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Inscriptions & Réinscriptions ​

L'inscription est la première étape de la vie scolaire d'un élève dans Novacole. Elle est gérée exclusivement par l'administration et déclenche automatiquement la facturation des frais applicables.

Prérequis

Avant la première inscription, assurez-vous que : l'année scolaire est démarrée, les classes existent et les tarifs sont configurés (voir 📋 Préparer la rentrée, étapes 1 à 5).

📋 Le workflow d'inscription en un coup d'œil ​

1. Saisir le dossier          Activités → Inscriptions → Nouveau
   (ou retrouver l'élève)
        ↓
2. Frais générés              automatique (inscription + écolage)
        ↓
3. Répartir dans la classe    Activités → Classes scolaires → Élèves → Répartition
        ↓
4. Encaisser le 1er paiement  Finances → Frais de scolarité
        ↓
5. (Optionnel) Compte parent  le tuteur reçoit ses accès mobile

Chaque étape est détaillée ci-dessous.

Accéder au module ​

  • Web : Activités → Inscriptions
  • Mobile : Menu → Activités → Inscription

La liste affiche tous les élèves inscrits de l'année en cours avec leur matricule, nom, niveau et classe.

Inscrire un nouvel élève ​

Sur l'interface web ​

  1. Cliquez sur Nouveau.
  2. Choisissez l'onglet Ajouter et inscrire un nouvel élève.
  3. Remplissez le formulaire : nom, prénom, genre, date de naissance, niveau (et série), informations du tuteur.
  4. Validez. Un matricule est attribué à l'élève.

Évitez les doublons

Avant de créer un nouvel élève, recherchez d'abord dans l'onglet Inscrire un élève existant pour vérifier qu'il n'existe pas déjà dans la base (même venant d'une autre école Novacole). Un doublon fausse le suivi de scolarité et les statistiques. Si un doublon existe déjà, il peut être corrigé après coup — voir Fusionner des doublons d'élèves.

Le genre compte pour la facturation

Les frais de scolarité peuvent être différenciés filles/garçons (voir la configuration). Vérifiez le genre saisi : il détermine le montant facturé.

Sur l'application mobile ​

Depuis l'écran Activités → Inscription, bouton + :

  1. Choisissez la tuile Nouvel élève.
  2. Remplissez le formulaire élève (nom, prénom, genre, date de naissance, niveau, tuteur).
  3. Une fois l'élève créé, le formulaire d'inscription s'ouvre automatiquement pour cet élève — choisissez la classe et validez.

L'anti-doublon (un même élève ne peut être inscrit deux fois pour la même année scolaire) et la génération des frais sont vérifiés et appliqués automatiquement, comme sur le web.

Réinscrire un élève existant ​

Pour un élève déjà enregistré dans le système (année scolaire précédente, ou transfert depuis une autre école Novacole) :

Sur l'interface web ​

  1. Choisissez l'onglet Inscrire un élève existant.
  2. Recherchez l'élève par nom ou matricule.
  3. Sélectionnez le niveau d'inscription (celui de la nouvelle année).
  4. Cliquez sur Inscrire.

L'historique de l'élève (notes, assiduité, paiements des années passées) est conservé et reste consultable en changeant d'année scolaire dans la barre d'entête.

Sur l'application mobile ​

Depuis l'écran Activités → Inscription, bouton + → tuile Élève existant :

  1. Recherchez l'élève dans la liste (élèves déjà connus de l'école).
  2. Sélectionnez-le : le formulaire d'inscription s'ouvre, pré-rempli pour cet élève.
  3. Choisissez la classe de la nouvelle année et validez.

Si l'élève est déjà inscrit pour l'année scolaire en cours, la validation est refusée (anti-doublon) — mêmes règles que sur le web.

Facturation automatique ​

Dès validation de l'inscription :

  • Frais d'inscription : opération générée automatiquement, uniquement pour une nouvelle inscription.
  • Frais d'étude (écolage) : opération générée selon le niveau et le genre de l'élève.
  • Frais d'assurance : opération générée selon le niveau, à chaque réinscription comme l'écolage.

