Gestion Budgétaire
Le module Budget permet à l'administration de planifier et de suivre les dépenses prévisionnelles de l'établissement. Il offre une vue comparée entre le budget prévu et les dépenses réelles par catégorie, intègre un workflow de validation des demandes de dépense, et synchronise automatiquement les opérations financières et les salaires.
Plan requis
La gestion budgétaire est disponible à partir du plan Full.
1. Accéder au budget
- Web :
Finances → Budget - Sélectionnez l'année scolaire concernée.
2. Créer un budget
- Accédez à
Finances → Budgetet cliquez surNouveau. - Renseignez :
- Intitulé du budget (ex : Budget 2024-2025)
- Année scolaire
- Enregistrez. Le budget est créé avec le statut Brouillon.
3. Cycle de vie d'un budget
Brouillon → Actif ⇄ Clôturé| Action | Statut résultant | Remarque |
|---|---|---|
| Activer | Actif | Depuis la liste des budgets (depuis Brouillon ou depuis un budget Clôturé) |
| Clôturer | Clôturé | Peut être réactivé ensuite si besoin (voir avertissement ci-dessous) |
Réactivation d'un budget clôturé
Un budget clôturé peut être réactivé. Cela ne rouvre pas automatiquement les demandes de dépense déjà traitées : seuls les nouveaux mouvements seront de nouveau imputés à ce budget.
Budget actif unique
Novacole n'autorise qu'un seul budget actif par établissement et par année scolaire à la fois. Tenter d'en activer un second est bloqué avec un message d'erreur explicite. Clôturez le budget en cours avant d'en activer un nouveau.
4. Ajouter des lignes budgétaires
Un budget est composé de lignes budgétaires correspondant aux catégories de dépenses prévues :
- Ouvrez le budget créé.
- Pour chaque ligne, renseignez :
- Ligne de dépense (catégorie définie dans les configurations)
- Montant prévisionnel
- Répétez pour chaque catégorie (salaires, fournitures, maintenance, etc.).
TIP
Les lignes de dépenses utilisées ici sont les mêmes que celles configurées dans Configurations → Lignes de dépenses. Assurez-vous de les avoir créées au préalable.
Champs calculés automatiquement
Montant réel et Montant réservé sont alimentés automatiquement par le système à partir des opérations financières et des demandes de dépense. Ces champs sont en lecture seule.
5. Demandes de dépense
Les demandes de dépense permettent de soumettre une dépense à un circuit de validation avant son décaissement. À l'approbation, le montant est réservé dans la ligne budgétaire concernée ; au paiement, il bascule en dépense réalisée.
5.1 Accéder aux demandes
Finances → Budget → Demandes de dépense
5.2 Créer une demande
- Cliquez sur
Nouveau. - Renseignez :
- Libellé de la dépense
- Montant demandé
- Ligne budgétaire concernée
- Justificatif (optionnel)
5.3 Workflow de validation
En attente → Validée → Approuvée → Payée
↘
Rejetée (depuis tout statut non payé, motif obligatoire)| Étape | Action | Permission requise |
|---|---|---|
| Valider | Premier niveau de contrôle | validate expense_request |
| Approuver | Second niveau — réserve le montant | approve expense_request |
| Payer | Enregistre le décaissement effectif | pay expense_request |
| Rejeter | Refuse la demande (motif obligatoire) | Selon l'étape en cours |
Impact budgétaire automatique
- À l'approbation : le montant est ajouté au montant réservé de la ligne budgétaire.
- Au paiement : le montant passe de réservé à montant réel.
- Au rejet : la réservation est libérée automatiquement.
Dépassement budgétaire
Si le montant demandé dépasse le budget disponible (prévu − réalisé − réservé), l'approbation est bloquée et un message d'erreur est affiché.
6. Suivi budgétaire
Le suivi budgétaire compare les montants prévisionnels aux dépenses réellement enregistrées dans le module Finances.
- Ouvrez un budget.
- Consultez le tableau de suivi qui affiche pour chaque ligne :
| Colonne | Description |
|---|---|
| Budget prévu | Montant planifié |
| Montant réservé | Dépenses approuvées en attente de paiement |
| Dépenses réelles | Total des dépenses effectivement décaissées |
| Écart | Différence entre prévu et réel (positif = économie, négatif = dépassement) |
| Taux d'exécution | Pourcentage du budget consommé |
Synchronisation avec la paie
Les salaires validés depuis le module RH apparaissent automatiquement dans le suivi, sur la ligne de dépense de type salaires.
7. Dashboard budgétaire
Le tableau de bord budgétaire offre une vue macro de l'ensemble des budgets de l'établissement pour l'année scolaire en cours.
Indicateurs affichés :
| Indicateur | Description |
|---|---|
| Budget planifié | Somme totale des montants prévisionnels |
| Budget engagé | Réalisé + réservé, avec jauge de consommation |
| Budget disponible | Affiché en rouge si négatif (dépassement global) |
| Recettes réalisées | Total des recettes enregistrées dans la période |
Le budget actif de l'année en cours est présélectionné automatiquement. Cliquez sur n'importe quel budget dans la grille pour afficher son suivi détaillé directement en dessous.
8. Export du suivi budgétaire
Pour générer un rapport budgétaire :
- Ouvrez le budget.
- Cliquez sur
Exporter. - Le rapport est généré en PDF ou Excel avec le tableau de suivi complet.
Application Mobile
La liste des budgets est accessible depuis Finances → Budget dans l'application mobile.
- Le statut de chaque budget est affiché avec une pastille colorée.
- Les actions Activer et Clôturer sont disponibles directement depuis la liste.
- Les demandes de dépense peuvent être traitées (valider, approuver, payer, rejeter) avec le même workflow qu'en version web.
Bonnes pratiques
TIP
- Créez votre budget en début d'année scolaire, avant les premières dépenses.
- Définissez des lignes budgétaires pour toutes les catégories de dépenses prévues.
- Utilisez les demandes de dépense pour toute dépense significative afin de maintenir un suivi précis des engagements.
- Consultez régulièrement le taux d'exécution pour anticiper les dépassements.
- Exportez le rapport budgétaire en fin d'année pour vos obligations comptables.