Glossaire
Ce glossaire définit les termes techniques et métier utilisés dans Novacole et sa documentation. Si vous rencontrez un mot que vous ne comprenez pas, consultez cette page en premier.
A
Année scolaire Période officielle d'enseignement configurée dans Novacole (ex: 2025-2026). Toutes les données (inscriptions, notes, finances) sont rattachées à une année scolaire. Une seule année peut être active à la fois.
Acteurs Désigne l'ensemble des personnes impliquées dans le fonctionnement de l'école : élèves, enseignants, parents/tuteurs et personnel administratif. Dans l'interface, la section Acteurs regroupe leurs fiches.
B
Bibliothèque Espace de partage de documents PDF accessible à tous les utilisateurs de l'école depuis l'application mobile. Les documents sont ajoutés par l'administration.
Briefing du jour Résumé quotidien personnalisé selon le rôle (directeur, enseignant, parent), généré automatiquement chaque matin et consultable dans l'application ou par notification. Voir Briefing du jour.
Bulletin scolaire Document officiel remis à chaque élève à la fin d'une période. Il résume ses notes par matière, sa moyenne générale et son rang dans la classe. Novacole génère les bulletins au format PDF.
C
Clôturer (une évaluation) Action qui verrouille définitivement les notes d'une évaluation. Après clôture, aucune note ne peut être modifiée par les enseignants. Les bulletins ne peuvent être générés qu'après clôture. Réservée à l'interface web (Évaluations → Notes) — non disponible sur mobile.
Clôturer (une période) Action qui marque officiellement la fin d'un trimestre ou semestre dans le système. Permet de basculer sur la période suivante. Irréversible. Réservée à l'interface web — non disponible sur mobile.
Coefficient Pondération affectée à une matière dans le calcul de la moyenne générale d'un élève. Une matière avec un coefficient 4 pèse deux fois plus qu'une matière avec un coefficient 2.
Collaborateur Désigne le personnel de l'école autre que les enseignants et l'administrateur principal (ex: secrétaires, comptables, surveillants). Les collaborateurs ont des droits d'accès définis par leur rôle.
D
Démarrer (une évaluation) Action qui ouvre l'accès à la saisie des notes pour les enseignants. Tant qu'une évaluation n'est pas démarrée, aucun enseignant ne peut entrer de notes. Réservée à l'interface web (Évaluations → Notes) — non disponible sur mobile ; une fois l'évaluation démarrée par l'administration, l'enseignant saisit ses notes indifféremment sur mobile (module Notes, fonctionne aussi hors-ligne) ou sur le web.
Degré Niveau d'enseignement : Maternelle, Primaire, Collège, Lycée. Certaines opérations (routines, rapports) sont filtrées par degré.
Directeur pédagogique Second signataire des documents officiels (bulletins, cartes, attestations, relevés), distinct du chef d'établissement et affiché en plus de lui sur le bulletin quand l'option est activée. Configurable par degré scolaire depuis Configurations → Activité scolaire → Direction par degré, sur le web comme sur mobile (Config → Activité scolaire → Direction par degré). Sans équivalent « directeur de l'année » : un degré non configuré ne retombe sur aucune identité de secours, seul le nom de l'école apparaît. → Voir Direction par degré.
E
Écolage Frais de scolarité périodiques (mensualités ou tranches annuelles) versés par les familles tout au long de l'année, en complément des frais d'inscription.
Évaluation Composition ou devoir interne à une ou plusieurs classes, géré par l'administration. Cycle : Créer → Démarrer → Saisir → Clôturer → Bulletins. À distinguer des Examens officiels.
Examen officiel Épreuve nationale ou régionale (BEPC, BAC, CEP…) pouvant regrouper plusieurs classes et plusieurs établissements. Produit un procès-verbal et une liste d'admis, pas un bulletin.
F
Frais d'assurance Montant annuel versé par l'élève, généré automatiquement à chaque réinscription (comme l'écolage) selon les tarifs configurés par niveau.
Frais d'inscription Montant unique versé lors de l'inscription d'un élève pour une année scolaire. Généré automatiquement à l'inscription selon les tarifs configurés.
L
Lien de parenté Nature du rattachement entre un tuteur et un élève (père, mère, tuteur légal, grand-parent, frère/sœur, oncle/tante, autre), précisée au moment du rattachement. Un même lien peut aussi porter des indications utiles : contact prioritaire, responsable financier, résidence de l'enfant, autorisation de sortie. Voir Élèves, Enseignants & Tuteurs.
