Acteurs : Élèves, Enseignants & Tuteurs

• 1. Gestion des Élèves
  • Consulter la liste
  • Importer des élèves
  • Fiche d'un élève
  • Transférer un élève
  • Fusionner des doublons d'élèves
• 2. Gestion des Enseignants
  • Ajouter un enseignant
  • Rattacher un enseignant qui a déjà un compte
  • Attribuer des matières et des classes
• 3. Gestion des Tuteurs (Parents)
  • Rattacher un parent à un élève
  • Quand c'est le parent qui fait la demande
  • Compte tuteur
• 4. Rattachements et demandes d'accès
  • 4.1 L'administration ajoute ou invite un utilisateur
  • 4.2 Un utilisateur demande à rejoindre l'établissement
  • 4.3 Un parent demande le rattachement à un élève

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Les acteurs sont les personnes qui gravitent autour de l'établissement. Novacole distingue trois types principaux : les élèves, les enseignants et les tuteurs (parents).

1. Gestion des Élèves

Consulter la liste

Allez dans Acteurs → Élèves pour afficher la liste complète des élèves inscrits dans l'année scolaire en cours.

Importer des élèves

À la rentrée, importez votre liste d'élèves en une fois — anciens élèves compris : Novacole reconnaît ceux qui ont déjà une fiche et les inscrit sur cette fiche pour la nouvelle année, au lieu de créer un doublon.

Sur le web : Acteurs → Élèves → Importer des élèves (ou l'icône d'import de la liste des élèves). Sur l'application mobile : Acteurs → Élèves → icône d'import en haut de la liste.

L'import se fait toujours dans l'année scolaire en cours, qui doit être ouverte.

1. Choisir la source

Source	Ce qui est accepté
Fichier Excel	Le canevas Novacole (lien Télécharger le canevas) ou votre propre liste (.xlsx, .xls, .ods, .csv) : Novacole repère lui-même les colonnes Nom, Prénom(s), Nom et prénoms, Sexe, Niveau ou Classe, Statut (N/R), Né(e) le, Lieu de naissance, Matricule. Toutes les feuilles du classeur sont lues.
Photo ou PDF (lecture par l'IA)	Une photo de votre liste papier, une capture ou un PDF, sans suivre le canevas : l'IA lit les noms, prénoms, sexe, classe et statut N/R (et la date de naissance si elle figure). Plusieurs fichiers à la fois ; jusqu'à 10 pages par PDF. Sur mobile, vous pouvez aussi photographier la liste page par page.

Lecture par l'IA : facturation

La lecture d'une photo ou d'un PDF est disponible quel que soit votre pack. La lecture elle-même est gratuite : seuls les élèves effectivement importés sont facturés, 1 F par élève, débité du portefeuille de l'utilisateur au moment de l'import. Le solde est vérifié avant l'import ; l'import par fichier Excel reste gratuit.

2. Vérifier l'aperçu

Avant toute écriture, chaque ligne est affichée avec ce que Novacole a compris et ce qu'il propose d'en faire. Tout est modifiable : nom, prénoms, sexe, niveau, classe, date de naissance, Nouvel élève, Redoublant(e).

Correspondance	Signification	Action proposée
Nouvel élève	Aucune fiche dans l'établissement.	Créer une nouvelle fiche
Déjà connu	Une fiche existe (même nom et prénoms, accents et espaces ignorés, avec une date de naissance identique ou absente — ou même matricule).	Inscrire la fiche existante pour l'année : son historique, sa date de naissance et ses tuteurs sont conservés, son niveau devient celui de la nouvelle inscription.
Déjà inscrit	La fiche est déjà inscrite pour cette année (fichier importé deux fois, par exemple).	Ignorer
À vérifier	Une fiche à l'orthographe proche existe (Matide / Mathilde, Afi / Afi Monica).	Créer une nouvelle fiche — choisissez Inscrire : … si c'est le même enfant.
Plusieurs fiches	Plusieurs fiches correspondent exactement (homonymes).	À choisir : l'import reste bloqué tant que vous n'avez pas tranché.
En double	L'élève figure deux fois dans votre fichier.	Ignorer la seconde ligne