Ces frais apparaissent dans Finances → Frais de scolarité.

TIP

Configurez les montants dans Configurations → Finance, onglet Inscription et études, AVANT de lancer les inscriptions. Un élève inscrit sans tarif configuré n'aura pas de frais générés.

Répartir l'élève dans sa classe ​

L'inscription rattache l'élève à un niveau ; il faut ensuite l'affecter à une classe précise (ex. : 6ème A) :

Sur l'interface web ​

  1. Allez dans Activités → Classes scolaires → ouvrez la classe.
  2. Onglet Élèves → Répartition.
  3. Cochez les élèves à affecter et validez.

WARNING

Un élève inscrit mais non réparti n'apparaît ni dans les feuilles de présence, ni dans les grilles de notes, ni sur les bulletins. C'est l'oubli le plus fréquent en début d'année.

Sur l'application mobile ​

Nuance mobile

Sur mobile, la fiche de la classe (Menu → Activités → Classes scolaires → la classe → Élèves) propose un outil Changer de classe (icône dédiée) qui permet de sélectionner plusieurs élèves déjà répartis dans cette classe et de les basculer vers une autre — pratique pour corriger une répartition ou réorganiser en cours d'année.

Non disponible sur mobile

La répartition initiale d'un lot d'élèves fraîchement inscrits (qui n'ont encore aucune classe) reste une action web uniquement (Répartition, ci-dessus) — l'outil mobile ne travaille que sur des élèves déjà affectés à une classe source.

Encaisser le premier paiement ​

Direction la caisse : depuis Finances → Frais de scolarité → Frais d'inscription, ouvrez l'opération de l'élève et cliquez sur Ajouter un paiement. → Workflow détaillé : 📋 Encaisser un paiement.

Parité web/mobile

Cette même action (ouvrir l'opération, Ajouter un paiement) est disponible sur mobile depuis Menu → Finances → Frais d'inscription — voir Gestion Financière.

Donner l'accès aux parents ​

Si les informations du tuteur ont été saisies à l'inscription, celui-ci est rattaché à l'élève et peut utiliser l'application mobile (suivi des notes, paiements en ligne). Un tuteur peut aussi être rattaché plus tard depuis la fiche de l'élève, onglet Parents — en précisant le lien de parenté (père, mère, tuteur légal…) — ou faire lui-même une demande de rattachement. À chaque nouveau rattachement, le parent concerné et les autres parents de l'élève sont notifiés. → Voir Rattacher un parent à un élève.

Parité web/mobile

Le rattachement d'un tuteur existant depuis la fiche élève est également possible sur mobile : ouvrez la fiche de l'élève → section Parents → bouton + (Attribuer un parent), puis sélectionnez le tuteur.

Transferts d'élèves ​

En cours d'année, un élève peut changer de classe (même école) depuis Activités → Classes scolaires → Élèves — voir Répartir l'élève dans sa classe ci-dessus pour l'équivalent mobile (Changer de classe).

Un transfert vers un autre établissement Novacole passe par un workflow en deux temps : l'école d'origine dépose une demande (Acteurs → Élèves → menu d'options → Transférer), l'école d'accueil l'accepte — ce qui crée la nouvelle inscription, clôture l'ancienne et fait suivre le dossier et les parents — ou la refuse avec motif. L'historique académique est préservé. → Voir Élèves, Enseignants & Tuteurs.

Parité web/mobile

Le workflow complet est disponible sur mobile : dépôt de la demande depuis la fiche de l'élève (menu d'options → Transférer vers une autre école), et traitement — acceptation, refus, annulation — depuis l'écran des demandes de transfert de l'application, côté école d'origine comme côté école d'accueil.

Suivi des paiements ​

Depuis Finances → Frais de scolarité :

  • Consultez quels élèves ont payé, partiellement payé, ou sont en attente.
  • Enregistrez les paiements et éditez les reçus.
  • Suivez les paiements Mobile Money initiés par les parents.

→ Voir le guide complet Frais scolaires & Paiements, qui détaille la parité web/mobile de chaque écran (Frais d'inscription, Frais d'étude, Frais d'assurance, Paiement en attente…).

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