Documentation Utilisateur — Novacole

Plateforme de gestion scolaire — Guide complet

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Novacole est une plateforme multi-écoles de gestion scolaire couvrant les activités pédagogiques, financières et administratives. Elle est accessible via une interface web (pour l'administration) et une application mobile (pour tous les profils : admin, enseignants, parents, élèves).

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Table des matières

1. Prise en main
2. Navigation dans l'interface
3. Gestion des utilisateurs et des accès
4. Configuration initiale de l'établissement
5. Inscriptions des élèves
6. Classes scolaires
7. Évaluations et notes
8. Examens officiels
9. Présences des élèves
10. Absences et congés du personnel
11. Programme scolaire et chapitres
12. Bulletins scolaires
13. Gestion financière
14. Communication et informations
15. Rapports et exports
16. Bibliothèque documentaire
17. Quiz et QCM
18. Routines automatisées
19. Application mobile — Guide par profil
20. Programme promoteur (Parrainage)
21. Questions fréquentes

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1. Prise en main

1.1 Créer un compte

Rendez-vous sur novacole.com/register et remplissez le formulaire d'inscription avec vos informations personnelles. Un lien de confirmation est envoyé à votre adresse e-mail — cliquez dessus pour activer votre compte.

Important : La création d'un compte ne vous donne pas automatiquement accès à un établissement. Vous devez soit créer votre propre école, soit être invité par l'administrateur d'une école existante.

1.2 Se connecter

• Interface web : rendez-vous sur web.novacole.com/login, saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe.
• Application mobile : ouvrez l'application Novacole et connectez-vous avec les mêmes identifiants.

1.3 Créer un établissement

Si vous êtes responsable d'une école :

1. Connectez-vous sur l'interface web.
2. Cliquez sur votre photo de profil en haut à droite.
3. Allez dans l'onglet MES ÉCOLES.
4. Cliquez sur Nouveau, remplissez le formulaire (nom, localisation, type d'établissement) et soumettez.

Votre école est créée. Vous en êtes automatiquement l'administrateur.

1.4 Sélectionner l'école et l'année scolaire de travail

Novacole est multi-écoles et multi-années. Avant toute opération, assurez-vous de travailler dans le bon contexte :

• Changer d'école : cliquez sur le nom de l'école affiché dans la barre d'en-tête (ou sur [Sélectionner une école]), choisissez l'établissement souhaité et sélectionnez votre rôle dans cet établissement.
• Changer d'année scolaire : cliquez sur l'année affichée dans la barre d'en-tête et sélectionnez l'année voulue.

Toutes les données (inscriptions, notes, finances) sont liées à une année scolaire précise. Travailler dans la mauvaise année est l'erreur la plus courante — vérifiez toujours le contexte affiché en haut de l'écran.

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2. Navigation dans l'interface

2.1 Interface web (Administration)

L'interface web est structurée en grandes sections accessibles via le menu latéral gauche :

Section	Description
Tableau de bord	Vue synthétique des indicateurs clés
Activités	Inscriptions, classes, évaluations, examens, présences
Finances	Frais de scolarité, salaires, dépenses, boutique
Acteurs	Élèves, enseignants, tuteurs
Informations	Annonces, événements, relances
Autorisation	Utilisateurs, rôles, permissions
Rapports & États	Génération de rapports académiques et financiers
Configurations	Paramétrage de l'établissement

2.2 Application mobile

La navigation mobile se fait via un menu principal accessible depuis le bas de l'écran ou un menu hamburger. Les options disponibles varient selon votre profil (administrateur, enseignant, parent, élève).

2.3 Tableau de bord

Le tableau de bord affiche les indicateurs en temps réel :

• Effectifs : nombre d'élèves inscrits, répartition par niveau
• Finances : recettes encaissées, impayés en attente, dépenses du mois
• Activités récentes : dernières actions sur la plateforme
• Alertes : demandes en attente (permissions, paiements Mobile Money non confirmés)

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3. Gestion des utilisateurs et des accès

3.1 Les types d'utilisateurs

Novacole distingue plusieurs types d'acteurs :

Type	Rôle
Administrateur	Accès complet à toutes les fonctionnalités
Enseignant	Saisie des notes, présences, programme
Comptable	Gestion financière uniquement
Secrétaire	Inscriptions, gestion des élèves
Parent/Tuteur	Suivi de l'enfant via l'app mobile
Élève	Accès à ses résultats via l'app mobile

3.2 Ajouter un utilisateur à votre école

Allez dans Autorisation → Utilisateurs puis cliquez sur Nouveau.

Cas 1 — Nouvel utilisateur Novacole (personne sans compte) :

1. Restez sur l'onglet Créer un nouvel utilisateur.
2. Remplissez les informations (nom, e-mail, téléphone).
3. Validez. Un e-mail de bienvenue est envoyé à la personne.

Cas 2 — Utilisateur existant (personne ayant déjà un compte Novacole) :

1. Allez dans l'onglet Ajouter un utilisateur existant.
2. Recherchez la personne par nom ou e-mail.
3. Cliquez sur Ajouter.

Une même personne peut avoir plusieurs types dans une école (ex : à la fois parent et enseignant). Ajoutez-la deux fois avec un type différent à chaque fois.