• Correspondance des niveaux : chaque classe lue dans la liste (« CP1 A/B », « 6ème 2 », « CI »…) est rattachée à un niveau Novacole ; corrigez-la une fois, elle s'applique à toutes les lignes de cette classe. Une division ou une série (A, B, 1, 2, D…) ne change pas le niveau ; « CI » correspond à Maternelle 2.
• Filtres À corriger / À vérifier : les lignes sans niveau, sans sexe (pour une nouvelle fiche) ou sans décision bloquent l'import et sont surlignées. Avec la lecture IA, une ligne difficile à lire porte un pictogramme d'avertissement.
• Classe : facultative. Laissée sur Automatique, l'élève est placé d'office si le niveau ne compte qu'une classe, sinon il attend la répartition.
• Nouvel élève dans l'établissement : coché d'office pour une nouvelle fiche, décoché pour un ancien élève — modifiable ligne par ligne.

3. Importer

Cliquez sur Importer N élève(s) : un récapitulatif (nouvelles fiches, inscriptions de fiches existantes, lignes ignorées et, le cas échéant, coût de la lecture IA) est demandé en confirmation. L'import se déroule par lots avec une barre de progression ; une ligne en erreur n'empêche pas les autres. Le résultat indique les fiches créées, les élèves inscrits et les éventuelles erreurs, avec Réessayer les lignes restantes — relancer ne crée jamais de doublon.

Importer plusieurs fois

Réimporter le même fichier ne recrée rien : les élèves déjà inscrits pour l'année apparaissent Déjà inscrit et sont ignorés. Vous pouvez donc compléter une liste en plusieurs fois.

Fiche d'un élève

En cliquant sur un élève, vous accédez à sa fiche complète :

• Informations personnelles : Nom, date de naissance, photo, contacts.
• Scolarité : Classe actuelle, historique des inscriptions.
• Notes : Relevés par période et par matière.
• Finances : État des paiements de frais scolaires.
• Absences : Historique des présences et des motifs.
• Tuteurs : Liste des parents/responsables rattachés.

Transférer un élève

Changer un élève de classe (même établissement)

Depuis Activités → Classes scolaires → onglet Élèves, un ou plusieurs élèves peuvent être déplacés vers une autre classe de la même école et de la même année scolaire. Les frais sont recalculés si le nouveau niveau/série l'exige.

Transférer un élève vers un autre établissement

Le transfert inter‑établissement suit un workflow en deux temps entre les deux écoles : l'école d'origine demande, l'école d'accueil accepte (ou refuse). Rien n'est déplacé tant que l'accueil n'a pas accepté.

Côté école d'origine — déposer la demande

1. Acteurs → Élèves → menu d'options de la ligne → Transférer.
2. Recherchez l'établissement de destination : un récapitulatif s'affiche (classe et année en cours, solde restant dû, nombre de parents rattachés, avertissements éventuels).
3. Saisissez le motif du transfert (obligatoire) et, si besoin, un message pour l'école d'accueil.
4. Envoyer la demande. Les administrateurs de l'école de destination sont notifiés.

Plusieurs élèves à la fois : dans Acteurs → Élèves, cochez les élèves concernés (100 au plus par envoi) puis cliquez sur l'icône de transfert qui apparaît dans la barre d'outils. Après le choix de l'établissement, un tableau indique pour chaque élève sa classe, son solde dû et s'il peut être transféré ; les élèves exclus (aucune inscription active, demande déjà en attente) ne sont pas envoyés. Le motif et le message sont communs à toute la sélection. Une demande distincte est créée pour chaque élève — l'école d'accueil les accepte ou les refuse une par une — mais ses administrateurs ne reçoivent qu'une seule notification récapitulative.

