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Inscriptions & Réinscriptions ​

L'inscription est la première étape de la vie scolaire d'un élève dans Novacole. Elle est gérée exclusivement par l'administration et déclenche automatiquement la facturation des frais applicables.

Prérequis

Avant la première inscription, assurez-vous que : l'année scolaire est démarrée, les classes existent et les tarifs sont configurés (voir 📋 Préparer la rentrée, étapes 1 à 5).

📋 Le workflow d'inscription en un coup d'œil ​

1. Saisir le dossier          Activités → Inscriptions → Nouveau
   (ou retrouver l'élève)
        ↓
2. Frais générés              automatique (inscription + écolage)
        ↓
3. Répartir dans la classe    Activités → Classes scolaires → Élèves → Répartition
        ↓
4. Encaisser le 1er paiement  Finances → Frais de scolarité
        ↓
5. (Optionnel) Compte parent  le tuteur reçoit ses accès mobile

Chaque étape est détaillée ci-dessous.

Accéder au module ​

  • Web : Activités → Inscriptions
  • Mobile : Menu → Activités → Inscriptions

La liste affiche tous les élèves inscrits de l'année en cours avec leur matricule, nom, niveau et classe.

Inscrire un nouvel élève ​

  1. Cliquez/Appuyez sur Nouveau.
  2. Choisissez l'onglet Ajouter et inscrire un nouvel élève.
  3. Remplissez le formulaire : nom, prénom, genre, date de naissance, niveau (et série), informations du tuteur.
  4. Validez. Un matricule est attribué à l'élève.

Évitez les doublons

Avant de créer un nouvel élève, recherchez d'abord dans l'onglet Inscrire un élève existant pour vérifier qu'il n'existe pas déjà dans la base (même venant d'une autre école Novacole). Un doublon fausse le suivi de scolarité et les statistiques.

Le genre compte pour la facturation

Les frais de scolarité peuvent être différenciés filles/garçons (voir la configuration). Vérifiez le genre saisi : il détermine le montant facturé.

Réinscrire un élève existant ​

Pour un élève déjà enregistré dans le système (année scolaire précédente, ou transfert depuis une autre école Novacole) :

  1. Choisissez l'onglet Inscrire un élève existant.
  2. Recherchez l'élève par nom ou matricule.
  3. Sélectionnez le niveau d'inscription (celui de la nouvelle année).
  4. Cliquez sur Inscrire.

L'historique de l'élève (notes, assiduité, paiements des années passées) est conservé et reste consultable en changeant d'année scolaire dans la barre d'entête.

Facturation automatique ​

Dès validation de l'inscription :

  • Frais d'inscription : opération générée automatiquement.
  • Frais d'étude (écolage) : opération générée selon le niveau et le genre de l'élève.

Ces frais apparaissent dans Finances → Frais de scolarité.

TIP

Configurez les montants dans Configurations → Inscription et études AVANT de lancer les inscriptions. Un élève inscrit sans tarif configuré n'aura pas de frais générés.

Répartir l'élève dans sa classe ​

L'inscription rattache l'élève à un niveau ; il faut ensuite l'affecter à une classe précise (ex. : 6ème A) :

  1. Allez dans Activités → Classes scolaires → ouvrez la classe.
  2. Onglet Élèves → Répartition.
  3. Cochez les élèves à affecter et validez.

WARNING

Un élève inscrit mais non réparti n'apparaît ni dans les feuilles de présence, ni dans les grilles de notes, ni sur les bulletins. C'est l'oubli le plus fréquent en début d'année.

Encaisser le premier paiement ​

Direction la caisse : depuis Finances → Frais de scolarité → Frais d'inscription, ouvrez l'opération de l'élève et cliquez sur Ajouter un paiement. → Workflow détaillé : 📋 Encaisser un paiement.

Donner l'accès aux parents ​

Si les informations du tuteur ont été saisies à l'inscription, celui-ci est rattaché à l'élève et peut utiliser l'application mobile (suivi des notes, paiements en ligne). Un tuteur peut aussi être rattaché plus tard depuis la fiche de l'élève, onglet Tuteurs, ou faire lui-même une demande de rattachement.

Transferts d'élèves ​

En cours d'année, un élève peut être transféré vers une autre classe ou un autre établissement Novacole depuis sa fiche (Acteurs → Élèves → menu d'options → Transférer). Ses données académiques sont préservées. → Voir Élèves, Enseignants & Tuteurs.

Suivi des paiements ​

Depuis Finances → Frais de scolarité :

  • Consultez quels élèves ont payé, partiellement payé, ou sont en attente.
  • Enregistrez les paiements et éditez les reçus.
  • Suivez les paiements Mobile Money initiés par les parents.

→ Voir le guide complet Frais scolaires & Paiements.

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