3.3 Retirer l'accès d'un utilisateur

Vous ne pouvez pas supprimer le compte global d'un utilisateur, mais vous pouvez retirer ses accès à votre école :

1. Allez dans Autorisation → Utilisateurs.
2. Sélectionnez l'utilisateur.
3. Supprimez chacun des types qui lui ont été attribués.

L'utilisateur perd immédiatement l'accès à votre établissement, mais conserve ses accès dans d'autres écoles.

3.4 Créer des rôles personnalisés

Les rôles permettent de regrouper des permissions et de les attribuer à plusieurs utilisateurs à la fois.

Créer un rôle :

1. Allez dans Autorisation → Rôles.
2. Cliquez sur Nouveau et donnez un nom explicite (ex : Trésorier Principal).
3. Enregistrez.

Affecter les permissions à un rôle :

1. Dans la liste des rôles, cliquez sur les trois points à côté du rôle voulu.
2. Choisissez Permissions.
3. Cochez les modules et les niveaux d'action autorisés.

Les 5 niveaux de permission disponibles par module sont :

Niveau	Action autorisée
Créer	Ajouter de nouveaux enregistrements
Lister	Voir la liste des enregistrements
Détails	Consulter le détail d'un enregistrement
Modifier	Éditer un enregistrement existant
Supprimer	Effacer définitivement un enregistrement

Ne donnez la permission Supprimer qu'aux rôles de haute confiance. La suppression est irréversible.

Attribuer un rôle à un utilisateur :

1. Allez dans Autorisation → Utilisateurs.
2. Sélectionnez l'utilisateur et choisissez Rôles dans les options.
3. Cochez les rôles à lui attribuer et validez.

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4. Configuration initiale de l'établissement

Avant de démarrer toute activité, configurez les paramètres fondamentaux de votre école. Ces étapes sont à effectuer une fois, en début d'année scolaire.

4.1 Informations de l'établissement

Allez dans Configurations → Informations et renseignez :

• Nom officiel de l'établissement
• Localisation (ville, adresse)
• Téléphone et e-mail de contact
• Logo de l'école (utilisé sur les bulletins et reçus)

4.2 Créer l'année scolaire

Allez dans Configurations → Années scolaires :

1. Cliquez sur Nouveau.
2. Renseignez le nom (ex : 2024-2025) et les dates de début et de fin.
3. Enregistrez.

Une année scolaire doit être créée avant toute inscription ou activité pédagogique.

4.3 Créer les périodes scolaires

Les périodes structurent l'année en trimestres, semestres ou bimestres.

1. Allez dans Configurations → Périodes (ou utilisez la routine de création en masse — voir section 18).
2. Créez chaque période avec son nom (ex : 1er Trimestre), sa date de début et de fin.

Pour démarrer une période, allez sur sa fiche et cliquez sur Démarrer. Pour la clôturer, cliquez sur Clôturer. La clôture d'une période gèle les notes et prépare la génération des bulletins.

4.4 Définir les niveaux et les classes

Niveaux : Allez dans Configurations → Niveaux → Nouveau pour créer chaque niveau de votre établissement (CE1, 6ème, Terminale, etc.).

Classes : Allez dans Configurations → Classes → Nouveau pour créer les divisions de chaque niveau (ex : 3ème A, 3ème B).

4.5 Configurer les frais de scolarité

Avant toute inscription, définissez les montants des frais :

1. Allez dans Configurations → Inscription et études.
2. Pour chaque niveau, renseignez :
   • Le montant d'inscription (frais uniques)
   • Le montant d'écolage (frais récurrents : mensuel, trimestriel, ou annuel)
3. Enregistrez.

4.6 Configurer les créneaux horaires

Les créneaux horaires servent à construire les emplois du temps.

1. Allez dans Configurations → Créneaux horaires.
2. Créez les plages de la journée (ex : 08h00-09h00, 09h00-10h00…).

4.7 Configurer les lignes de dépenses

Pour catégoriser les dépenses dans les rapports financiers :

1. Allez dans Configurations → Lignes de dépenses.
2. Créez des catégories (ex : Matériels, Salaires, Eau & Électricité, Entretien…).

4.8 Choisir un modèle de bulletin

Novacole propose plusieurs modèles de bulletins pré-conçus.

1. Allez dans Configurations → Modèles de bulletin.
2. Prévisualisez les modèles disponibles.
3. Cliquez sur Activer sur le modèle qui correspond à votre établissement.

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5. Inscriptions des élèves

L'inscription est la porte d'entrée de chaque élève dans Novacole. Elle déclenche automatiquement la création des frais de scolarité.

5.1 Accéder au module

• Web : Activités → Inscriptions
• Mobile : Menu → Activités → Inscriptions

5.2 Inscrire un nouvel élève

1. Cliquez sur Nouveau.
2. Choisissez l'onglet Ajouter et inscrire un nouvel élève.
3. Remplissez le formulaire :
   • Nom et prénom
   • Date de naissance
   • Lieu de naissance
   • Photo (optionnel)
   • Niveau d'inscription
   • Tuteur(s) responsable(s)
4. Validez.

Conseil anti-doublon : Avant de créer un nouvel élève, recherchez d'abord son nom dans la liste. Créer un doublon fausse les statistiques et le suivi de scolarité.