Tant qu'elle est en attente, la demande peut être retirée depuis Acteurs → Élèves → Transferts inter-établissements (onglet Sortants).

Côté école de destination — accepter ou refuser

1. Acteurs → Élèves → Transferts inter-établissements, onglet Entrants.
2. Accepter : choisissez l'année scolaire d'accueil (une année ouverte est requise) et, si vous le souhaitez, la classe d'accueil (affectable plus tard sinon). À la validation :
   • une nouvelle inscription est créée dans votre établissement (la facturation démarre selon la classe choisie) ;
   • l'inscription d'origine est clôturée (marquée « transfert »), son solde impayé est comptabilisé comme perdu côté école d'origine ;
   • le dossier de l'élève et les liens de parenté basculent automatiquement vers votre établissement ;
   • l'école d'origine et les parents sont notifiés.
3. Refuser : un motif est obligatoire ; il est communiqué à l'école d'origine. L'élève reste inscrit à l'origine.

Accepter plusieurs transferts à la fois : dans l'onglet Entrants filtré sur En attente, cochez les demandes puis cliquez sur Accepter la sélection (100 au plus par envoi). Choisissez l'année scolaire d'accueil, commune à tous ; la classe d'accueil se règle élève par élève — elle est proposée d'après le niveau lorsqu'une seule classe correspond, et Classe pour tous l'applique à toute la sélection. Une demande qui échoue (classe incompatible, élève qui a déjà changé d'école…) n'empêche pas les autres d'être acceptées ; le récapitulatif indique lesquelles n'ont pas abouti. Chaque école d'origine reçoit une seule notification pour l'ensemble de ses élèves acceptés ; les parents sont prévenus individuellement.

Continuité scolaire

L'historique académique de l'élève (notes, assiduité, bulletins, paiements des années passées) est conservé et reste consultable — y compris les frais restés attachés à l'école d'origine.

Année scolaire d'accueil

L'acceptation exige une année scolaire ouverte dans l'école de destination. Si aucune n'est ouverte, démarrez‑en une avant d'accepter (Configurations → Activité scolaire, onglet Années scolaires).

Fusionner des doublons d'élèves

Deux fiches créées pour le même élève (double saisie, ré-inscription sous un autre profil…) peuvent être fusionnées proprement depuis Acteurs → Élèves → Doublons d'élèves.

• Détection automatique : Novacole propose les paires de fiches qui partagent soit le nom + prénom + date de naissance, soit le même NIU (numéro d'identification unique), soit — dans votre établissement — le même nom et prénom quand la date de naissance manque d'un côté (cas typique : un ancien élève réimporté à la rentrée au niveau supérieur). Ces dernières paires sont marquées « à vérifier » et le niveau de chaque fiche est affiché pour vous aider à trancher.
• Recherche manuelle : si un doublon n'a pas été détecté automatiquement, utilisez le bouton Recherche manuelle pour comparer deux fiches élèves de votre choix.
• Ignorer : marque une paire comme n'étant pas un doublon ; elle ne sera plus proposée.
• Comparer & fusionner : ouvre une comparaison champ par champ des deux fiches. Choisissez la fiche survivante (celle qui sera conservée) puis, pour chaque champ où les deux fiches divergent, sélectionnez la valeur à garder. Le nombre d'inscriptions, notes, absences, retards, bulletins, paiements et tuteurs rattachés à chaque fiche est affiché avant confirmation.

WARNING

La fusion est définitive une fois confirmée : la fiche non conservée est archivée et toutes ses données (notes, absences, paiements, tuteurs…) sont basculées sur la fiche survivante. Vérifiez bien le sens de la fusion avant de valider.

