le verrouillage de toutes les périodes de l'exercice (plus aucune écriture manuelle possible) ;
- l'écriture de résultat (soldant les comptes de charges et produits) ;
- la publication des 3 états financiers (bilan, compte de résultat, TFT) ;
- le report des soldes sur l'exercice suivant (à-nouveaux), y compris le détail par élève/fournisseur/employé pour les comptes collectifs (aucun solde agrégé qui ferait perdre ce détail).
Réouverture
Un exercice clôturé peut être rouvert exceptionnellement (section dédiée de l'assistant, motif obligatoire) pour corriger une erreur découverte après coup. La réouverture ne défait aucune écriture déjà postée — une extourne manuelle reste possible si nécessaire.
Action support recommandée
La clôture d'exercice a des effets définitifs (écriture de résultat, à-nouveaux). Si votre école n'a pas d'expert-comptable en interne, faites valider le bilan par votre comptable avant de clôturer.
Étape suivante : la déclaration annuelle
Une fois l'exercice clôturé, la déclaration annuelle (liasse fiscale, dépôt GUDEF) peut être générée depuis le module Fiscalité — elle reprend directement les 3 états financiers publiés ici, sans recalcul. → Déclaration annuelle — liasse fiscale
Depuis l'application mobile
Sur mobile, la comptabilité est répartie entre trois emplacements distincts :
| Emplacement | Contenu | Actions possibles |
|---|---|---|
Comptabilité (tuile racine) | Écritures comptables, Exercices comptables | Saisie complète : créer une écriture, la valider, l'extourner, joindre une pièce ; clôturer ou rouvrir un exercice |
Config. → Comptabilité | Comptes, Journaux, Modèles d'écritures, Mappings de rapports | Lecture seule — ce sont des réglages statiques |
Rapports & États → Rapports comptables & fiscaux | Grand livre, Balance générale, Bilan, Compte de résultat, TFT, Déclarations fiscales | Consultation et téléchargement PDF/Excel |
La saisie d'écritures et la clôture d'exercice, longtemps réservées au web, sont donc désormais également disponibles depuis le téléphone. Les boutons Valider, Extourner, Clôturer l'exercice et Réouvrir l'exercice suivent les mêmes règles que sur le web (motif obligatoire pour une extourne ou une réouverture, écriture équilibrée avant validation). → Application mobile
Voir aussi
- Déclarations fiscales & sociales — le module fiscal, distinct de la comptabilité générale
- Ressources humaines — la paie, source de nombreuses écritures automatiques
- Rapports & Exports — vue d'ensemble de tous les rapports disponibles