5.3 Ré-inscrire un élève déjà enregistré

Pour un élève de l'année précédente ou venant d'une autre école Novacole :

1. Cliquez sur Nouveau.
2. Choisissez l'onglet Inscrire un élève existant.
3. Recherchez l'élève par nom ou matricule.
4. Sélectionnez le nouveau niveau.
5. Cliquez sur Inscrire.

L'historique scolaire de l'élève est conservé, quel que soit l'établissement d'origine.

5.4 Ce qui se passe automatiquement après une inscription

Dès validation :

• Un dossier élève est créé (ou mis à jour).
• Les frais d'inscription sont générés pour les nouveaux élèves.
• Les frais d'écolage sont générés pour tous les élèves selon leur niveau.
• Ces frais apparaissent dans Finances → Frais de scolarité.

5.5 Transférer un élève

Pour déplacer un élève vers une autre classe ou un autre établissement Novacole :

1. Ouvrez la fiche de l'élève (Acteurs → Élèves).
2. Cliquez sur Transférer dans le menu d'options.
3. Sélectionnez la destination (classe ou école).
4. Confirmez.

L'historique académique de l'élève est transmis intégralement.

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6. Classes scolaires

Le module Classes scolaires est le centre névralgique de l'organisation pédagogique. Tout part de là : répartition des élèves, matières, emplois du temps et bulletins.

6.1 Accéder aux classes

• Web : Activités → Classes scolaires
• Mobile : Menu → Classes

6.2 Répartir les élèves dans une classe

Après l'inscription, chaque élève doit être affecté à une classe. Un élève non réparti n'apparaît pas dans les feuilles de présence ni dans les grilles de notes.

1. Ouvrez la classe cible (ex : 3ème A).
2. Allez dans l'onglet Élèves.
3. Cliquez sur Répartition.
4. Cochez les élèves à affecter à cette classe.
5. Validez.

6.3 Configurer les matières et les enseignants

Pour chaque classe, vous devez définir quelles matières sont enseignées et par qui :

1. Ouvrez la classe et allez dans l'onglet Matières.
2. Cliquez sur Ajouter.
3. Sélectionnez :
   • La matière (à créer dans Configurations → Disciplines si elle n'existe pas)
   • Le coefficient de la matière
   • L'enseignant responsable
4. Répétez pour chaque matière de la classe.

Les matières configurées ici définissent les colonnes des bulletins et les grilles de saisie de notes pour les enseignants.

6.4 Créer l'emploi du temps

1. Ouvrez la classe et allez dans l'onglet Emploi du temps.
2. Cliquez sur Ajouter un créneau.
3. Renseignez :
   • Le jour de la semaine
   • Le créneau horaire (parmi ceux définis en configuration)
   • La matière correspondante
4. Répétez pour chaque séance de la semaine.

L'emploi du temps est ensuite visible par les enseignants et les élèves dans leurs espaces respectifs (web et mobile).

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7. Évaluations et notes

Le module Évaluations couvre le cycle complet de la gestion des notes : création de l'évaluation par l'administration, saisie par les enseignants et clôture.

Il y a 3 étapes obligatoires : Créer → Démarrer → Clôturer.

7.1 Accéder aux évaluations

• Web : Activités → Évaluations
• Mobile (Admin) : Menu → Activités → Évaluations
• Mobile (Enseignant) : Menu → Notes

7.2 Étape 1 — Créer l'évaluation (Administration)

1. Cliquez sur Nouveau.
2. Renseignez :
   • Nom de l'évaluation (ex : Composition 1er Trimestre)
   • Classe(s) concernée(s) — plusieurs classes peuvent être sélectionnées
   • Période scolaire liée
   • Dates de début et de fin
3. Enregistrez.

L'évaluation est créée mais les enseignants ne peuvent pas encore saisir de notes.

Pour créer toutes les évaluations d'une période en une seule opération, utilisez la Routine de création en masse (voir section 18).

7.3 Étape 2 — Démarrer l'évaluation (Administration)

Le démarrage ouvre la saisie des notes aux enseignants.

1. Dans la liste des évaluations, repérez l'évaluation créée.
2. Cliquez sur le menu d'options (trois points).
3. Choisissez Démarrer.

Tant qu'une évaluation n'est pas démarrée, les enseignants voient l'évaluation mais ne peuvent saisir aucune note. C'est le mécanisme qui permet à l'administration de contrôler le calendrier de saisie.

7.4 Étape 3 — Saisir les notes (Enseignants)

Via l'application mobile :

1. Depuis le menu, appuyez sur Notes.
2. Sélectionnez la matière.
3. Sélectionnez l'évaluation dont le statut est Démarrée.
4. Saisissez les notes élève par élève.

Via l'interface web :

1. Ouvrez la classe → onglet Évaluations.
2. Sélectionnez l'évaluation démarrée.
3. Saisissez les notes dans la grille.

Les sauvegardes sont automatiques et en temps réel. Aucun bouton "Enregistrer" n'est nécessaire.

7.5 Suivi de la saisie

Les enseignants peuvent consulter l'avancement de la saisie :

• Mobile : Menu → Suivi des notes → liste toutes les évaluations avec le pourcentage de notes saisies par matière.
• Web : Dans le détail de l'évaluation, une barre de progression indique l'avancement par classe et par matière.

7.6 Étape 4 — Clôturer l'évaluation (Administration)

Lorsque toutes les notes sont saisies :

1. Dans la liste des évaluations, cliquez sur le menu d'options.
2. Choisissez Clôturer.

Attention — action définitive. Une évaluation clôturée bloque toute modification de notes. Les résultats deviennent disponibles pour la génération des bulletins et des rapports.