Ligne de dépense Catégorie comptable permettant de classer les dépenses de l'établissement (ex: Matériel scolaire, Eau & Électricité, Entretien). Indispensable pour obtenir des rapports financiers pertinents.
Lot de bulletins Ensemble de bulletins générés pour toutes les classes d'une même période, en une seule opération. Produit un PDF unique contenant tous les bulletins de la classe. Génération et téléchargement réservés à l'interface web — non disponible sur mobile.
M
Mobile Money Mode de paiement via téléphone mobile (Moov Money, Mixx by Yas). Novacole s'intègre avec ces opérateurs togolais pour permettre aux parents de payer les frais scolaires directement depuis l'application.
N
Novacole+ Abonnement premium mensuel destiné aux parents/tuteurs, souscrit et géré depuis un portefeuille personnel distinct du portefeuille de l'établissement. Exclusivement mobile : aucun équivalent sur l'interface web. Ne pas confondre avec l'abonnement de l'établissement lui-même (Basic/Essentiel/Full), ni avec le portefeuille de scolarité de l'enfant.
P
Période Subdivision de l'année scolaire : trimestre, semestre ou bimestre selon le système pédagogique de l'établissement. Les évaluations, bulletins et rapports sont générés par période.
Points bonus Ajustement positif de notes appliqué par l'administration sur une évaluation, indépendamment des notes saisies par les enseignants.
Points jury Ajustements des moyennes finales décidés en délibération. Peuvent être réinitialisés si nécessaire.
Portefeuille Solde de crédits Novacole de l'établissement. Il sert aux recharges des parents, au paiement des abonnements et à l'envoi de SMS aux parents (relances de paiement, notifications). Consultable dans Profil → Personnel → Portefeuille (mobile) ou Autorisation → Abonnement & facturation, onglet Portefeuille (web).
Procès-verbal (PV) Document officiel récapitulatif des résultats d'un examen officiel (BEPC, BAC…). Généré par Novacole et imprimable en PDF. Génération réservée à l'interface web — non disponible sur mobile.
R
Répartition Action d'affecter un élève inscrit à une classe spécifique. Un élève inscrit mais non réparti n'apparaît pas dans les grilles de notes ni dans les feuilles de présence. Disponible sur mobile lors de l'inscription elle-même ou via le transfert de classe (fiche élève) ; créer une nouvelle classe, en revanche, n'est possible que sur le web.
Rôle Ensemble de permissions attribuées à un utilisateur définissant ce qu'il peut voir et faire dans Novacole (ex: Enseignant, Comptable, Directeur adjoint). Les rôles sont personnalisables par l'administrateur, aussi bien sur le web (Configuration → Utilisateurs & rôles) que sur mobile (Autorisation → Rôles : création, permissions par entité).
Routine Séquence d'opérations automatisées exécutées en un seul clic depuis l'application mobile, sur plusieurs classes à la fois : création des périodes et des évaluations, affectation des enseignants, emplois du temps, échéanciers de scolarité, bulletins, certificats, clôture d'année. On distingue les routines de traitement, qui écrivent, et les routines de contrôle, en lecture seule, à lancer avant les précédentes.
Routine de contrôle Routine en lecture seule qui analyse les données et signale ce qui manque, sans rien modifier (Contrôle avant bulletins, Fin d'année scolaire). Ses constats sont classés bloquants — qui fausseraient le résultat — ou avertissements.
S
Score de décrochage Indicateur de risque (0 à 100) calculé chaque semaine par élève à partir de l'évolution des notes, de l'assiduité et de la régularité des paiements. Visible uniquement par le directeur et les enseignants des classes concernées — jamais par l'élève ni le parent. Voir Score de décrochage.
Super Administrateur Novacole Compte de niveau supérieur géré par l'équipe centrale Novacole. Peut accéder à tous les établissements et gérer le contenu global de la plateforme (base de questions quiz, paramètres système).
T
Tuteur Parent, tuteur légal ou responsable d'un élève. Dans Novacole, les tuteurs ont leur propre espace dans l'application mobile pour suivre la scolarité de leurs enfants. Chaque rattachement tuteur ↔ élève porte un lien de parenté.
U
Utilisateur Toute personne ayant un compte Novacole rattaché à un établissement. Un utilisateur peut avoir plusieurs rôles dans plusieurs établissements.