Acteurs : Élèves, Enseignants & Tuteurs

• 1. Gestion des Élèves
  • Consulter la liste
  • Fiche d'un élève
  • Transférer un élève
  • Fusionner des doublons d'élèves
• 2. Gestion des Enseignants
  • Ajouter un enseignant
  • Attribuer des matières et des classes
• 3. Gestion des Tuteurs (Parents)
  • Rattacher un parent à un élève
  • Compte tuteur
• 4. Demande de rattachement

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Les acteurs sont les personnes qui gravitent autour de l'établissement. Novacole distingue trois types principaux : les élèves, les enseignants et les tuteurs (parents).

1. Gestion des Élèves

Consulter la liste

Allez dans Acteurs → Élèves pour afficher la liste complète des élèves inscrits dans l'année scolaire en cours.

Fiche d'un élève

En cliquant sur un élève, vous accédez à sa fiche complète :

• Informations personnelles : Nom, date de naissance, photo, contacts.
• Scolarité : Classe actuelle, historique des inscriptions.
• Notes : Relevés par période et par matière.
• Finances : État des paiements de frais scolaires.
• Absences : Historique des présences et des motifs.
• Tuteurs : Liste des parents/responsables rattachés.

Transférer un élève

Changer un élève de classe (même établissement)

Depuis Activités → Classes scolaires → onglet Élèves, un ou plusieurs élèves peuvent être déplacés vers une autre classe de la même école et de la même année scolaire. Les frais sont recalculés si le nouveau niveau/série l'exige.

Transférer un élève vers un autre établissement

Le transfert inter‑établissement suit un workflow en deux temps entre les deux écoles : l'école d'origine demande, l'école d'accueil accepte (ou refuse). Rien n'est déplacé tant que l'accueil n'a pas accepté.

Côté école d'origine — déposer la demande

1. Acteurs → Élèves → menu d'options de la ligne → Transférer.
2. Recherchez l'établissement de destination : un récapitulatif s'affiche (classe et année en cours, solde restant dû, nombre de parents rattachés, avertissements éventuels).
3. Saisissez le motif du transfert (obligatoire) et, si besoin, un message pour l'école d'accueil.
4. Envoyer la demande. Les administrateurs de l'école de destination sont notifiés.

Tant qu'elle est en attente, la demande peut être retirée depuis Acteurs → Élèves → Transferts inter-établissements (onglet Sortants).

Côté école de destination — accepter ou refuser

1. Acteurs → Élèves → Transferts inter-établissements, onglet Entrants.
2. Accepter : choisissez l'année scolaire d'accueil (une année ouverte est requise) et, si vous le souhaitez, la classe d'accueil (affectable plus tard sinon). À la validation :
   • une nouvelle inscription est créée dans votre établissement (la facturation démarre selon la classe choisie) ;
   • l'inscription d'origine est clôturée (marquée « transfert »), son solde impayé est comptabilisé comme perdu côté école d'origine ;
   • le dossier de l'élève et les liens de parenté basculent automatiquement vers votre établissement ;
   • l'école d'origine et les parents sont notifiés.
3. Refuser : un motif est obligatoire ; il est communiqué à l'école d'origine. L'élève reste inscrit à l'origine.

Continuité scolaire

L'historique académique de l'élève (notes, assiduité, bulletins, paiements des années passées) est conservé et reste consultable — y compris les frais restés attachés à l'école d'origine.

Année scolaire d'accueil

L'acceptation exige une année scolaire ouverte dans l'école de destination. Si aucune n'est ouverte, démarrez‑en une avant d'accepter (Configurations → Années scolaires).

Fusionner des doublons d'élèves

Deux fiches créées pour le même élève (double saisie, ré-inscription sous un autre profil…) peuvent être fusionnées proprement depuis Acteurs → Élèves → Doublons d'élèves.

• Détection automatique : Novacole propose les paires de fiches qui partagent soit le nom + prénom + date de naissance, soit le même NIU (numéro d'identification unique).
• Recherche manuelle : si un doublon n'a pas été détecté automatiquement, utilisez le bouton Recherche manuelle pour comparer deux fiches élèves de votre choix.
• Ignorer : marque une paire comme n'étant pas un doublon ; elle ne sera plus proposée.
• Comparer & fusionner : ouvre une comparaison champ par champ des deux fiches. Choisissez la fiche survivante (celle qui sera conservée) puis, pour chaque champ où les deux fiches divergent, sélectionnez la valeur à garder. Le nombre d'inscriptions, notes, absences, retards, bulletins, paiements et tuteurs rattachés à chaque fiche est affiché avant confirmation.

WARNING

La fusion est définitive une fois confirmée : la fiche non conservée est archivée et toutes ses données (notes, absences, paiements, tuteurs…) sont basculées sur la fiche survivante. Vérifiez bien le sens de la fusion avant de valider.

TIP

Si les deux élèves ont une inscription sur la même année scolaire dans des classes différentes, les deux inscriptions sont conservées sous la fiche survivante et signalées pour une vérification manuelle.

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2. Gestion des Enseignants

Ajouter un enseignant

1. Allez dans Acteurs → Enseignants.
2. Cliquez sur Nouveau et remplissez le formulaire (Nom, Matière(s) principale(s), contact).
3. Un compte utilisateur est automatiquement créé et les identifiants sont envoyés à l'enseignant par email/SMS.

Attribuer des matières et des classes

Les affectations des matières par classe se gèrent depuis le module Activités → Classes scolaires → onglet Enseignants de chaque classe.

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3. Gestion des Tuteurs (Parents)

Rattacher un parent à un élève

Les tuteurs peuvent être rattachés à un élève :

• Automatiquement lors de l'inscription (si les informations tuteur sont saisies).
• Manuellement depuis la fiche de l'élève, onglet Parents — bouton Attribuer un parent.
• Manuellement, dans l'autre sens, depuis la fiche du tuteur, onglet Enfants — bouton Attribuer un enfant.

Les deux sens sont disponibles aussi bien sur l'interface web que sur l'application mobile.

Au moment du rattachement, une fenêtre vous invite à préciser le lien de parenté et quelques informations sur ce lien :

Champ	Valeurs
Lien de parenté	Père, Mère, Tuteur légal, Grand-parent, Frère / Sœur, Oncle / Tante, Autre
Contact prioritaire	Le parent à joindre en premier
Responsable financier	Destinataire des relances de paiement
L'élève vit chez ce tuteur	Résidence de l'enfant
Autorisé à récupérer l'élève	Sortie de l'école, transport

Ces champs sont facultatifs : un rattachement sans lien de parenté renseigné reste valide (mention « Non renseigné »), l'information pourra être complétée plus tard. Un même élève peut avoir plusieurs parents rattachés, chacun avec son propre lien.

Notifications automatiques

Quand un parent est rattaché à un élève :

• le parent ajouté reçoit une notification confirmant l'accès au dossier de l'enfant. S'il s'agit d'une erreur, il lui est demandé de contacter l'établissement ;
• les autres parents déjà rattachés à cet élève sont informés qu'un nouveau parent a désormais accès au suivi.

Compte tuteur

Chaque tuteur bénéficie d'un accès à l'application mobile Novacole pour :

• Consulter les notes et absences de ses enfants.
• Recevoir les notifications de l'école.
• Effectuer les paiements en ligne.

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4. Demande de rattachement

Un tuteur ou un enseignant peut demander lui-même à être rattaché à un établissement via l'application mobile. L'administrateur reçoit alors une notification (cloche) contenant la demande, avec un bouton Accepter la demande directement dans la notification — cette action est actuellement disponible sur l'application mobile, pas depuis l'interface web.