7.7 Options avancées sur les notes

Depuis le menu d'options d'une évaluation (profil Administrateur) :

Option	Description
Copier les notes	Dupliquer les notes d'une évaluation vers une autre
Appliquer un bonus	Ajouter des points bonus à toutes les notes d'une matière
Points jury	Ajuster les notes via des points jury officiels
Modifier le statut	Forcer un statut particulier sur les notes

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8. Examens officiels

Le module Examens gère les épreuves de fin de cycle (BEPC, BAC, CEP…) pouvant regrouper plusieurs classes et plusieurs établissements.

8.1 Différence entre Évaluation et Examen

	Évaluation	Examen
Portée	Au sein d'une classe	Multi-classes, multi-établissements
Usage	Notes trimestrielles, devoirs	Examens officiels
Résultat	Bulletin scolaire	Procès-verbal, liste d'admis

8.2 Créer un examen

1. Allez dans Activités → Examens.
2. Cliquez sur Nouveau et renseignez :
   • Nom de l'examen (ex : BEPC Session 2025)
   • Dates de la session
3. Enregistrez.

8.3 Configurer les matières de l'examen

1. Ouvrez l'examen créé.
2. Dans l'onglet Matières, ajoutez chaque matière avec son coefficient.
3. Répétez pour toutes les matières de l'examen.

8.4 Ajouter les classes participantes

1. Dans l'onglet Classes, ajoutez toutes les classes concernées.
2. Des classes de différents établissements peuvent être ajoutées si l'examen est inter-écoles.

8.5 Saisir les notes d'examen

Une fois l'examen démarré :

1. Ouvrez l'examen → onglet Notes.
2. Saisissez les notes par matière et par élève.

8.6 Générer les résultats

Après clôture de l'examen, accédez au menu d'options de l'examen :

• Liste des admis : élèves ayant obtenu la moyenne ou rempli les critères de validation.
• Procès-verbal : document officiel des résultats, exportable en PDF.
• Classement général : tri de tous les candidats par moyenne décroissante.

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9. Présences des élèves

9.1 Pour les enseignants — Enregistrer les présences (Application mobile)

1. Depuis le menu, appuyez sur Présences.
2. Sélectionnez la classe et la date du cours.
3. La liste des élèves s'affiche. Pour chaque élève, marquez :
   • ✅ Présent
   • ❌ Absent
4. Validez l'enregistrement.

Astuce : Si la grande majorité des élèves est présente, cochez Tous présents puis décochez seulement les absents. Ou inversement.

9.2 Pour les administrateurs — Consulter les absences

Depuis la fiche élève :

1. Allez dans Acteurs → Élèves et ouvrez la fiche de l'élève.
2. Onglet Absences : historique complet des absences avec date, matière et statut (justifié/non justifié).

Depuis les rapports : Allez dans Rapports & États → Présences pour générer une liste de présence par classe et par période.

9.3 Côté parents

Les absences enregistrées sont visibles en temps réel par les parents dans l'application mobile, dans la fiche de leur enfant.

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10. Absences et congés du personnel

Ce module gère les demandes d'absence ou de congé des enseignants et du personnel administratif.

10.1 Soumettre une demande (Enseignant — Application mobile)

1. Depuis le menu, appuyez sur Départ.
2. Appuyez sur Nouvelle demande.
3. Renseignez :
   • Type : Absence, Congé, Maladie, Permission…
   • Date de début et date de fin
   • Motif (optionnel mais recommandé)
4. Soumettez.

La demande est immédiatement visible par l'administration.

10.2 Suivi de sa demande (Enseignant)

Dans Départ, l'historique de vos demandes affiche leur état :

Statut	Signification
⏳ En attente	Soumise, non encore traitée
✅ Approuvée	Validée par l'administration
❌ Rejetée	Refusée (motif indiqué par l'administration)

10.3 Gérer les demandes (Administration)

Depuis l'interface web :

1. Allez dans Activités → Congés et absences.
2. Consultez toutes les demandes en attente.
3. Pour chaque demande :
   • Cliquez sur Approuver pour valider.
   • Cliquez sur Rejeter pour refuser (un commentaire peut être ajouté).

Depuis l'application mobile : Menu → Activités → Congés. Filtrez par statut et traitez les demandes directement.

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11. Programme scolaire et chapitres

Ce module permet aux enseignants de consigner l'avancement du programme scolaire chapitre par chapitre.

11.1 Consulter et mettre à jour le programme (Enseignant)

Via l'application mobile :

1. Menu → Programme (ou accès depuis la fiche de la classe).
2. Sélectionnez la classe et la matière.
3. La liste des chapitres du programme s'affiche.
4. Cliquez sur un chapitre pour le marquer comme enseigné.
5. Les sous-chapitres peuvent être décochés individuellement.

11.2 Suivre l'avancement (Administration)

Depuis la fiche d'une classe → onglet Programme : un indicateur de progression affiche le pourcentage du programme couvert par matière.

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12. Bulletins scolaires

12.1 Bulletin individuel

1. Allez dans Acteurs → Élèves et ouvrez la fiche de l'élève.
2. Allez dans l'onglet Bulletin.
3. Sélectionnez la période souhaitée.
4. Cliquez sur Imprimer pour générer le PDF.

