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Gestion Budgétaire ​

Le module Budget permet à l'administration de planifier et de suivre les dépenses prévisionnelles de l'établissement. Il offre une vue comparée entre le budget prévu et les dépenses réelles par catégorie, intègre un workflow de validation des demandes de dépense, et synchronise automatiquement les opérations financières et les salaires.

1. Accéder au budget ​

Sur l'interface web ​

  • Budget (menu principal dédié) — le sous-menu Suivi budgétaire affiche le tableau de bord, Gestion budgétaire la liste des budgets.
  • Sélectionnez l'année scolaire concernée.

Sur l'application mobile ​

  • Menu Budget (sous-menu de la section Finances de l'administrateur/collaborateur — gardé par la permission viewany budget, masqué si le module budget est désactivé ou hors plan).
  • Deux entrées : Vue d'ensemble (tableau de bord) et Gestion budgétaire (liste des budgets), qui reprennent la même logique que le web.

2. Créer un budget ​

Sur l'interface web ​

  1. Accédez à Budget → Gestion budgétaire et cliquez sur Nouveau.
  2. Renseignez :
    • Intitulé du budget (ex : Budget 2024-2025)
    • Année scolaire
  3. Enregistrez. Le budget est créé avec le statut Brouillon.

Sur l'application mobile ​

  1. Depuis Budget → Gestion budgétaire, appuyez sur le bouton +.
  2. Renseignez l'intitulé et l'année scolaire.
  3. Validez : le budget est créé en statut Brouillon, identique au web.

3. Cycle de vie d'un budget ​

Brouillon → Actif ⇄ Clôturé
ActionStatut résultantRemarque
ActiverActifDepuis la liste des budgets (depuis Brouillon ou depuis un budget Clôturé)
ClôturerClôturéPeut être réactivé ensuite si besoin (voir avertissement ci-dessous)

Réactivation d'un budget clôturé

Un budget clôturé peut être réactivé. Cela ne rouvre pas automatiquement les demandes de dépense déjà traitées : seuls les nouveaux mouvements seront de nouveau imputés à ce budget.

Budget actif unique

Novacole n'autorise qu'un seul budget actif par établissement et par année scolaire à la fois. Tenter d'en activer un second est bloqué avec un message d'erreur explicite. Clôturez le budget en cours avant d'en activer un nouveau.

4. Ajouter des lignes budgétaires ​

Un budget est composé de lignes budgétaires correspondant aux catégories de dépenses prévues :

Sur l'interface web ​

  1. Ouvrez le budget créé.
  2. Pour chaque ligne, renseignez :
    • Ligne de dépense (catégorie définie dans les configurations)
    • Montant prévisionnel
  3. Répétez pour chaque catégorie (salaires, fournitures, maintenance, etc.).

Sur l'application mobile ​

  1. Ouvrez le budget depuis Budget → Gestion budgétaire, puis l'écran Suivi du budget.
  2. Appuyez sur le bouton flottant Ajouter une ligne.
  3. Choisissez la ligne de dépense et saisissez le montant prévisionnel, puis validez.

Bouton d'ajout masqué sur un budget clôturé

Sur mobile comme sur le web, l'ajout de ligne n'est proposé que sur un budget Actif ou Brouillon — le bouton disparaît une fois le budget clôturé.

TIP

Les lignes de dépenses utilisées ici sont les mêmes que celles configurées dans Configurations → Finance → Types de dépense. Assurez-vous de les avoir créées au préalable.

Champs calculés automatiquement

Montant réel et Montant réservé sont alimentés automatiquement par le système à partir des opérations financières et des demandes de dépense. Ces champs sont en lecture seule.

5. Demandes de dépenses ​

Les demandes de dépenses permettent de soumettre une dépense à un circuit de validation avant son décaissement. À l'approbation, le montant est réservé dans la ligne budgétaire concernée ; au paiement, il bascule en dépense réalisée.

