Comptabilité

• 1. Configuration
• 2. Écritures comptables
  • Saisir une écriture manuelle
  • Cycle de vie d'une écriture
  • Pièces jointes
• 3. Rapports
• 4. Clôture d'exercice
  • Étapes
  • Réouverture
• Depuis l'application mobile
• Voir aussi

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Le module Comptabilité tient la comptabilité générale de votre établissement en partie double, conforme au référentiel SYSCOHADA (Système Comptable OHADA, Système Normal). Il est accessible depuis RH & Paie → Comptabilité dans le menu principal.

Activation par le support

Comme le module Fiscalité, la comptabilité doit être activée par le support Novacole pour votre école. Tant qu'elle n'est pas activée, le menu reste invisible.

Articulation avec la Fiscalité

La comptabilité et les déclarations fiscales/sociales partagent le même moteur de paie mais restent deux modules distincts. → Voir Déclarations fiscales & sociales

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1. Configuration

Quatre écrans de référence, accessibles depuis RH & Paie → Comptabilité, tous en création/modification libre (l'école peut adapter son plan comptable) :

Écran	Contenu
Comptes	Le plan comptable : numéro, libellé, classe (1 à 9), sens normal (débit/crédit), compte collectif ou non
Journaux	Journaux de saisie (ex. SC scolarité, AC achats, BQ banque, CS caisse, MM mobile money, PA paie, OD opérations diverses, AN à-nouveaux)
Modèles d'écritures	Modèles réutilisables pour les écritures récurrentes
Mappings de rapports	Association entre un compte (ou une plage de comptes) et une rubrique officielle du bilan, du compte de résultat ou du tableau des flux de trésorerie — c'est ce qui permet à Novacole de générer ces états automatiquement

Un cinquième écran, Exercices, est en lecture seule en dehors de la clôture/réouverture (voir §4) : les exercices comptables ne se créent/modifient pas manuellement, ils sont gérés par la cérémonie de clôture elle-même.

Comptes système

Certains comptes, journaux et modèles sont marqués système (utilisés automatiquement par Novacole, par exemple pour la scolarité ou la paie) : ils restent modifiables mais ne doivent être touchés qu'en connaissance de cause.

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2. Écritures comptables

La grande majorité des écritures sont générées automatiquement par Novacole au fil des opérations courantes (encaissement de scolarité, paiement de salaire, etc.). Seules les opérations diverses (régularisations, écritures qui ne correspondent à aucun flux automatisé) se saisissent manuellement.

Saisir une écriture manuelle

1. Depuis RH & Paie → Comptabilité → Écritures, cliquez sur Nouvelle écriture.
2. Choisissez le journal (OD par défaut), la date et le libellé.
3. Ajoutez au moins 2 lignes : compte, libellé de ligne, montant au débit ou au crédit.
4. L'écriture doit être équilibrée (total débit = total crédit) avant d'être enregistrée.

Cycle de vie d'une écriture

Brouillon → Validée

Étape	Action	Effet
Brouillon	Automatique à la création	Encore modifiable en théorie, à corriger avant validation
Validée	Bouton Valider	Numérotation séquentielle définitive, contenu immuable

Une écriture validée ne peut plus être modifiée ni supprimée : toute correction se fait par une extourne (bouton Extourner, motif obligatoire), qui crée une nouvelle écriture inverse liée à l'originale.

Pièces jointes

Depuis le détail d'une écriture, Ajouter une pièce jointe permet de joindre un justificatif (facture, reçu…) — possible même sur une écriture déjà validée.

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3. Rapports

RH & Paie → Comptabilité propose 5 rapports, tous filtrables par exercice et recalculés en temps réel à partir des écritures validées :

Rapport	Contenu
Grand livre	Tous les mouvements d'un compte donné, avec solde cumulé
Balance générale	Soldes débiteurs/créditeurs de tous les comptes
Bilan	Actif et passif selon la structure officielle SYSCOHADA, avec indicateur d'équilibre
Compte de résultat	Charges et produits, cascade des soldes intermédiaires jusqu'au résultat net
Tableau des flux de trésorerie (TFT)	Flux opérationnels (capacité d'autofinancement, variation du besoin en fonds de roulement) ; les sections investissement et financement restent à 0, ce dépôt ne suivant pas les immobilisations ni les emprunts

Le bilan, le compte de résultat et le TFT proposent chacun Télécharger le PDF et Télécharger Excel.

Avant clôture

Avant la clôture d'un exercice, le bilan affiche un résultat provisoire calculé automatiquement. Après clôture, il affiche le résultat réel, définitivement posté en comptabilité.

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4. Clôture d'exercice

RH & Paie → Comptabilité → Clôture ouvre l'assistant de clôture, qui déroule la cérémonie de fin d'exercice.

Étapes

1. Choisissez l'exercice à clôturer.
2. Cliquez sur Aperçu : Novacole affiche le bilan provisoire et indique s'il est équilibré.
3. Si le bilan n'est pas équilibré, la clôture est bloquée — corrigez les écritures en cause avant de réessayer.
4. Cliquez sur Clôturer l'exercice (confirmation requise). Novacole effectue alors automatiquement :
   • le verrouillage de toutes les périodes de l'exercice (plus aucune écriture manuelle possible) ;
   • l'écriture de résultat (soldant les comptes de charges et produits) ;
   • la publication des 3 états financiers (bilan, compte de résultat, TFT) ;
   • le report des soldes sur l'exercice suivant (à-nouveaux), y compris le détail par élève/fournisseur/employé pour les comptes collectifs (aucun solde agrégé qui ferait perdre ce détail).

Réouverture

Un exercice clôturé peut être rouvert exceptionnellement (section dédiée de l'assistant, motif obligatoire) pour corriger une erreur découverte après coup. La réouverture ne défait aucune écriture déjà postée — une extourne manuelle reste possible si nécessaire.

Action support recommandée

La clôture d'exercice a des effets définitifs (écriture de résultat, à-nouveaux). Si votre école n'a pas d'expert-comptable en interne, faites valider le bilan par votre comptable avant de clôturer.

Étape suivante : la déclaration annuelle

Une fois l'exercice clôturé, la déclaration annuelle (liasse fiscale, dépôt GUDEF) peut être générée depuis le module Fiscalité — elle reprend directement les 3 états financiers publiés ici, sans recalcul. → Déclaration annuelle — liasse fiscale

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Depuis l'application mobile

Le menu RH → Comptabilité de l'application mobile est en lecture seule stricte : consultation des comptes, journaux, exercices, modèles, mappings, écritures (avec leurs lignes et pièces jointes) et des 5 rapports, avec téléchargement PDF/Excel des rapports.

Saisie d'écritures, validation, extourne, ajout de pièce jointe et clôture/réouverture d'exercice restent réservés à l'interface web. → Application mobile

Voir aussi

• Déclarations fiscales & sociales — le module fiscal, distinct de la comptabilité générale
• Ressources humaines — la paie, source de nombreuses écritures automatiques
• Rapports & Exports — vue d'ensemble de tous les rapports disponibles