12.2 Lot de bulletins par classe

Pour générer les bulletins de toute une classe en un seul PDF :

1. Ouvrez la classe → onglet Lots de bulletins.
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Sélectionnez la période.
4. Cliquez sur Générer.

Le document PDF est créé et peut être téléchargé ou imprimé.

Si un lot de bulletins existe déjà pour cette classe et cette période, il sera mis à jour et non dupliqué.

12.3 Bulletins en masse (Routines)

Pour générer les bulletins de toutes les classes en une seule opération, utilisez les Routines (section 18). C'est l'approche recommandée en fin de trimestre.

12.4 Modèles de bulletins

Le format des bulletins est déterminé par le modèle actif dans Configurations → Modèles de bulletin. Changez de modèle à tout moment — les prochaines générations utiliseront le nouveau format.

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13. Gestion financière

13.1 Frais d'inscription

Les frais d'inscription sont automatiquement générés lors de chaque nouvelle inscription. Pour les gérer :

1. Allez dans Finances → Frais de scolarité → Frais d'inscription.
2. La liste affiche tous les élèves avec l'état de leur paiement.

Enregistrer un paiement :

1. Cliquez sur l'opération de l'élève.
2. Saisissez le montant encaissé.
3. Sélectionnez le mode de règlement : Espèces, Chèque, Virement, Mobile Money.
4. Validez.

Imprimer un reçu : Depuis le menu d'options d'un paiement, cliquez sur Imprimer pour générer le reçu PDF.

Appliquer une remise : Depuis le menu d'options d'une opération, cliquez sur Remise, saisissez le montant ou le pourcentage de remise et validez.

13.2 Frais d'écolage (scolarité)

1. Allez dans Finances → Frais de scolarité → Frais d'étude.

Les frais sont organisés par tranches (mensualités, trimestres, etc.) :

État	Signification
🟢 Payé	Le montant a été intégralement reçu
🟡 Partiel	Un acompte a été versé, un solde reste dû
🔴 En attente	Aucun paiement enregistré

Pour chaque élève, vous pouvez :

• Enregistrer un paiement de la tranche
• Appliquer une remise
• Générer le reçu de paiement

13.3 Paiements Mobile Money

Les paiements initiés par les parents via le lien de paiement en ligne sont visibles dans Finances → Paiements en attente.

Ces transactions sont en attente de confirmation. Vous pouvez :

• Vérifier manuellement le statut de la transaction depuis l'interface.
• Attendre la vérification automatique (toutes les quelques minutes en arrière-plan).

13.4 Salaires du personnel

1. Allez dans Finances → Salaires.
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Sélectionnez l'employé (enseignant ou staff).
4. Renseignez le montant et le mois de référence.
5. Enregistrez.

L'opération est automatiquement comptabilisée dans les rapports financiers.

13.5 Autres recettes

Pour les revenus non liés aux frais scolaires (location de salle, subventions, dons…) :

1. Allez dans Finances → Autres opérations → Autres recettes.
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Renseignez le libellé, le montant et la date.
4. Enregistrez.

13.6 Autres dépenses

1. Allez dans Finances → Autres opérations → Autres dépenses.
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Sélectionnez la ligne de dépense appropriée (préalablement configurée dans Configurations → Lignes de dépenses).
4. Renseignez le montant et la date.
5. Enregistrez.

Un bon étiquetage des dépenses est essentiel pour obtenir des rapports financiers précis. Créez vos lignes de dépenses avec des noms explicites avant de saisir les premières dépenses.

13.7 Vente d'articles scolaires

Novacole intègre un module de gestion de la boutique scolaire (uniformes, fournitures, manuels…).

Créer le catalogue :

1. Allez dans Finances → Vente d'articles → Catalogue d'articles.
2. Créez chaque article avec son nom, son prix unitaire et son stock disponible.

Enregistrer une vente :

1. Allez dans Finances → Vente d'articles → Vente d'article scolaire.
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Sélectionnez le client (tuteur ou élève) et les articles achetés avec leurs quantités.
4. Enregistrez. La vente est intégrée dans la comptabilité.

13.8 Gestion budgétaire

1. Allez dans Finances → Budgets.
2. Cliquez sur Nouveau pour créer un budget annuel ou trimestriel.
3. Ajoutez les lignes budgétaires avec les montants alloués par catégorie.
4. Suivez en temps réel l'écart entre le budget prévu et les dépenses réelles.

13.9 Demandes de paiement

Une demande de paiement est une réquisition interne avant qu'une dépense soit effectuée.

Soumettre une demande :

1. Allez dans Finances → Demandes de paiement → Nouveau.
2. Décrivez la dépense et le montant demandé.
3. Soumettez pour approbation.

Approuver ou rejeter :

1. L'administrateur ou le comptable habilité consulte les demandes en attente.
2. Clique sur Accepter ou Rejeter en ajoutant un commentaire si nécessaire.

13.10 Tableau de bord financier

Le tableau de bord financier (accessible depuis la page d'accueil ou Finances → Tableau de bord) affiche en temps réel :

• Recettes encaissées sur la période
• Dépenses effectuées sur la période
• Solde net (recettes − dépenses)
• Taux de recouvrement des frais de scolarité
• Élèves avec impayés : liste cliquable pour aller directement au dossier
• Graphique des flux financiers : évolution hebdomadaire et mensuelle

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14. Communication et informations

14.1 Créer une annonce

Les annonces sont publiées à l'ensemble de l'école ou à un public ciblé.