5.1 Accéder aux demandes ​

Finances → Demandes de dépenses (reste dans le menu Finances, séparé du menu Budget)

5.2 Créer une demande ​

  1. Cliquez sur Nouveau.
  2. Renseignez :
    • Libellé de la dépense
    • Montant demandé
    • Ligne budgétaire concernée
    • Justificatif (optionnel)

5.3 Workflow de validation ​

En attente → Validée → Approuvée → Payée
                            ↘
                          Rejetée (depuis tout statut non payé, motif obligatoire)
ÉtapeActionPermission requise
ValiderPremier niveau de contrôlevalidate expense_request
ApprouverSecond niveau — réserve le montantapprove expense_request
PayerEnregistre le décaissement effectifpay expense_request
RejeterRefuse la demande (motif obligatoire)Selon l'étape en cours

Impact budgétaire automatique

  • À l'approbation : le montant est ajouté au montant réservé de la ligne budgétaire.
  • Au paiement : le montant passe de réservé à montant réel.
  • Au rejet : la réservation est libérée automatiquement.

Dépassement budgétaire

Si le montant demandé dépasse le budget disponible (prévu − réalisé − réservé), l'approbation est bloquée et un message d'erreur est affiché.

6. Suivi budgétaire ​

Le suivi budgétaire compare les montants prévisionnels aux dépenses réellement enregistrées dans le module Finances.

  1. Ouvrez un budget.
  2. Consultez le tableau de suivi qui affiche pour chaque ligne :
ColonneDescription
Budget prévuMontant planifié
Montant réservéDépenses approuvées en attente de paiement
Dépenses réellesTotal des dépenses effectivement décaissées
ÉcartDifférence entre prévu et réel (positif = économie, négatif = dépassement)
Taux d'exécutionPourcentage du budget consommé

Synchronisation avec la paie

Les salaires validés depuis le module RH apparaissent automatiquement dans le suivi, sur la ligne de dépense de type salaires.

7. Dashboard budgétaire ​

Le tableau de bord budgétaire offre une vue macro de l'ensemble des budgets de l'établissement pour l'année scolaire en cours.

Indicateurs affichés :

IndicateurDescription
Budget planifiéSomme totale des montants prévisionnels
Budget engagéRéalisé + réservé, avec jauge de consommation
Budget disponibleAffiché en rouge si négatif (dépassement global)
Recettes réaliséesTotal des recettes enregistrées dans la période

Le budget actif de l'année en cours est présélectionné automatiquement. Cliquez sur n'importe quel budget dans la grille pour afficher son suivi détaillé directement en dessous.

8. Export du suivi budgétaire ​

Sur l'interface web ​

Pour générer un rapport budgétaire :

  1. Ouvrez le budget.
  2. Cliquez sur Exporter.
  3. Le rapport est généré en PDF ou Excel avec le tableau de suivi complet.

Sur l'application mobile ​

  1. Ouvrez le budget, écran Suivi.
  2. Appuyez sur l'icône PDF dans la barre du haut.

Format Excel non disponible sur mobile

L'export mobile ne propose que le PDF — l'export Excel du tableau de suivi n'existe que sur l'interface web.

Application Mobile — récapitulatif ​

L'ensemble du parcours Budget est disponible côté mobile pour l'administrateur et le collaborateur habilités (permission budget, module budget actif) :

  • Liste des budgets (Budget → Gestion budgétaire) : statut affiché avec une pastille colorée, actions Activer et Clôturer disponibles directement depuis la liste.
  • Création d'un budget et ajout de lignes budgétaires (voir §2 et §4 ci-dessus).
  • Suivi budgétaire par ligne, avec export PDF (voir §6 et §8).
  • Vue d'ensemble (tableau de bord, voir §7).
  • Les demandes de dépense peuvent être traitées (valider, approuver, payer, rejeter) avec le même workflow qu'en version web, depuis Finances → Demandes de dépenses.

Bonnes pratiques ​

TIP

  1. Créez votre budget en début d'année scolaire, avant les premières dépenses.
  2. Définissez des lignes budgétaires pour toutes les catégories de dépenses prévues.
  3. Utilisez les demandes de dépense pour toute dépense significative afin de maintenir un suivi précis des engagements.
  4. Consultez régulièrement le taux d'exécution pour anticiper les dépassements.
  5. Exportez le rapport budgétaire en fin d'année pour vos obligations comptables.

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