TIP

Si les deux élèves ont une inscription sur la même année scolaire dans des classes ou des niveaux différents, les deux inscriptions sont conservées sous la fiche survivante et signalées pour une vérification manuelle. Lorsque les inscriptions portent sur des années différentes, elles sont toutes conservées et le niveau de l'élève devient celui de l'inscription la plus récente.

Éviter les doublons à l'import

L'import d'élèves reconnaît les anciens élèves et les inscrit sur leur fiche existante : importez votre liste de rentrée complète sans créer de doublons.

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2. Gestion des Enseignants

Ajouter un enseignant

1. Allez dans Acteurs → Enseignants.
2. Cliquez sur Nouveau et remplissez le formulaire (Nom, Matière(s) principale(s), contact).
3. Un compte utilisateur est automatiquement créé et les identifiants sont envoyés à l'enseignant par email/SMS.

C'est la voie la plus directe : elle crée à la fois la fiche enseignant et le compte, et rattache l'enseignant à votre école en une opération.

Rattacher un enseignant qui a déjà un compte

Si la personne utilise déjà Novacole (dans une autre école, ou parce qu'elle s'est inscrite elle-même depuis l'application mobile), ne recréez pas de compte : rattachez le compte existant.

• Sur le web : Autorisation → Utilisateurs → Nouveau, recherchez la personne par email ou téléphone, cliquez sur Ajouter et choisissez le type Enseignant. Le rattachement est immédiat — ou, si vous préférez son consentement, Autorisation → Invitations envoyées envoie une invitation à accepter.
• Sur l'application mobile : Sécurité → Autorisations → Utilisateurs → +, même recherche — mais l'action envoie toujours une invitation que la personne doit accepter depuis son téléphone avant d'être rattachée.

→ Détail des deux sens (invitation par l'école, demande par l'utilisateur) : voir § 4. Rattachements et demandes d'accès.

Attribuer des matières et des classes

Les affectations des matières par classe se gèrent depuis le module Activités → Classes scolaires → onglet Enseignants de chaque classe.

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3. Gestion des Tuteurs (Parents)

Rattacher un parent à un élève

Les tuteurs peuvent être rattachés à un élève de quatre manières :

• Automatiquement lors de l'inscription (si les informations tuteur sont saisies) — un compte parent est provisionné et les accès mobiles sont envoyés.
• Manuellement depuis la fiche de l'élève, onglet Parents — bouton Attribuer un parent.
• Manuellement, dans l'autre sens, depuis la fiche du tuteur, onglet Enfants — bouton Attribuer un enfant.
• Sur demande du parent lui-même — voir Quand c'est le parent qui fait la demande ci-dessous.

Les trois premières voies sont à l'initiative de l'établissement et prennent effet immédiatement. Elles sont disponibles aussi bien sur l'interface web que sur l'application mobile :

	Web	Mobile
Depuis l'élève	Acteurs → Élèves → [élève] → Parents → Attribuer un parent	Élèves → [élève] → Parents → +
Depuis le tuteur	Acteurs → Tuteurs → [tuteur] → Enfants → Attribuer un enfant	Parents → [tuteur] → Enfants → +

Au moment du rattachement, une fenêtre vous invite à préciser le lien de parenté et quelques informations sur ce lien :

Champ	Valeurs
Lien de parenté	Père, Mère, Tuteur légal, Grand-parent, Frère / Sœur, Oncle / Tante, Autre
Contact prioritaire	Le parent à joindre en premier
Responsable financier	Destinataire des relances de paiement
L'élève vit chez ce tuteur	Résidence de l'enfant
Autorisé à récupérer l'élève	Sortie de l'école, transport

Ces champs sont facultatifs : un rattachement sans lien de parenté renseigné reste valide (mention « Non renseigné »), l'information pourra être complétée plus tard. Un même élève peut avoir plusieurs parents rattachés, chacun avec son propre lien.