Depuis l'interface web :

1. Allez dans Informations → Annonces.
2. Cliquez sur Nouvelle.
3. Rédigez le titre et le contenu.
4. Sélectionnez la cible si applicable (tous, parents uniquement, enseignants uniquement).
5. Publiez.

Depuis l'application mobile : Menu → Annonces → Nouveau.

Les annonces apparaissent instantanément dans l'onglet Annonces de l'application mobile de tous les utilisateurs ciblés.

14.2 Créer un événement

Les événements servent à planifier et communiquer les temps forts de l'année scolaire.

1. Allez dans Informations → Événements.
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Saisissez :
   • Titre de l'événement
   • Date et heure
   • Description (lieu, programme, informations utiles…)
4. Enregistrez.

Les utilisateurs ayant l'application mobile reçoivent une notification push le jour de l'événement.

14.3 Relancer les parents pour les paiements

1. Allez dans Informations → Relances des parents.
2. La liste affiche automatiquement les tuteurs ayant des frais en retard de paiement.
3. Cochez les parents à relancer (ou sélectionnez tout).
4. Cliquez sur Envoyer la relance.

Un SMS ou une notification push est envoyé à chaque parent sélectionné avec le montant dû.

Prérequis SMS : L'envoi de SMS nécessite un solde de crédits suffisant dans votre portefeuille Novacole. Consultez votre solde dans Profil → Mon portefeuille SMS.

14.4 Centre de notifications

Toutes les notifications reçues (académiques, financières, administratives) sont accessibles dans le centre de notifications (icône cloche en haut de l'interface).

• Cliquez sur une notification pour accéder directement à l'élément concerné.
• Marquez les notifications comme lues individuellement ou en groupe.

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15. Rapports et exports

15.1 Bulletins scolaires

Voir la section 12 pour les bulletins. Les exports sont disponibles en PDF.

15.2 Rapports financiers

Allez dans Rapports & États → Finances pour générer :

Rapport	Description
Récapitulatif des frais	Total des frais collectés sur la période
État de recouvrement	Liste des élèves avec solde impayé
Rapport de dépenses	Détail des dépenses par catégorie
Bilan financier	Synthèse recettes / dépenses / solde
Évolution financière	Graphiques comparatifs par période

Chaque rapport est exportable en PDF, Excel ou CSV.

15.3 Listes académiques

Depuis Rapports & États :

Rapport	Description
Liste des élèves	Listing par classe avec informations personnelles
Feuille de présence	Liste officielle pour signature
Tableau de notes	Grille complète des notes par matière
Classements	Tri des élèves par moyenne sur une période
Fiches de renseignement	Fiche individuelle par élève
Cartes scolaires	Cartes d'identité scolaires imprimables

15.4 Rapports d'examens

1. Allez dans Activités → Examens → ouvrez l'examen clos.
2. Menu d'options → Rapport.
3. Choisissez le type de rapport :
   • Classement général
   • Liste des admis / refusés
   • Procès-verbal officiel

15.5 Rapports d'évaluations

Depuis Rapports & États → Activités :

• État d'évaluation : taux de saisie et résultats par classe
• Classement de l'évaluation : tri des élèves par moyenne

15.6 Formats d'export disponibles

Format	Usage
PDF	Impression, archivage officiel
Excel (.xlsx)	Traitement, modification dans un tableur
CSV	Import dans d'autres logiciels
ODT	Format open-source, compatible LibreOffice

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16. Bibliothèque documentaire

La bibliothèque permet à l'administration de partager des fichiers PDF avec tous les utilisateurs de l'école.

16.1 Ajouter un document (Administration — Web)

1. Allez dans Documents depuis le menu principal.
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Renseignez le titre et la catégorie (optionnel).
4. Sélectionnez le fichier PDF à uploader.
5. Enregistrez.

Le document est immédiatement accessible à tous les utilisateurs de l'école.

16.2 Consulter les documents (Application mobile)

1. Depuis le menu, appuyez sur Bibliothèque.
2. Parcourez la liste des documents disponibles.
3. Appuyez sur un document pour l'ouvrir dans la visionneuse intégrée.

Les documents peuvent être téléchargés pour consultation hors connexion.

Cas d'usage typiques :

• Règlement intérieur de l'école
• Emplois du temps au format PDF
• Supports de cours et résumés pour les élèves
• Circulaires officielles pour les parents

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17. Quiz et QCM

Le module Quiz propose des questions à choix multiples (QCM) interactives pour les révisions et l'auto-évaluation des élèves.

17.1 Participer à un quiz (Élèves — Application mobile)

1. Depuis le menu, appuyez sur Quiz.
2. Sélectionnez une catégorie de questions (ex : Mathématiques – 4ème).
3. Répondez à chaque question à choix multiple.
4. Consultez votre score et le corrigé à la fin de la session.

Les quiz sont disponibles hors ligne une fois chargés. Idéal pour réviser sans connexion.

17.2 Système d'accomplissements

Les élèves accumulent des points et des badges au fil des quiz réussis. Ce système de gamification encourage la participation régulière et l'engagement dans les révisions.

