Bibliothèque Documentaire

• Ajouter un document (Super Administrateur Novacole)
  • Sur l'interface d'administration Novacole
• Mettre à jour ou supprimer un document
• Consulter les documents (Tous les profils)
  • Sur l'application mobile
  • Sur l'interface web
• Accès par profil
• Cas d'usage typiques
• Compléments

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La Bibliothèque Novacole est un espace de partage de documents entre l'administration et les acteurs de l'établissement (enseignants, parents, élèves). Elle permet de diffuser des fichiers PDF directement dans l'application mobile, sans avoir à utiliser d'outils tiers (email, WhatsApp…).

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Ajouter un document (Super Administrateur Novacole)

Contenu géré par l'équipe centrale Novacole

L'ajout, la modification et la suppression de documents sont réservés au Super Administrateur Novacole (équipe centrale). Depuis son établissement, l'Administrateur de l'école ne peut que consulter la bibliothèque — voir Consulter les documents ci-dessous.

Sur l'interface d'administration Novacole

1. Menu Documents (backoffice Super Administrateur).
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Renseignez :
   • Titre du document (visible par tous les utilisateurs)
   • Catégorie (optionnel — permet d'organiser les documents par thème)
   • Fichier PDF à uploader
4. Cliquez sur Enregistrer.

Le document est immédiatement accessible à tous les utilisateurs de toutes les écoles dans l'application mobile.

Si votre établissement souhaite diffuser un document, contactez le support Novacole.

TIP

Donnez des titres clairs et descriptifs à vos documents. Les utilisateurs voient uniquement le titre dans la liste — un titre comme "Règlement intérieur 2024-2025" est bien plus utile que "Document1.pdf".

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Mettre à jour ou supprimer un document

Depuis le backoffice Super Administrateur Novacole, menu Documents :

1. Cliquez sur le document concerné.
2. Depuis le menu d'options :
   • Modifier : changez le titre, la catégorie ou remplacez le fichier.
   • Supprimer : retire définitivement le document de la bibliothèque.

WARNING

La suppression d'un document est immédiate et définitive. Les utilisateurs qui avaient téléchargé le document hors connexion conserveront leur copie locale jusqu'à la prochaine synchronisation.

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Consulter les documents (Tous les profils)

Sur l'application mobile

1. Depuis le menu, appuyez sur Bibliothèque.
2. Choisissez la vue Étagères (documents groupés par matière, présentation façon dos de livre) ou la vue Grille, via le sélecteur en haut de l'écran.
3. Utilisez la recherche et le bouton de filtres pour affiner par type de document, matière ou niveau.
4. Appuyez sur l'étoile ⭐ d'un document (ou sur le bouton Mes favoris de la barre) pour le marquer comme favori et le retrouver rapidement — la vue « Mes favoris » applique un filtre dédié sur la liste.
5. Appuyez sur un document pour ouvrir sa fiche détaillée : aperçu, informations (matière, niveau, catégorie) et suggestions de documents « dans la même matière ».
6. Depuis la fiche ou la liste, ouvrez le document dans la visionneuse PDF intégrée.
7. Appuyez sur l'icône de téléchargement pour le sauvegarder hors connexion.

Consultation hors connexion

Les documents téléchargés sont accessibles sans connexion Internet. Utile dans les zones avec peu de réseau.

Sur l'interface web

La bibliothèque est aussi consultable depuis le navigateur, avec la même fiche documentaire et le même mécanisme de favoris qu'en mobile (rail de filtres → feuille de facettes, vue étagères/grille) :

• Administrateur / Collaborateur : menu Informations → Bibliothèque.
• Enseignant : accessible depuis un raccourci du tableau de bord (Bibliothèque dans les actions rapides), ou directement via Éducation → Bibliothèque.
• Parent : menu Éducation → Bibliothèque.
• Élève : Novacole propose un portail web dédié à l'élève (compte Élève, distinct du compte parent), avec son propre menu Éducation → Bibliothèque.

Portail web élève ≠ application mobile élève

Contrairement à l'application mobile — où il n'existe aucun espace élève, seulement les espaces administration, enseignant et parent — l'interface web propose un compte et un menu dédiés à l'élève, incluant la bibliothèque. Un élève sans identifiants propres continue de consulter les documents via le compte d'un parent.

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Accès par profil

Tous les utilisateurs de l'école qui se connectent à Novacole — administration, staff, enseignants, parents, élèves (portail web) — ont accès à la bibliothèque en lecture seule. Seul le Super Administrateur Novacole peut ajouter, modifier ou supprimer des documents.

Profil	Ajouter	Modifier / Supprimer	Consulter (web)	Consulter (mobile)
Super Administrateur Novacole	✅ Oui	✅ Oui	✅ Oui	—
Administrateur / Collaborateur	—	—	✅ Oui (Informations → Bibliothèque)	✅ Oui (Bibliothèque)
Enseignant	—	—	✅ Oui	✅ Oui
Parent	—	—	✅ Oui	✅ Oui
Élève	—	—	✅ Oui (portail web élève)	⛔ Non disponible (pas d'espace élève sur mobile — passe par le compte d'un parent)

INFO

Il n'y a pas de contrôle d'accès par document : tous les documents ajoutés sont visibles par l'ensemble des utilisateurs de l'école. Si vous avez des documents confidentiels, ne les publiez pas dans la bibliothèque.

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Cas d'usage typiques

• Diffuser le règlement intérieur de l'école
• Partager le calendrier scolaire annuel
• Distribuer des supports de cours ou résumés aux élèves
• Communiquer les circulaires officielles aux parents
• Mettre à disposition les emplois du temps au format PDF

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Compléments

Pour les exercices interactifs (QCM, auto-évaluation), utilisez le module Quiz.

→ Voir aussi Quiz & QCM →