Notifications automatiques

Quand un parent est rattaché à un élève :

• le parent ajouté reçoit une notification confirmant l'accès au dossier de l'enfant. S'il s'agit d'une erreur, il lui est demandé de contacter l'établissement ;
• les autres parents déjà rattachés à cet élève sont informés qu'un nouveau parent a désormais accès au suivi.

Quand c'est le parent qui fait la demande

Un parent qui n'est pas encore membre de l'école peut demander lui-même le rattachement à son enfant depuis l'application mobile (Profil → Rattacher un enfant). Il ne voit aucune donnée de l'élève : il décrit l'enfant (nom, prénom, et éventuellement date de naissance / matricule / classe), le rapprochement est calculé côté serveur et vous tranchez.

Vous validez ces demandes depuis :

• le web : Acteurs → Élèves → Demandes de rattachement parent ;
• le mobile : Sécurité → Autorisations → Rattachements parents ;
• ou directement depuis la notification reçue à chaque nouvelle demande.

À la validation, le parent est rattaché à l'élève et ajouté aux utilisateurs de l'école en tant que tuteur (un profil tuteur est créé s'il n'en avait pas). Un refus exige un motif, communiqué au parent. Détail complet : § 4.3 et le guide du parent.

Compte tuteur

Chaque tuteur bénéficie d'un accès à l'application mobile Novacole pour :

• Consulter les notes et absences de ses enfants.
• Recevoir les notifications de l'école.
• Effectuer les paiements en ligne.

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4. Rattachements et demandes d'accès

Un compte Novacole ne « voit » un établissement que s'il y est rattaché avec un type de compte (administrateur, collaborateur, enseignant, tuteur). Le rattachement peut être créé de trois façons, selon qui en prend l'initiative :

Qui déclenche	Mécanisme	Qui valide	Où
L'administration ajoute un compte existant	Rattachement direct (web uniquement) ou invitation à accepter (web ou mobile)	L'invité, si invitation	§ 4.1
L'utilisateur (enseignant, parent) demande à entrer	Demande d'adhésion	L'administration	§ 4.2
Le parent demande le rattachement à son enfant	Demande de rattachement parent ↔ élève	L'administration	§ 4.3

Le transfert d'un élève d'une école à une autre suit son propre workflow demande → acceptation entre les deux établissements — voir Transférer un élève vers un autre établissement.

4.1 L'administration ajoute ou invite un utilisateur

Rattacher un compte qui existe déjà — trois chemins possibles :

Interface	Chemin	Effet
Web	Autorisation → Utilisateurs → Nouveau → recherche par email / téléphone → Ajouter → choix du type	Rattachement immédiat : la personne voit l'école à sa prochaine connexion.
Web (avec consentement)	Autorisation → Invitations envoyées → Inviter un utilisateur → recherche → choix du type	Une invitation est envoyée. La personne n'est rattachée qu'après acceptation.
Mobile	Sécurité → Autorisations → Utilisateurs → + → même recherche → choix du type	Une invitation est envoyée. La personne n'est rattachée qu'après acceptation.

Dans les trois cas, l'écran est une recherche dans l'annuaire global des comptes Novacole : il ne crée personne. Si la personne n'a jamais utilisé Novacole, elle doit d'abord créer un compte (inscription mobile), ou bien être saisie via Acteurs → Enseignants → Nouveau / lors d'une inscription d'élève (ces deux voies créent le compte et le rattachent directement).

Accepter une invitation (côté personne invitée, sur mobile) :

1. À réception, une notification « Invitation à rejoindre un établissement » s'affiche ; elle ouvre l'écran de décision. On y accède aussi par Profil → Invitations reçues.
2. La liste montre chaque invitation : école, rôle proposé, date, statut (En attente, Acceptée, Refusée).
3. Accepter rattache le compte à l'établissement avec le rôle proposé ; Refuser la classe sans suite.