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18. Routines automatisées

Les Routines permettent d'exécuter des séquences d'opérations complexes en un seul clic depuis l'application mobile. Elles sont indispensables en fin de période ou en début d'année.

Les Routines sont accessibles depuis l'application mobile, profil Administrateur ou Staff : Menu → Routines.

18.1 Routine — Édition des bulletins en masse

Objectif : Clôturer une période et générer automatiquement tous les bulletins en une opération.

Cette routine enchaîne 3 actions dans l'ordre :

1. Clôturer toutes les évaluations de la période sélectionnée
2. Clôturer la période scolaire
3. Générer les lots de bulletins pour chaque classe sélectionnée

Comment lancer :

1. Menu → Routines → Édition des bulletins en masse.
2. Configurez :
   • Degré : Collège ou Lycée
   • Période : la période à clôturer
   • Classes : sélectionnez une ou plusieurs classes (multi-sélection)
3. Appuyez sur Lancer la routine.

Suivi en temps réel :

Icône	Statut
⭕	En attente d'exécution
🔄	En cours
✅	Succès
❌	Erreur (message d'erreur affiché)

Action irréversible. La clôture de la période et des évaluations est définitive. Assurez-vous que toutes les notes ont été saisies avant de lancer. Si des bulletins existent déjà pour la période, ils seront mis à jour, non dupliqués.

18.2 Routine — Création des évaluations en masse

Objectif : Créer en un clic toutes les évaluations d'une période pour un ensemble de classes.

1. Menu → Routines → Création des évaluations en masse.
2. Sélectionnez le degré, la période cible et les classes.
3. Lancez.

Les évaluations sont créées en statut En attente de démarrage. Il faudra ensuite les démarrer pour ouvrir la saisie aux enseignants.

18.3 Routine — Création des périodes en masse

Objectif : Créer en une opération toutes les périodes d'une année scolaire.

1. Menu → Routines → Création des périodes.
2. Configurez : type de période (Trimestre, Semestre, Bimestre), degré, nombre de périodes.
3. Lancez.

Les périodes sont créées avec leurs numéros et leurs liens de succession logiques.

18.4 Bonnes pratiques avant de lancer une routine

1. Vérifiez que toutes les notes sont saisies par les enseignants (consultez le suivi de saisie).
2. Confirmez que vous avez sélectionné la bonne période et les bonnes classes.
3. Testez sur une classe unique avant de lancer sur tout l'établissement.

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19. Application mobile — Guide par profil

L'application mobile Novacole est conçue pour une utilisation nomade. Elle offre des fonctionnalités adaptées à chaque type d'utilisateur.

19.1 Profil Administrateur

L'administrateur dispose de l'accès le plus complet sur l'application mobile.

Tableau de bord :

• Indicateurs financiers et académiques en temps réel
• Répartition des élèves par niveau et par genre
• Alertes et notifications prioritaires

Accès aux modules :

Module	Actions disponibles
Inscriptions	Inscrire, ré-inscrire, transférer des élèves
Classes	Répartition, matières, emploi du temps, bulletins
Évaluations	Créer, démarrer, clôturer, consulter
Examens	Gestion complète
Présences	Consulter l'historique
Congés	Approuver ou rejeter les demandes
Finances	Frais, paiements, dépenses, salaires
Utilisateurs	Gérer les comptes et les rôles
Annonces	Publier, modifier, supprimer
Événements	Planifier et gérer
Routines	Lancer les opérations en masse
Rapports	Générer et télécharger
Configurations	Paramétrer l'établissement

19.2 Profil Enseignant

Accès aux modules :

Module	Actions disponibles
Notes	Saisir les notes des évaluations démarrées
Suivi des notes	Voir le taux de saisie de ses matières
Présences	Enregistrer la présence des élèves
Programme	Marquer les chapitres enseignés
Classes	Consulter ses classes assignées, l'emploi du temps, les élèves
Examens	Saisir les notes d'examen
Congés	Soumettre et suivre ses demandes
Annonces	Consulter les annonces de l'école
Bibliothèque	Accéder aux documents partagés
Rapports	Télécharger la fiche de notes de ses classes

19.3 Profil Parent/Tuteur

Le parent accède à l'espace de suivi de son/ses enfant(s).

Accès aux modules :

Module	Actions disponibles
Tableau de bord	Résumé des notes, absences et frais des enfants
Notes	Consulter les notes par matière et par évaluation
Bulletins	Télécharger les bulletins en PDF
Absences	Voir l'historique des absences
Frais scolaires	Voir les frais dus et l'état des paiements
Paiement en ligne	Payer les frais via Mobile Money
Demandes de permission	Soumettre une demande pour son enfant
Annonces	Lire les annonces de l'école
Événements	Voir le calendrier des événements
Bibliothèque	Consulter les documents partagés

Processus de paiement en ligne (Mobile Money) :

1. Appuyez sur Frais scolaires ou sur la notification d'impayé.
2. Sélectionnez la tranche à payer.
3. Appuyez sur Payer en ligne.
4. Renseignez votre numéro de téléphone Mobile Money.
5. Confirmez l'opération sur votre téléphone (via code ou application opérateur).
6. Le paiement est vérifié et validé automatiquement dans Novacole.

Soumettre une demande de permission pour un enfant :

1. Appuyez sur Permissions ou Départ.
2. Sélectionnez l'enfant concerné.
3. Appuyez sur Nouvelle demande.
4. Renseignez le type, les dates et le motif.
5. Soumettez.