Suivi côté administration

Les invitations en attente apparaissent dans le widget « Affiliations en attente » du tableau de bord mobile, avec un bouton Relancer. L'historique complet (en attente, acceptées, refusées — qu'elles aient été envoyées depuis le web ou le mobile) se consulte dans Autorisation → Invitations envoyées (web) ou Sécurité → Autorisations → Invitations envoyées (mobile), avec un bouton Relancer tant que la personne n'a pas répondu. Tant qu'elle n'est pas acceptée, l'invitation reste sans effet.

4.2 Un utilisateur demande à rejoindre l'établissement

Un compte (souvent tout neuf, sans école) peut demander à être rattaché à un établissement. C'est le miroir de l'invitation : ici c'est l'utilisateur qui sollicite, l'administration qui tranche.

Côté demandeur — application mobile uniquement

1. Depuis la bannière d'accueil « Vous n'êtes rattaché à aucun établissement » ou Profil → Rejoindre un établissement, ouvrir Nouvelle demande.
2. Rechercher l'établissement par nom ou ville, le sélectionner.
3. Choisir le rôle demandé — enseignant ou parent uniquement ; les rôles de gestion (administrateur, collaborateur) ne s'obtiennent que sur invitation de l'administration.
4. Ajouter un message facultatif, puis envoyer.

Chaque demande affiche son statut dans Rejoindre un établissement ; tant qu'elle est en attente, elle peut être relancée ou annulée. Limites anti-abus : 3 demandes en attente maximum ; après 2 refus du même établissement en 30 jours, la demande est bloquée.

Côté administration — accepter ou refuser

Interface	Chemin
Web	Autorisation → Demandes d'adhésion reçues
Mobile	Sécurité → Autorisations → Demandes d'adhésion
Notification	Bouton d'ouverture direct dans l'alerte reçue à chaque demande

Pour chaque demande : le demandeur, le rôle sollicité, le message. Accepter rattache le compte avec le rôle demandé (un profil enseignant ou tuteur est créé si besoin) ; Refuser demande un motif, communiqué au demandeur. La validation exige d'être administrateur ou collaborateur de l'école ciblée.

4.3 Un parent demande le rattachement à un élève

Réservé au lien parent ↔ élève. Le parent n'a pas besoin d'être déjà membre de l'école : à l'acceptation, il est rattaché à l'élève et ajouté aux utilisateurs de l'établissement en tant que tuteur.

Côté parent — application mobile (Profil → Rattacher un enfant → Nouvelle demande)

1. Rechercher l'école de l'enfant, la sélectionner.
2. Renseigner : lien de parenté (père, mère, tuteur légal, autre), nom et prénom de l'enfant (obligatoires), puis, si connus, date de naissance, matricule, classe, et un message.
3. Envoyer.

Confidentialité

Le parent ne voit aucune information sur l'élève tant que la demande n'est pas validée. Le rapprochement avec les élèves de l'école est calculé côté serveur et n'alimente que l'écran de revue de l'administration.

Côté administration — vérifier et valider

Interface	Chemin
Web	Acteurs → Élèves → Demandes de rattachement parent
Mobile	Sécurité → Autorisations → Rattachements parents
Notification	Bouton d'ouverture direct dans l'alerte reçue à chaque demande

Pour chaque demande en attente : le parent, le lien de parenté déclaré, l'enfant réclamé (nom, date de naissance, matricule, classe) et son message. Vérifier & valider : l'application propose les élèves rapprochés automatiquement ; sélectionner le bon, ou rechercher un autre élève de l'école. Refuser exige un motif.

Limites anti-abus identiques : 3 demandes en attente par compte, blocage après 2 refus du même établissement en 30 jours.

Notifications de bout en bout

Le demandeur (parent ou utilisateur) est notifié à chaque étape : dépôt pris en compte, acceptation, refus (avec motif). À l'acceptation d'un rattachement parent, les autres tuteurs de l'élève sont eux aussi informés du nouvel accès.