19.4 Profil Élève

Accès aux modules :

Module	Actions disponibles
Tableau de bord	Vue personnelle de ses résultats récents
Notes	Consulter ses notes par matière
Bulletins	Télécharger ses bulletins
Emploi du temps	Voir son planning de cours
Quiz	Participer aux QCM et réviser
Bibliothèque	Accéder aux supports partagés
Annonces	Lire les annonces de l'école
Événements	Consulter le calendrier

19.5 Fonctionnalités communes (tous les profils)

Notifications push : Novacole envoie des notifications en temps réel pour les événements importants :

• Nouvelle note publiée
• Absence enregistrée (parents)
• Annonce publiée
• Événement du jour
• Demande de permission approuvée/rejetée

Paramétrer ses préférences de notification : Menu → Paramètres → Notifications → activez ou désactivez les types de notifications souhaités.

Fonctionnement hors ligne : L'application mobile permet une utilisation en mode hors connexion pour les fonctionnalités clés :

• Consultation des notes et bulletins déjà téléchargés
• Saisie des notes (synchronisation lors de la reconnexion)
• Enregistrement des présences (synchronisation lors de la reconnexion)
• Consultation de l'emploi du temps
• Lecture des quiz déjà chargés

Changer d'école (multi-écoles) : Menu → Changer d'école → sélectionnez l'établissement souhaité.

Gérer son profil : Menu → Mon profil → modifiez vos informations personnelles, votre photo, votre mot de passe ou vos coordonnées.

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20. Programme promoteur (Parrainage)

Le programme promoteur permet aux utilisateurs de parrainer de nouveaux établissements sur Novacole et de percevoir des commissions sur leurs abonnements.

20.1 Accéder au tableau de bord promoteur

Application mobile : Menu → Programme Promoteur

20.2 Parrainer un établissement

Partagez votre lien de parrainage unique (disponible dans votre tableau de bord promoteur) avec les responsables d'établissements. Lorsqu'un établissement s'inscrit via votre lien et souscrit à un abonnement payant, une commission est calculée automatiquement.

20.3 Consulter ses commissions

Dans le tableau de bord promoteur :

• Écoles parrainées : liste de tous les établissements liés à votre parrainage
• Commissions : montant total accumulé
• Historique des transactions : détail de chaque commission générée

20.4 Demander un retrait

1. Menu → Programme Promoteur → Retrait.
2. Saisissez le montant à retirer.
3. Renseignez vos coordonnées Mobile Money.
4. Soumettez la demande.

Le virement est effectué dans les délais indiqués sur la plateforme. Vous pouvez suivre l'état de votre demande dans Historique des retraits.

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21. Questions fréquentes

Un élève n'apparaît pas dans la grille de notes. Que faire ?

L'élève doit être à la fois inscrit et réparti dans la classe. Vérifiez dans Activités → Classes → Répartition que l'élève est bien affecté à la classe.

Les enseignants ne peuvent pas saisir de notes. Pourquoi ?

L'évaluation doit d'abord être démarrée par l'administration. Allez dans Activités → Évaluations, repérez l'évaluation et cliquez sur Démarrer dans le menu d'options.

Comment ajouter un nouveau parent à un élève ?

Ouvrez la fiche de l'élève → onglet Tuteurs → Ajouter un tuteur. Recherchez le tuteur existant ou créez-en un nouveau.

Un parent ne reçoit pas les notifications. Que vérifier ?

1. Vérifiez que le parent a bien l'application mobile installée et qu'il est connecté à votre école.
2. Demandez-lui de vérifier ses paramètres de notification dans l'application.
3. Vérifiez dans Autorisation → Utilisateurs que son compte est bien lié à l'école en tant que Parent.

Comment modifier le montant des frais de scolarité ?

Allez dans Configurations → Inscription et études et mettez à jour les montants. Attention : les frais déjà générés sur les inscriptions existantes ne sont pas modifiés automatiquement. Seules les nouvelles inscriptions utiliseront les nouveaux montants.

Peut-on annuler une clôture d'évaluation ?

Non. La clôture d'une évaluation est définitive. Si des corrections sont nécessaires, contactez votre administrateur Novacole via le support.

Comment imprimer les cartes scolaires des élèves ?

Allez dans Rapports & États → Listes académiques → Cartes scolaires, sélectionnez la classe et générez le PDF.

Le solde SMS est insuffisant pour les relances. Comment le recharger ?

Menu → Mon Portefeuille SMS (accessible depuis votre profil). Effectuez un rechargement via Mobile Money. Le crédit est disponible immédiatement après confirmation du paiement.

Comment changer le modèle de bulletin ?

Allez dans Configurations → Modèles de bulletin, prévisualisez les modèles disponibles et cliquez sur Activer sur celui de votre choix. Les prochains bulletins générés utiliseront ce modèle.

Un paiement Mobile Money est en attente depuis longtemps. Que faire ?

Allez dans Finances → Paiements en attente et cliquez sur Vérifier sur la transaction concernée. Si le problème persiste après 30 minutes, contactez le support Novacole avec la référence de la transaction.

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Documentation Novacole — Dernière mise à jour : 2026. Pour toute question non couverte par ce guide, contactez le support via l'application ou à support@novacole.com.